图书馆开展新书绿色通道的实践思考

杨 累（东莞图书馆 广东 东莞 523071）

图书采编业务工作即采访工作和编目工作。它包括图书馆工作体系中的文献收集和整理加工两个部分，也是整个图书馆各项工作和服务的基础。从图书馆整体工作要求看，完成文献采编工作的流程运作依靠文献采访、标引、编目、典藏等系列活动，其核心任务是将离散的、杂乱无序的海量信息转换为有序的、高质量的、能更有效地满足读者需求的馆藏知识[1]。图书采编工作效率的提高在很大程度上可以提高图书馆的文献利用率。虽然随着网络化、数字化的不断发展，数字资源正日益成为图书馆的重要资源，但纸本图书仍是采编工作的重要对象。图书采编周期一般为几个月，一些新书从出版到上架借阅往往就已“过时”，这种情况经常会造成读者的不满。因此，深入研究如何从提高图书采编工作效率来提升图书馆的图书借阅服务水平，是一个非常有必要也非常有意义的研究课题。

1 图书采编工作效率的提升手段

图书采编工作流程一般如下：采访人员订单预订、书商发货、验收人员验收、编目人员分编、加工人员加工、典藏人员典藏，然后工作人员将图书移交给各阅览室，最后图书进入流通环节供读者借阅。整个工作流程由于组成工序多、涉及人员多等因素，中间经常会发生衔接不当、延误与积压、出错与返工等问题，从而影响整个图书采编工作的效率。笔者经过调查发现，主要有以下几个方面的做法可以提升图书采编工作效率。

1.1 现场采购

传统的做订单、发订单的方法，由于订单要经过图书馆、书商、出版社等环节来回传送，容易造成图书到货慢和到货率低等问题，并且这其中订单的整理、核对工作也耽误不少时间，所以在图书采访这一个环节就已很大程度地影响了图书采编工作的效率。因此，很多图书馆为了改进这个环节，采取了现场采购的方式来提高图书采访效率。现场采购一般有两种方式，一种是到书商的仓库进行现场采访，另一种是到书展现场进行现场采访。这两种方式较之订单采购来说，在工作效率上有很强的优势。但是现场采购这种“有什么就采什么”的采购方式也有一定的缺点：图书采访不够全面、系统 ；一些非热门但是较有价值的图书可能在现场采购不到 ；对于连续出版物的采购难以兼顾，容易造成图书馆连续出版物馆藏缺乏完整性，等等。因此，现今大部分图书馆的采访还是两种方式兼而用之，互补不足。

1.2 业务外包

业务外包是借鉴现代企业管理中比较常见的做法，即将一些简单、重复的工作外包给专业的公司去做。图书采编可以外包的业务主要有两大块，一块是图书的编目，另一块是图书的加工（如盖馆藏章、加磁条、贴条码、贴书标）[2]。随着图书馆业务外包的逐渐增多，市场上专门承接这类业务的公司也逐渐增多，这给图书馆业务外包提供了更多的选择。现在很多图书馆为了进一步提高业务外包的工作效率和方便管理，也直接选择让书商负责完成图书的加工工序（一般包括盖馆藏章、加磁条、贴条码、贴书标），并让书商配送标准的MARC（Machine Readable Catalogue，机器可读目录）格式数据，简化著录过程，这样一来实际也达到了业务外包的效果。业务外包的优点是缩短了图书编目加工环节的时间、提高了工作效率，但缺点是增加了检查错误、监督质量的工作环节。而且如果是直接让书商进行图书加工，由于图书送货到馆时已经完成加工，一旦存在不符合馆藏要求的图书，就带来了图书退货方面的问题。

1.3 新书直接上架

新书直接上架是一种创新方法，指图书馆与书商合作，将一些新书直接放到阅览室进行上架阅览或外借。例如，佛山市禅城区图书馆就开展了这样的尝试，提出了读者自主选购新书阅览室服务，即由采访人员不定期地到合作书商处选择近期出版的新书，经过查重和加装磁条后，在图书馆开设新书展示阅览室，供读者阅览、外借。新书展示一定时间后，不曾被读者借阅的图书，经有关人员确认无收藏价值后，则退回书商，更换新的图书。如果读者确定借阅新书，工作人员通过快捷流通（包括贴条码、盖馆藏章、简单数据录入），即时办理外借手续，新书只做临时入藏的简单处理，图书采编前即开始流通。新书经首次借阅归还后，再移交图书采编部门做正式入藏加工处理[3]。新书直接上架的另一种做法就是只提供上架阅览，不提供外借，这样也可以让热门新书在最短时间内与读者见面。这种方式的优点是十分明显的，其可以绕开图书采编繁琐的工序，让图书馆新书几乎和书店新书同步上架，从而大大增加了图书馆新书的利用率。但是其缺点在于这些新书最终还是需要经过图书采编加工处理，相当于是通过增加了新的工作而方便了读者，总体上还是没有提升采编工作的效率。

2 开展新书绿色通道的具体实践及服务效果

综合分析上述各种提高图书采编工作效率的手段，各有利弊，难以从根本上解决问题。在传统的图书采编固定流程很难完全打破重建的前提下，着眼于整个图书采编流程的系统改进或许才是最行之有效的办法。所以，图书馆应结合现有的资源条件，因地制宜地思考一种既不增加人手、又能改进流程的办法来提高图书采编工作效率。通过在东莞图书馆（以下简称我馆）的实践，笔者发现开展新书绿色通道可能是适合大多数图书馆的有效做法。

2.1 具体做法

新书绿色通道是指定期安排专人通过书商采购一定数量的新书和畅销书，让这些图书及时到馆，采编工作人员及时加工，并在当月月末移交至外借部门，为读者提供借阅，使新出版的图书及时与读者见面，满足读者借阅最新图书的需求。

2.1.1 每月一期，定时采购和移交。

“绿色通道”图书每月一期，图书馆通过书店现场采购、书目订购等方式，月初采购，月中便可移交外借部门进行上架。图书馆采购的图书以当月和上月的新书、畅销书为主，以保证较高的借阅率。根据我馆文献资源建设原则，这部分图书每种采购5个复本，其中4个复本典藏至图书借阅室以提供借阅，另外1个复本典藏至新书阅览室以提供阅览，这样的做法既提高了图书借阅室的借阅率，又增加了新书阅览室的人气。我馆之所以选择在新书阅览室典藏1个复本，主要是考虑到让那些没来得及借到新书的读者可以在新书阅览室阅读到这本图书。

2.1.2 热门主题，迎合大众阅读需求。

“绿色通道”图书的主题侧重于最新小说、经济管理、心理励志、营养保健等热门类别，迎合大众读者的阅读需求；并且每期我馆将会根据读者喜好和图书借阅情况对各种图书所占比重进行适当调整，以求尽可能满足广大读者的阅读需求。

2.1.3 数量控制，缩短周期。

我馆将“绿色通道”图书的数量控制在200种、1 000册左右，以便灵活安排，保证快速的采购、编目、加工等工序，从而缩短图书从采购到上架的时间周期。这样一来，我馆就能在不耽误部门各项常规业务工作的前提下，通过合理安排，完成新书绿色通道的各项工作。

2.1.4 专架陈列，提高利用率。

通过积极协调，借阅部在普通图书借阅室入口处设置了新书绿色通道专架，专门放置每月移交的新书，并且定期更换，当下一批的新书移交时，便把上一批未借出的图书上架。此外，图书外借的相关统计数据也需要定期反馈，以便图书馆及时根据借阅情况对下次采购的图书类别进行调整。

2.2 服务效果

2010年1—10月，我馆新书绿色通道共计采购新书、畅销书1 902种，8 164册，其中典藏至普通图书借阅室（提供外借）的图书有6 845册，这部分图书首次上架的外借量达到6 350册①——即在专架上的1个月周期内就借出6 350册，首次上架的外借率为92.77%（见表1）。

2.3 效果分析

2.3.1 从总体实施结果上看，利用率十分高。

在拥有一定数量基数的情况下，92.77%的“绿色通道”图书总外借率是比较可信的，并且这还是图书首次上架的外借率，如果算上这部分图书全年的外借量，估计会高很多。笔者随机抽查了2010年1月我馆通过新书绿色通道采购的几种图书，如《倪匡说三道四——处世之道》、《世界上最能赚钱的九个人》等，10个月下来的外借次数有的已经达到30余次，平均达到了10次以上。

2.3.2 从采购方面看，以文史哲、经济管理、生活保健等为重点，有着清晰的主题，对重点类别加大采购量。

文学类（I）、经济类（F）、哲学类（B）、历史地理类（K）、医药卫生类（R）、社科总论类（C）、文科教体类（G）分别排名一至七位，这些类别是我馆采购中的重点，每一类图书的采购数量都在350册以上，这几类图书采购总量占了新书绿色通道总采购量的近90%。其中，文学类、经济类、哲学类又是重点中的重点、热门图书中的热门，可谓“三大巨头”，仅这3个类别的图书就占了总采购量的近60%。而交通运输类（U）、航空航天类（V）、天文地球类（P）、生物科学类（Q）、农业科学类（S）、自科总论类（N）6类图书的采购量垫底，采购量加起来才33册，在总采购量中所占比率还不到1%。

2.3.3 从外借情况来看，外借率在时间上呈现周期性变化，并与图书类别呈现明显的相关性。

首先是外借率在时间上的周期性变化。就2010年各月来看，公众假期会给“绿色通道”图书的借阅量带来很明显的提升，因此总体上借阅量是在有公众假期的月份和没有公众假期的月份之间进行波动。从各月份数据来看，在经过第1个月的推广运行之后，接着的3个月的借阅率都在稳步上升，并在4月达到了第1个高峰。5月的外借率虽然有所回落，但无论是图书外借种数或是册数都比1月高出近40%。而且该月共借出图书879册，在1—10月中排名第一；借出图书240种，在1—10月中排名第二。接下来的7、8月迎来第2个高峰，无论是外借量或是外借率，这两个月的数据都能分别占据前3位中的两位。经过暑假之后的短期下滑后（9月），10月的国庆节为“绿色通道”图书的外借率带来了第3个高峰（见图1）。

表1 新书绿色通道分类统计表（2010年1—10月）

图1 2010年“绿色通道”图书各月外借率

其次是图书类别与外借率呈现明显的相关性。首先要说明的一点就是图书采购量的基数越大，数据就越可信。因此需要排除掉采购量较少的几个类别，如自然总论类和天文地球类。虽然这些类别图书的外借率达到了100%，但是因为其采购量太少所以不能使用。在采购册数100本以上的类别图书中，7类重点类别图书的外借率中除了社科总论（外借率87.55%）和历史地理（外借率88.67%）外，其余5类图书的外借率都达到90%以上，也都在平均外借率92.77%之上，位居外借率排行榜的前10位之中。除此7类重点类别之外，语言类和工业技术类图书都有相当不错的外借率，工业技术类图书更是在册数外借率上面排名第一。另外一点需要说明的是，在采购数量并不是最低的种类中，政治法律类图书的外借率是最低的，为73.44%，或许这个类别的图书并不适合于新书绿色通道。艺术类图书的外借率为59.26%，也是应该进行相应的调整。从上述分析中可以看出，今后新书绿色通道的重点依然是七大种类，语言类和工业技术类中有部分图书也可适当增加进来，而那些不是很热门的图书类别则可以从常规采购中进行补充。这样既能保证“绿色通道”图书的高利用率，又不会影响到图书馆馆藏的完整性。

3 开展新书绿色通道的分析与思考

3.1 优化图书采编工作流程

业务流程是指组织为完成某一目标（或任务）进行的一系列相关活动的有序集合[4]。图书采编工作流程虽然工序繁多，但归纳起来可以分为3个组成部分：图书采访环节，图书分编加工环节，图书典藏移交环节。也就是说，图书采编工作流程由图书采访子流程、分编加工子流程、图书典藏移交子流程构成。因此从流程优化的角度来说，图书馆需要系统地提高图书采编工作效率，仅着眼于一个子流程往往是不行的。由此也可以发现，为什么上述的图书现场采购、业务外包、新书直接上架等手段都存在或多或少的不足之处，其实就是没有从整个流程的系统优化的角度来解决问题。新书绿色通道既采用现场采购、业务外包这些手段，又避免了只采用一种手段的不足，不是从图书采编业务的一个环节而是从整个图书采编工作流程来解决问题。简而言之，新书绿色通道就是图书馆开辟的一条让图书从出版社到图书馆借阅室的快速通道。

其实，图书采编工作流程与一些生产类企业的生产流程比较类似，对于流程的优化，现代企业界早就运用流程再造或流程重组的理论来系统地解决问题，图书馆的图书采编工作流程优化其实也应该借鉴这样的思想。图书馆开展新书绿色通道，实际上就是对于原有的传统图书采编工作流程进行了重新组织和设计，由原来的“单通道”变成现在的“双通道”，即新书绿色通道加上普通图书正常采编通道。新书采用重点、快速、优先的绿色通道进行采编，普通图书走正常的采编通道，互不影响、各得其所。这种做法实际上与火车站购票的老幼窗口、飞机的头等舱、银行的VIP柜台等成功做法都是类似的。虽然目的和宗旨不同，但成功经验大抵相仿。现代图书馆行业发展到今天，与城市和社会的其他各行各业的关系与融合也日益紧密，对于其他行业的先进经验和成功做法，图书馆也应该努力学习、借鉴，这样才能够更好地在整个社会中具备竞争力。

3.2 缩短图书采编周期

图书采编工作在图书馆工作人员的眼中，它是围绕图书与文献而形成的、由一系列业务操作组成的基础工作流程，而在读者眼中它就是图书从出版到上架借阅之间图书馆应做的事情。由此可见，读者经常抱怨图书馆新书上架慢，其实是说明了读者并不关心图书馆的采编工作量多么大、工序多么复杂，只是关心想看的新书能否最快上架。对于读者来说，那些理论性很强的、时效性不强的著作晚一点上架或许并不紧要，但是最流行、最热门的新书、畅销书如果比书店晚一天上架，读者可能就开始抱怨了。这就说明，其实并不是所有的图书都必须在第一时间上架，图书的内容不同，可能对于其时效性的要求也不尽相同。根据管理学的“二八定律”，图书馆20%的藏书往往有80%的利用率。新书绿色通道的做法其实就是很好地利用了“二八定律”的原理，其并不是全面、整体地缩短了所有图书的采编周期，而是把最具时效性、最热门、最流行的新书优先、及时上架，有效缩短了那20%的关键图书的采编周期，这样既不需要增加工作人手，又提高了新书利用率，从而提高了读者对于图书借阅服务的满意度。

3.3 提高图书采编质量和成本效益

图书馆开展新书绿色通道，对于提高图书采编质量也有积极的作用。一项业务工作效率的提升，不仅包含了时间方面的提升，还应包括成本、质量等方面的提升。图书采编工作效率的核心就是文献购置经费效益的最大化，即让有限的购置经费最大限度地满足读者需求。所以提高图书采编工作效率不仅要求缩短采编周期，而且还要求提高采编成本效益和采编质量。新书绿色通道在提高图书成本效益方面的作用是肯定的，因为在没有增加人手和新工作的情况下，使其中一部分图书能够在很短的时间内（5～10天）即可上架借阅，这样提升了图书利用率，自然就提高了成本效益。在提高图书采编质量方面，新书绿色通道这一新的工作流程可以应用于一些专题图书、系列图书及推荐图书的采编工作中，图书馆通过“专门采购、专门加工、专门典藏”这样一条专属采编通道，能够更好地形成馆藏特色，有效地减少采购遗漏和重复采购。对于如漫画、绘本等专题图书、读书节推荐的图书、读者荐书等采编工作，图书馆就可以采用新书绿色通道的做法，形成一些新的绿色通道工作流程，这对于图书馆馆藏发展的质量提升是不言而喻的。

综上所述，新书绿色通道对于图书采编工作而言，不仅仅局限于新书的快速上架，其实还有更深层次的启示：原有的流水线式的图书采编作业方式已然不能很好地满足新时期读者对于采编工作效率的期望，需要用新书绿色通道、专题图书绿色通道、推荐图书绿色通道这样一个个新的业务流程去突破传统的、固化了的采编业务流程，当一个又一个绿色通道被建立起来并发展成熟后，图书馆的采编工作流程就会像银行业务窗口一样，多个通道同时操作、并行不悖，保证不同内容和需求的图书能够在合适的时间提供给读者利用，从而节省了读者的时间，提高了读者的满意率，图书馆藏书质量和特色也得以不断增强。

注 释：

①图书首次上架被借出后还回时不再摆放至新书绿色通道专架，而是直接上架至大流通书库进行流通，因此这里的外借量不包括后续被借出的次数。

[1]高景祥.基于流程的知识管理策略研究:以图书采编流程为例[J].图书馆,2012(5):114-116.

[2]洪 筠.提高采编工作效率及拓展采编业务的对策[J].科技情报开发与经济,2011(22):70-71.

[3]田 碧.读者自主选购与新书阅览室[J].图书与情报,2009(3):79-81.

[4]徐宝祥,叶培华.面向业务流程的知识管理研究[J].情报杂志,2007(6):38-40.