论信息化在企业发展中的黄金介入点

张周涛

摘要：计算机的出现，及其的飞速发展，为人类的工作、生活、学习带来的革命性的改变。随之人类不断的学术研究、技术完善，计算机信息技术在各领域、各行业广泛应用，毋庸置疑我们已经进入了信息时代，网络时代，由此对我们的企业同样需要顺应潮流的发展，才能在复杂的市场环境中生存发展，因此企业的信息化建设刻不容缓。但在信息爆炸的时代，我们同样需要理智的去应对一切，任何盲目行动都会带来严重的负面影响，因此信息化在企业的发展中如何找到自己的切入点，如何针对企业自身情况量身定制，是我们在信息化建设中必须考虑的问题。

关键词：企业发展； 信息化； 信息技术； 管理软件；

20世纪40年代第一台计算机问世以后，信息技术给整个世界带来了翻天覆地的变化，短短几十年间就席卷全球。当信息技术在政治、经济、文化、教育、科技、军事等领域得到越来越广泛的应用时，人类社会也逐渐从工业时代进入信息化时代。在企业管理领域，时代的变迁使得曾在工业时代创造辉煌业绩的管理方式如明日黄花，管理方式不断创新的同时，也推动着管理软件的发展，在信息技术广泛普及的今天，管理软件在企业发展中起着越来越关键的作用。

首先，让我们看一个本土企业的案例。1984年，中科院11名研究人员投资20万元成立了联想公司。我们都知道财务管理是现代企业管理的核心，因此企业初期，财务人员进行严格的手工财务核算工作，随着企业的扩张，财务部每年都要增加50%的人手，面对国内外的竞争压力，联想必需把自身从繁重的重复劳动中解放出来，将财务基础工作全面转向互联网。

在这个环境下，2001年，经过流程再造，联想实现了网上报销。网上报销系统利用信息系统将财务的票据流、信息流和资金流分开，将业务和财务人员从繁琐的报销流程中解脱出来。系统投入使用后，财务人员的工作量减少了30%，劳动生产率提高了2%，前台的财务人员减少，使得大家可以多做分析工作，提高了工作积极性，大大提高了企业整体的工作效率。

联想是一个科技公司，以信息技术来提高工作效率本就是科技公司的强项，而对传统行业而言，是不是也能复制这样的成功呢？20世纪的两个零售业巨头凯马特和沃尔玛的故事告诉我们：在传统行业，IT与管理创新的有机结合也能成为企业以弱胜强的利器。

凯马特和沃尔玛是20世纪的两个传统零售巨头，在信息技术革命带来的挑战面前，两个企业采取了不同的措施，从而导致了不同的结局。80年代以前，凯马特是零售巨头，沃尔玛是小零售商；而到了2002年，凯马特申请破产，沃尔玛如日中天，成为世界500强之首。为什么在短短的几年间两家企业会有如此不同的结局呢？当然企业在竞争中决定成败的因素是复杂多样的，因此我们单从信息技术这个侧面来分析一下。当信息技术革命到来时，给企业发展带来了前所未有的机遇，沃尔玛正是看到了信息技术的力量，不断加强了信息化的投资。1969年，沃尔玛在分销中心和各分店间运用软件管理，用实时存货管理系统进行库存控制。1983年，整个连锁店一改传统的销售模式，全部都用上了条形码扫描系统。1985年，安装了公司专用的卫星通讯系统，用于总部和分店间的双向数据传输。1090年，沃尔玛的电子数据交换系统投入运行，该系统又称无纸贸易系统，从集中采购发出采购指令到最终向分店的装运清单，能准确把握产品的具体情况。而对手凯马特虽然也在投入，但不论从投入时间还是投入规模都大大滞后于沃尔玛，沃尔玛利用信息技术和管理的融合，在零售这个传统行业领域，获得了持续增长的基础。

从以上例子可以看出，管理软件运用得当，可以显著提升工作效率，使企业在激烈竞争中处于优势地位，企业变革的核心是管理的变革，而信息技术恰恰给管理的变革带来了前所未有的机遇。然而，在机遇面前，有成功的经验，也有失败的教训，管理软件运用不当，也会给企业带来严重的负面影响。

山东省某企业，为了顺应信息化的潮流，在资金紧张的情况下，把信息化当作救命稻草，筹资购置服务器和网络设备，引进了一套成熟的办公软件，以求实现无纸化办公，提高企业工作效率。购置的网络办公软件很快安装到位，其功能十分强大。但也许是功能太丰富，在工作人员实际使用过程中暴露了两个主要问题：一、不能充分体现企业本身的办公特点；二、软件操作方式上的繁琐。同时，由于当时工作人员信息技能普遍匮乏，面对复杂的操作界面、拗口的技术术语，工作人员普遍表现出了抗拒情绪。“无纸办公”推进严重受阻。在经过了一段时间痛苦的使用之后，高价购置的网络办公软件被无可奈何地“束之高阁”，停止了使用。人们又开始延用传统的办公方式，最多依靠它发发电子邮件，传递信息。经过狂热的信息化建设之后，员工开始质疑信息化的作用，管理层的信息化热情也受到一定挫伤，更使企业原本就紧张的资金问题雪上加霜。如何有效发挥信息化的优势，依托电子技术，为员工提供便利，从而更好地服务于客户。是企业在危机下面临的巨大挑战。

由此可以看出，管理软件推廣不利，会对企业造成严重的影响，甚至是毁灭性的打击。诚然，信息化对企业管理的提升是显著的，但一旦把握不住，其所造成的负面影响更是企业无法承受的。那么如何才能真正发挥信息化的优势呢？我认为：重在分析形势，规划出信息化开展的最佳时间——黄金介入点。

如何找到信息化的黄金介入点呢？首先，行业的必要性分析。行业的特点决定着信息化和管理的融合程度，比如那些大量耗用纸质，在流程上频繁传递单据的行业，可以用信息流代替单据的流动；人员比较多的密集型行业，往往人员的增加带来了管理成本呈几何数的增加，信息化可以大大限制管理成本的增长；业务逻辑性较强行业，复杂的业务逻辑很容易让一个企业严重依赖某类专业相关人员，既增加了人力成本，又限制了业务的扩张，信息技术的使用很好得解决了这个问题。其次，企业的远近业务量分析。业务量的大小决定着信息化所能发挥的作用大小。这里并不是单纯的以业务量的绝对指数去衡量信息化的作用，而是立足现有业务，着眼未来发展，以业务量的未来趋势分析介入时机，才能体会到信息化对业务的促进作用，否则滞后的信息化会不同程度得制约业务的增长。最后，要考虑成本因素。除了显而易见的直接成本外，还要考虑两个成本，一个是推广成本，推广成本容易被忽视，却又不容忽视，因为这个既包含推广花费，又包含废除传统模式所带来的损耗。另一个是维护成本，这同样是一个不容忽视的长期花费，企业在发展，业务在变化，因此信息化的投入是持续性的。

在介入点确定之后，介入的过程中企业需要注意二个问题：第一，推广前一定要有试点。往往在管理软件完成的过程中，会经过反复论证，经历细心测试，但推广后还会发现新的问题，这个问题也许不是管理软件本事的问题，而是预期与现实的必然差距，这个差距是“问题”，更是提升完善的“空间”。第二，推广后要及时跟进。推广前有论证、有测试、有试点，但这都仅仅是针对于现有业务的，企业要发展，业务要变化，因此推广后要及时听取业务人员的使用反馈，不断更新，以适应企业的需要。

信息化曾经是一个未知的机遇，当时的企业有的保守，有的勇于探索，而今天信息化不再是未知的机遇，它在企业发展过程中将起到关键性的作用，这已经是当下企业管理者所达成的共识，而介入点的选择又是关键中的关键。古时，黄金分割点的发现，向人们揭示了造型设计更具美感的规律，而信息化在企业发展中的黄金介入点，有着异曲同工之妙！

参考文献：

[1] 张瑞君[著] ，e时代财务管理

[2] 查理哈莫尔[著] ，沈葳[译] ，沃尔玛王朝