论工程中合同管理的重要性

黄鑫

合同作为业主和承包商在工程建设中的最高行为准则，双方的一切活动均需按合同进行，可以说合同管理是工程项目管理的核心，它贯穿于整个工程项目的始末。通过合同管理，业主有效控制工程项目投资、质量、工期等目标，承包商实现工程价格成本、质量和工期等系列目标。双方只有通过加强合同管理，才能取得效益，更好的完成合同目标。

第一章合同管理作用、整体策划

1.1工程项目合同的作用

1）合同是建设项目管理的核心

2）合同是当事人双方的最高行为准则

3）合同是处理建设项目实施过程中各种争执和纠纷的法律依据

1.2工程項目合同管理整体策划

现代工程项目是一个复杂的系统工程、技术复杂、建设周期长、投资额大、不确定因素多、项目参与方众多、合同种类和数量多，有的大型项目甚至由上千份合同组成，每份合同的成功履行意味着项目的成功，只要有一份合同履行出现问题，就会影响和殃及其他合同甚至整个项目的成功。因此合同整体策划主要应站在项目业主角度或咨询公司角度，在项目实施项目合同方案预先作出科学合体的安排和设计，以确保整个项目在不同阶段、不同合同主体之间众多合同中顺利履行，从而实现项目的总体目标和效益。

第二章 工程项目合同管理过程和各阶段的管理要点

2.1合同准备环节

以分包工程为条件合作投标的，在协商投标合作事宜时，必须首先考虑其施工能力及施工队伍的来源问题，必须具备合法分包资格。中标后的工程分包必须坚持合格分包商评价制度，未经评审认定合格，不得与其进行实质性谈判。物资设备供应方必须由项目部业务部门对其资信情况全面进行考察，拿出初步考察意见，由项目部集体选定，签约准备环节是合同管理的源头。

2.2合同谈判环节

认真严禁的合同谈判是合同管理的关键一环。在这个环节，要着重注意一下几种情况：一是分包合同谈判，无论标的额有多大，都必须报请企业成本管理部门安排人员参与研究合同条款，要结合对方的资信、人员状况、谈判的难易程度等具体情况和工程具体特点，因事、因人、灵活应用恰当的策略措施；二是物资设备采购合同必须按照企业现行的物资设备管理制度，由项目部物资设备管理领导小组成员共同参与，达到规定数额的还必须报请企业物资设备部门派员参与谈判；三是劳务用工合同必须由项目部劳资、财务、计划等人员参与谈判；四是合同谈判地点必须选择在项目部办公地，以最大程度地减少不透明因素，消除可能出现的猫腻，从源头上防范不必要的合同纠纷。

2.3合同文本起草和审查环节

合同双方经过谈判就各项条款达成基本一致意见后，就进入合同文本起草和审查环节。这也是合同签订和实施前的最后一道关口。合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本，再根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人、承包商双方谈判结果来起草。在文本起草工作中，工作人员应就双方商定的部分条款、签订合同的各个环节，包括整个履行过程可能出现的种种情况，都要进行充分的估计，并预先采取对策，确保每一个履约行为都于己有利、占到先机，既要避免因采用一些自制的、笼统的、不规范的文本进行签约，回避义务，避重就轻，向对方转嫁风险，更要防止因为自家考虑不周，使合同文本出现漏洞和随意性，而在履约过程中处处受制于对方的被动不利局面。合同文本初步形成后，应提交项目经理办公会审查，重大合同则必须由项目管理委员会集体审查，有条件的，要尽可能安排学过民商与经济法和劳动法规的专业人员或有法律工作经验的人员参加审查，文本通过审查后，报企业业务主管部门复审或备案。

2.4合同的签署和保管环节

合同文本经企业业务主管部门复审后，方可按企业授权由相关人员签署。签署的合同文本除了及时报企业对口业务部门备案外，均应交由项目部业务对扣部门负责人保管留存，并向项目部财务部提交一份原件作为付款依据。其他任何人包括项目经理在内，不得保管任何已经签署生效的合同文本，以避免有关人员违规操作、业务部门情况不明乃至合同丢失、违法违纪等不良现象给项目部和企业带来的被动局面。某项目就曾发生过项目经理与材料供应商签署合同后，将合同文本长期私自存放，一直不与业务部门见面，结果造成了文本丢失。该经理中途调离后，也未对此事进行通报和补救。

2.5合同的履行环节

这是一个周期较长而且复杂的环节，不可预见的情况多，最容易出现各种各样的问题，是合同管理至关重要的控制环节。要做好这一环节的工作，必须要做到：一是教育项目全员明确项目管理的根本任务是全面、严谨、高效地履行该工程项目的所有合同、协议，而不是施工生产。二是项目部要定期组织召开会议，综合评价分析各项合同的履行情况，围绕高效履行合同义务、行使合同权利来组织施工生产，不断改善和提高履约水平。三是项目管理人员必须要牢固树立有利于企业的证据意识，认真清除。

2.6合同的结算与支付环节

项目上的任何合同行为都是企业的经济行为，其履行过程中的核算、阶段性结算和最终决算，是项目经济活动的最后一个关口，直接决定着企业的经济效益。企业一般都对此有具体、明确、严格的规定，项目部财务部门必须按照企业有关规定办理，审核及签批手续不完备者不得付款。项目主管会计必须明确自己对此所付的监督责任，严格把好支付关。如果有人企图强行支付，或者化整为零由出纳变通支付，项目管理会计必须在第一时间向企业总会计师报告，必要时直接向企业行政主管领导报告，努力堵住一切漏洞。对明知手续不完备且面临违规支付而不报告的，企业要视情节对主管会计进行处罚，同时对项目经理予以从重处罚。

第三章 合同管理中应注意的问题

3.1建立合同管理的保证体系

建立合同管理的保证体系，是未来保证合同管理过程中的日常事务性工作有序地进行，使工程项目的全部合同管理时间处于受控状态，以保证合同目标的实现。首先要建立合同管理组织机构，有效的组织机构是组织管理目标得以实现的保证，应设专职或兼职的合同管理人员。其次要建立合同管理的工作程序。由于合同管理的日常事务性工作很多，要协调好各方面关系，应使合同管理工程程序化、规范化。

3.2工程合同变更与索赔

合同管理贯穿于工程实施的全过程和各个层面，而合同管理的重要组成部分就是合同变更管理和施工索赔。合同内容的频繁变更是工程合同的特点之一，同时合同变更又是索赔的重要依据，因此对合同变更的处理要迅速、全面、系统。合同变更管理应在工程项目合同管理工作中贯彻并体现出来。对工程变更的责任分析应明确工程变更起因及工程变更处理过程，它是确定索赔与反索赔的重要且直接的依据。

合同索赔工作难以实现，索赔时合同和法律赋予受损失者的权利，对于承包商来讲是一种保护自己、维护正当权益、避免损失、增加利润的手段。而建筑市场的过度竞争，不平等合同条件等问题，给索赔造成了许多干扰因素，再加上承包商自我保护意识差、索赔意识淡薄，导致合同索赔难以进行，受损害者往往是承包商。

第四章 结论及展望

工程项目的合同管理，是工程项目顺利进行的根本保障，是当时各方维护切身利益的依据。目前，我国施工企业普遍履行合同的意识不强、管理素质不高、缺乏有效的管理规范机制，违约和不履行合同的现象非常严重。

合同管理是建筑施工企业中的一项重要工作。它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将对企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

参考文献：

[1] 成虎.建筑工程合同管理实用大全[M].北京：中国建筑工程出版社

[2] 王卓甫、杨高升.工程项目管理—原理与案例[M].北京：中国水利水电出版社