基于GTD管理法的供电企业办公室时间管理探索

朱进

摘要：本文介绍了GTD管理法应用于供电企业办公室时间管理的背景，结合镇江供电公司实践案例，对GTD管理法在办公室时间管理方面的应用进行了系统阐述，为其他供电企业办公室时间管理提供了有益借鉴。

关键词：供电企业；办公室；GTD管理法

供电企业办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调公司各部门、连接领导和基层的枢纽地位。镇江供电公司针对办公室人员少、任务重、事务杂、时间紧等工作特点，从如何更有效利用时间这一角度入手，深入分析时间管理理论，将GTD管理方法应用于办公室工作实践，有效地提高了工作效率和质量，降低了工作差错。

一、GTD管理法应用于供电企业办公室项目时间管理的背景

供电企业办公室普遍人员少、任务重、事务杂，时间管理的重要性不言而喻，同时作为综合管理部门在具体工作中遇到的突发性、临时性工作相对较多，计划性管理难度大。鉴于工作的特殊性，办公室迫切需要运用先进的时间管理工具，系统挖掘员工有效作业时间的潜力，强化整体工作的计划性安排，并且通过每天及时优化和调整计划，更好地应对工作中的各种变化，确保各项工作顺利完成。

GTD是英文名称Getting Things Done的缩写，由著名时间管理人戴维·艾伦提出，是一套非常行之有效的时间管理方法。戴维·艾伦将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作方式变成无压力高效的时间管理系统，包括收集、整理、组织、行动与回顾等五个步骤。GTD管理法在把握时间管理精髓的基础上，重点运用项目时间管理理论，将任何一项工作均作为项目进行处理，一方面合理安排项目时间是项目管理的一项关键内容，其目的在于保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。另一方面，运用时间“四象限”管理理论，把工作任务按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，形成紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要等四个象限，首先处理位于紧急又重要象限的工作，接着是重要但不紧急的工作，然后是紧急但不重要，最后处理既不紧急也不重要的工作，确保办公室专业的每项工作在规定的时限内得到有效处理。GTD管理方法在西方企业大量实践应用中被证明可以有效地提高时间利用效率，促进人员工作效率的提升。

二、GTD管理法在供电企业办公室项目时间管理中的实践应用

镇江供电公司办公室运用GTD管理方法，实现了对办公室员工时间管理的有效管控，具体做法如下：

1. 强化例行工作管理，科学编制专业管理“二十四节气表”和各岗位例行工作手册。例行工作是办公室系统基本工作职能的体现，具有一定的处理程序和标准。镇江供电公司办公室编制了全年工作“二十四节气表”，对每月的常规重点工作进行了系统梳理，提炼总结工作规律，以便于进一步优化工作流程，合理安排时间节点，增强工作的计划性和主动性。随后，办公室各专业运用GTD管理法，根据岗位工作标准和“二十四节气表”的任务事项分解落实到相关岗位，明确了每日、每周、每月例行工作和各月份特征性工作，形成了各个岗位例行工作手册，共明确例行任务和完成标准652项。通过部门“二十四节气表”和各岗位《例行工作手册》的有机结合，形成了系统全面的部门常规工作任务体系。

2. 强化全面计划管理，细化“月、周、日”多维度时间管理。全面计划管理是通过计划将各个部门、各个过程和每个人的工作全面组织与协调起来，以完成工作任务的管理方法，以全过程和全员管理为基本特征。实施GTD管理的基本前提是编制计划，及时掌握需要做的全部工作事项。办公室及各岗位根据“二十四节气表”、《例行工作手册》以及一定周期内已知或可预见的工作，按照时间节点要求，进一步编制“月、周、日”工作计划。

3. 强化计划过程管控，提升计划执行成效。充分利用GTD时间管理方法，坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一，在随机中把握有序，在被动中把握主动，做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为，努力把小事办实，把杂事办好，把急事办妥，把难事办成。一是有序执行。按照计划所列清单和顺序，有序执行计划；在过程中加强调节和控制，以求高效完成。及时对计划进行归类分析，针对同一个人、适合同一时间段完成的事项应争取一次性完成。二是区别对待。将計划中的信息划分为“紧急且重要”、“紧急”、“重要”、“一般事务”区别对待，将临时接受的事情根据以上原则区分并分别予以定义。坚持用最佳生理时区，尽可能早地去做“紧急且重要”的事情，最先完成这类事情，可以大大减轻工作的压力。三是效果设计。开始做事之前必须明确干什么，清楚要把这件事做到什么程度，判断现在和期望还有多少差距，主动调整压力，争取把压力转化为动力。对每件事情都要设定大概完成时限，不要拖慢工作的进度。

三、GTD管理法应用的成效分析

为检验GTD管理法的实施效果，镇江供电公司办公室对GTD管理体系实施前三个月和实施后三个月，办公室平均工作差错率、各岗位人均工作效率、办公室任务按期完成率平均值、涉及多岗位协作的工作任务完成时限平均值四项指标进行了测量（其中工作差错率主要为遗漏或延误的任务数占总计划数的比例；工作效率主要通过任务项投入时间与工作量比对衡量；任务按期完成率主要包括按期完成的工作量占原计划的比例；协作类工作平均周期主要通过协作工作量总耗时间与工作量总数比对）。通过指标对比表明，GTD管理法在镇江供电公司办公室实施以来，各岗位员工的工作差错率得到了不同程度的控制，其工作效率、任务按期完成率和协助类工作处理效率等指标均明显提高。

1.提高了办公室“标准化”管理水平。运用GTD管理法，将“二十四节气表”中任务事项分解落实到相关岗位，明确了每日、每周、每月例行工作和各月份特征性工作，形成了各个岗位例行工作手册，共明确例行任务和完成标准652项，通过固化岗位例行工作手册和标准，有效解决了员工在多任务状态下容易发生工作任务遗漏的问题，规范了各岗位工作的处理操作流程，且使上级领导的工作意图在员工中的传达更为通畅。在试点期间，镇江供电公司办公室平均工作差错率由7.19%降至4.31%。

2.提高了办公室“信息化”管控能力。建立了GTD管理配套信息系统，通过建立“日、周、月”工作任务和例外工作电子看板，一方面帮助员工科学管理本岗位的工作任务，合理安排工作时间分配。另一方面，辅助部门负责人对所属员工工作任务进行在线管控，确保每项任务工作的闭环。在试点期间，镇江公司办公室各岗位人均工作效率由88.24%上升至94.07%，任务按期完成率平均值由91.24%上升至97.83%。

3. 提高了办公室团队作战能力。运用GTD系统协同管控功能对协作岗位子任务完成进度进行在线管控，有效强化了全员团队作战理念，合理分配了员工在协作类工作事务中的工作时间，缩短了协作类工作任务的完成时限，提升了办公室的协同合作能力。试点期间，镇江公司办公室涉及多岗位协作的工作任务完成时限平均值由8.98小时降至6.48小时。

综上所述，通过将GTD管理方法应用于办公室时间管理，可以有效地提高供电企业办公室工作的效率和质量，降低工作差错，值得其他供电企业办公室系统进行借鉴和参考。

参考文献：

[1] 戴维·艾伦.无压工作的艺术[M].中信出版社，2010

[2] 刘月君.浅析电力企业提高时间管理能力的途径[J].中国电力教育，2012（30）：87-88

[3] 李林峻.企业时间即时管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013