浅析供电企业档案管理

黄赛男

【摘要】供电企业档案是电力企业工作管理全过程的真实反映，是可以利用的宝贵资源。随着社会的不断发展进步，电力档案管理人员应该全面加强对电力档案的收集、整理以及开发利用，增强自身能力素质，提高信息化管理水平，充分发挥电力档案的宝贵价值，以求真务实的工作作风，一点一滴做起，与进俱进，为本单位乃至整个电力行业提高优质的服务。笔者结合多年工作实践，对电力档案管理工作认知，总结一些粗浅见解，以供借鉴参考。

【关键词】档案管理；机制；业务素质

前 言

电力企业档案是电力企业工作全过程的真实历史记录和反映，是电力工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。电力档案作为电力科技的详细资料，对整个电力的运营和维护都有着重要的现实意义，如果电力档案科学、规范、详细、信息化程度高，就会对今后的电力运营与维护起到很好的促进作用，反之，则会给这些工作带来很大的麻烦，造成不必要的损失。因此，做好电力档案管理工作是十分重要而有意义的事，必须加以重视。

一、要提高对档案工作重要性的认识

首先，企业的领导者和决策者要重视档案工作，充分认识到企业档案对企业的生产经营提供重要的信息资源作用，让企业领导者更好地了解过去、把握现在、预见未来。企业档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。所有企业领导要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的领导，将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划中，列入领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。其次，领导重视了档案，我们档案工作者首先就要根据电力系统档案工作的特点，认真执行上级电力部门的各项档案管理规章制度，并结合自身实际情况制定和完善档案工作的各项实施措施。使我们的档案工作做到有章可循，有制可依，工作标准化和规范化。再次，要加强档案法制的建设。档案法制建设是档案管理的重要内容，是发展档案事业的重要保障。要让单位全体领导和员工认真学习和贯彻国家《档案法》，以增强他们的档案法律意识和档案法制观念，明确档案法规定每个公民应尽的义务和应享受的权利，懂得档案法的基本条款，从而让企业档案工作在法治进程中沿着健康有序，有条不紊地方向不断前进。

二、制定有效的档案管理工作机制

档案管理并不是单纯档案室的工作或者是档案员的业务，而是整个企业和全体员工的事。它客觀真实地记录着电力干部员工的德能轨迹和创业历史，它是企业政务及管理重要的信息支持系统，与企业发展息息相关，与每名员工密切相联，全体员工应该共同加强档案工作，才能促进企业发展，保持企业稳定。因此，电力系统要按照档案管理要求，制定好切合实际的档案工作目标和措施，把档案工作纳入系统有序的管理轨道，建立企业领导重视，所有部室参与，专职人员负责的档案管理领导机构，形成专兼职配合，部室和档案室贯通，上下联系，左右协调，纵横结合的档案工作网络。同时，要加强教育培训，组织网络人员系统地学习《档案法》《新世纪档案管理与建设》《档案微机化管理及其应用》、《规范化管理》等档案专业知识，增强他们对档案工作重要性的认识，提高资料管理水平。要建立健全电力档案收集归档、整理保管、利用服务等各项规章制度，把档案的建、管、用列入企业综合目标管理的重要内容，作为和谐企业建设、行风建设、诚信服务和电力政务管理的一项重要任务，上下参与，齐抓共管，实现与重点工作同部署、同要求、同检查、同考核、同奖惩。

三、提高档案工作者的业务素质

档案工作是一项专业性很强的企业基础工作，档案人员政治、业务素质的提高，是保证档案工作顺利进行的根本保障，也是档案管理水平得以提高的重要条件。所以档案人员应具有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。对电力企业的档案工作人员，企业应该经常把他们送出去培训专业知识，同时也培训相关的计算机以及企业管理知识，让他们既懂档案业务知识，又知道企业管理知识，更明白如

何运用计算机去管理档案。当然，电力企业档案工作者也应主动努力提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。同时也要利用业余时间去学习相关的专业知识，譬如：电力系统专业知识、文史知识、社会学、情报学、传播学、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的整体素质和综合能力，做到电力企业档案分类、归档准确、规范、标准，同时对于档案信息的开发和编研起到促进和推波助澜的作用。

四、配备必要的档案设备设施

档案改革的软件具备了，它的硬件一样是必不可少的条件，那就是档案的基础设施。档案现代化管理体制自然要配以现代化的设施。现代社会是网络信息化的时代，人们都借助网络信息了解事物和解决问题。档案管理工作也就必然要借助网络向人们传递它的讯息，提供它的利用价值。从而原始的传统的人工的档案工作方式、方法已经限制了档案工作的发展，使档案工作变得死气沉沉，严重阻碍了电力企业的向前发展。取而代之的是计算机技术在档案管理工作中的广泛运用，因而企业就要为档案工作开发或购买必要的档案管理软件，改造或新建档案库房，将铁柜换成现代化的密集架，购置现代化管理所需的计算机、复印机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、数码相机和数码摄像机、光盘库等。

五、采取有效措施，搞好档案利用

在档案信息利用时，严把档案利用审查关，既要保证档案信息实体不丢失、不损坏，又要保证档案信息内容不失密、不泄密。

㈠对纸质档案的控制档案人员在借出和接收归还纸质档案时，要严格履行借阅手续，交接手续要清楚；档案文件在没有入库前要进行妥善保管；非档案人员不允许进入档案库房；对外提供借阅，由主管领导审批后方可办理手续；利用者未经档案人员允许，不准私自抄录、复印等。

㈡对电子档案的控制维护电子档案安全，是要确保档案信息内容的完整性、保密性、可用性，利用过程中，必须采取各种措施进行控制。一是对网络系统的控制，电力企业现在办公普遍使用的是协同办公系统，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，不能和Internet 交叉使用，确保档案信息网络传输的安全；登陆协同办公档案管理系统，要设置密码；非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质；二是计算机要装上“防火墙”防病毒软件，并注重及时更新；三是档案管理人员应根据电子档案密级程度，确定借阅范围，并要及时跟踪催还；四是电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定。

结 语

总之，电力档案管理人员，一定要更新观念，适应21世纪的时代要求，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的今后发展留下宝贵的档案资料，还要增强自身素质，不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，充分发挥档案这一无形资产的宝贵价值，积极为本单位乃至整个电力行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务，为我国电力事业的发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]陈秀菊，电力科技档案管理手册.中国电力出版社.2006.

[2]李霞.新时期电力企业档案管理的新思维[J].浙江档案.2006.

[3]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J].青海电力.2007.