提升高校办公室服务能力的几点思考

宗宇

摘要：本文分析了高校办公室工作在参谋服务能力、督办服务能力和协调服务能力上存在的不足，提出了提高高校办公室服务能力的路径。

关键词：高校办公室；服务能力；路径

随着社会主义市场经济体制的逐步完善，高等教育事业持续发展，高校内部管理体制改革的不断深化，建设服务型高校办公室，提高高校办公室服务水平是当前高校办公室工作需要解决的重要课题。

一、认识三个基于：提升高校办公室服务能力的现实之需

当前，高校办公室基本能够适应新形势的要求，紧密围绕学校的教学和科研两大中心积极开展工作，努力提高服务水平和服务质量，保证学校整体工作的协调推进和有序高效运作。但根据我国高校发展的实际，按照服务型高校办公室的目标要求，结合新时期高校协同创新战略发展，也必须清醒地认识到高校办公室工作存在的问题和不足，才能有的放矢，更好地提升高校办公室的服务能力。

（一）基于高校办公室参谋服务能力不强。参谋是在校领导决策过程中帮助出主意、想办法、提方案，供领导研究、选择，并协助领导处理各种事务。部分办公室人员过多依赖传统的经验式管理，缺乏主动参政意识，平时忙于应付事务，没有充分发挥传递信息、协调左右、辅助领导决策的参谋作用。部分工作人员的调查做得不深、不扎实，对于国家教育方针政策研究不透彻，信息处理不够科学，难以及时准确全面地为领导提供有价值的服务信息。另外也有部分办公室人员参政热情过高，参谋过头，出现越位现象，影响校领导的正常工作。

（二）基于督办服务力度不够。督办工作是保证领导决策得以贯彻落实的重要手段。领导除亲自过问重大问题外，一般的督办工作，大多是授权给办公室。在领导做出决策后，办公室要协助领导督促检查决策的贯彻执行情况，做好反馈工作。但是，办公室工作涉及面广、事情繁杂、临时或突发性事情较多；科学分解任务，辨别轻重缓急，抓好督办工作的难度也在加大，给学校管理带来很大的挑战。尤其是当前我国高校完整的督办工作体系尚未形成，督办的工作方法有待进一步改进，胡子眉毛一把抓，督办工作没有重点和层次，最终陷入繁杂的具体事务的情况时有发生。

（三）基于综合服务质量不高。为基层和师生员工服务是办公室的主要職责。部分高校办公室为学校各部门服务、为师生服务的力度不够，把为领导服务完成领导交办的任务作为终极目标，安于现状，不能深人基层和群众之中，对基层反映的问题和身边发生的事情无动于衷，对全校师生的利益漠不关心，公仆意识淡薄，没有主动地树立服务意识，缺少奉献的热情，事不关己高高挂起的思想严重，束缚了个人乃至集体创造性地开展工作。同时，由于对办公室服务工作的范围、方式、方法和内容的认识不当，导致了办公室工作的被动性和盲目性问题较为突出，工作中主动服务、超前服务和优质服务的能力和水平有待进一步提高。

二、强化三个素养：提升高校办公室服务能力的着眼点

高校办公室工作人员的素质是多方面的，但必须强化三个素养，即政治素养、业务素养和创新素养。这三个基本素质之间互相联系，互相制约，互为条件，缺一不可。高校办公室的工作人员应以努力培养这三个基本素养为切入点，提升服务能力。

（一）政治素养。政治素质是各种素养中最关键也是最核心的素养之一，办公室人员良好的政治素养是执行学校的政策制度与实施学校的发展战略的基本要求。作为办公室人员要具有高度的政治敏锐性和较高的政治觉悟，密切关注行政工作的严肃性、严谨性。高校办公室的日常工作就是要贯彻好新时期党的教育方针和路线，做好上传下达的行政工作。这就要求办公室工作人员必须具备扎实可靠的政治素质和政治信仰，善于学习并运用科学发展观和新时期社会主义核心价值理念，内化其思想内涵，树立为师生员工服务的思想。

（二）业务素养。业务素养是办公室人员对行政工作的认识程度，是做好办公室各项工作的核心条件，优良的业务素养能极大地提高办公室的工作效率。它包括办公室工作自身特点以及办公室工作的要求等方面，是办公室工作人员应具备的最基本素质。高校办公室的职能与定位，要求其工作人员必须具备良好的口头表达能力、书面汇报能力、调查研究能力、使用现代化办公设施能力、参谋决策能力、综合协调能力以及科学、合理地安排日常事务的能力。同时也要求工作人员协调好单位内部的关系，属于本职范围的事情扎扎实实地做好，为单位工作的持续发展尽职尽责。

（三）创新素养。创新是当代社会中人的最具潜能和活力的要素，是推动工作和社会进步的巨大动力和永恒主题。办公室工作人员是学校各项政策和制度的执行者，在工作中对学校的发展可以说是起着重要的作用，只有不断创新，才能使学校步入跨越式发展的轨道。高校是传播文化以及进行知识创新的场所，同时又是培养知识人才的“象牙塔”，这必然对办公室人员提出更高的要求。

三、优化三种结构：提升高校办公室服务能力的着力点

要使办公室工作高效运行，充分发挥办公室的职能，必须按需设岗，按岗选人，实现人员结构的优化组合。根据具体需要可设立综合、文字、行政等岗位。根据岗位需要，选拔一个有预测能力、组织管理能力、语言表达能力、业务实施能力的综合型人才担任办公室主任，并逐步建立办公室工作的竞争机制，构建一个能发挥群体功能的整体。

（一）知识能力结构。高校办公室工作的特点要求所属人员的知识应纵横交叉，高低搭配，全专结合。从团队角度看，办公室需要有深谋远虑、善于出谋献策的智士，也要有坚持原则、不计名利、任劳任怨的无名英雄。从个体角度看，行政办公室工作人员要知识全面和专业兼顾，是通才又是专家型的人才。

（二）性格气质结构。办事人员的性格、气质要合理组合。从行政办公室工作内容来看，可分内务和外务两大类。从个人的经历、修养、心理性格来看，可分为内向型和外向型等。从工作适应性来看，内向型性格的人从事文书处理、文件收发、立卷归档等程序性的工作，以达到条理化、规范化的效果。善于应酬、活泼开朗的外向型性格的人员，承担组织协调内外关系、收集了解各种信息等，必将会干得十分出色。

（三）年龄结构。行政办公室除了大量的日常工作外，还会遇到很多突发性事件。这不仅要求办事人员要有满腔的热情，还要有旺盛的精力。办公室有些工作需要年长者担任，有些工作却需要中青年来完成。从年龄结构上看，尽管经验、知识的积累与年龄的增长有关，但实践表明，人的知识水平和年龄之间没有必然的正比关系。加之办公室工作内容、办公手段在不断更新，中青年的比例应适当地大些，一般可按老、中、青的比例来合理组合，以达到互相补充、相得益彰的效果。

参考文献：

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