试论电力基建档案全生命周期管理

摘 要：随着国民经济的高速发展，电力需求越来越大，国家对于电力基础设施建设的投入也越来越大。在这个背景下，电力企业基础设施建设项目档案管理的重要性也就日益凸现出来。从项目建设过程来说，一个项目从立项到交付使用是一个全生命周期，同样，基建项目档案也是一个全生命周期。本文从这一角度论述了基建档案管理水平和质量提高的途径和方法，以期完善电力企业基建档案管理的工作，从而推动我国电力基建事业的发展。

关键词：电力企业；基建项目；档案管理

电力基建项目主要由土建工程和电气安装工程组成，其建设周期一般包括项目准备、勘察设计、招标投标、现场施工、竣工验收、交付使用等阶段。这是一个建设项目的全生命周期。同理，电力基建档案也是一个全生命周期。

1 电力基建档案全生命周期式管理的必要性

1.1 它是由电力项目的特点决定的

电力基建项目档案以电力企业的工程项目为对象，收集工程建设过程中形成的所有需要归档保存的文件材料。基建项目建设的每一个阶段都存在具备保存价值的资料。可以说，基建档案资料的收集、整理，以及反复利用贯穿于项目建设的全生命周期，与项目建设阶段同步进行。

1.2 它是由电力基建档案管理存在的问题决定的

电力基建项目档案对于项目的施工、竣工、使用具有决定性的意义，对于项目的改扩建也具有重要意义。而现实中，电力基建档案的管理严重缺乏规范性。原因有二：一是侧重项目建设，忽视档案管理。电力工程一般建设周期较长，跨年度、多年度工程较为普遍，工期长、施工复杂、工程量大。在一项基建工程建设周期内，基建工程的档案管理岗位往往经历数次调整，甚至直接建设领导也会有人事变动。这给基建档案管理的连续性带来了挑战。为了保证基建档案的连续性、系统性，必须对档案进行全生命周期式管理。二是电力基建档案的完整性、系统性不够。电力基建项目投资大，中标施工单位限于施工能力，常有劳务、技术分包现象。这些分包单位不直接对电力企业负责，分包任务完成即撤离施工现场。分包单位负责文件材料收集的兼职档案人员文化水平、业务素质也参差不齐，移交的材料不规范。一些分包单位为了程序、手续的方便往往对资料、文件的原件进行保留，仅移交复制件。工程档案成套性原则被人为地分割，影响了档案的完整性、系统性和准确性，也影响了档案的提供利用，不利于档案的科学管理。

2 电力基建档案全生命周期管理的措施

2.1 工程建设准备期的档案管理要点

工程建设的准备期主要是指项目的立项及审批阶段，也称决策阶段。这一阶段的档案资料包括项目建议书、项目可行性研究及其审定、批复文件。这一阶段通常会被电力企业忽视，大多数电力企业会在正式立项之后才着手档案管理工作，缺乏档案管理的科学意识和前瞻意识，也影响工程项目档案的整体性。

2.2 工程建设前期的档案管理要点

工程建设前期主要是指工程项目的设计阶段。这一阶段的档案资料包括工程设计文件及图纸，工程预算编制及控制文件。该阶段的档案质量奠定了整个项目档案的基础。这一阶段的档案管理要点有如下几点：

（1）为档案管理工作建岗立制。设立专兼职档案管理岗位，明确项目建设各主体的档案管理责任，并将其纳入工程整体建设质量的责任制度体系内。这是确保项目档案全生命周期管理的第一步，也是前提。

（2）实行档案管理动态管理机制。项目建设是一个动态的过程，档案管理亦然。在整个项目建设过程中，电力企业应建立完整的、覆盖全面的组织体系，保证项目建设的各个环节和各个部门都有档案管理工作。根据项目建设周期和进度，建立完善档案管理制度规章，配置档案管理设施。

（3）明确参建单位的档案管理职责。将设计单位、施工单位、监理单位等参见单位应承担的档案管理責任明确列出。明确电力企业的档案管理要求和资料移交、分类、入档标准，使得各个单位可以按照此规定执行资料整理和移交。

2.3 档案管理在工程建设中期的工作要点

工程建设中期主要是指工程项目的施工阶段，这是最关键也是最复杂的一个阶段。该阶段的档案管理要点有如下几条。

（1）施工准备阶段。项目建设在该阶段的任务是获取施工许可，准备入场。该阶段的档案收集重点有：图纸会审记录、设计交底记录、施工合同签订、施工许可证明；施工单位技术交底、施工组织、人材机准备及采购资料。尤其注意建筑材料、建筑设备的合格手续是否齐全。明确档案文件材料的收集范围和质量要求，并以书面形式存档。通过召开会议、举办培训等方式，提高施工现场资料员对档案工作的认识。

（2）现场施工阶段。这是项目建设的重中之重，也是档案收集的关键所在。大部分具有保存价值的施工资料都在这一阶段产生。该阶段档案收集的重点大致可分为土建、电气、设备三大类。土建资料收集重点在于：施工原材料购买及进厂检验合格资料；隐蔽性工程的验收及质检资料；测试、沉降、位移、变形等施工基础资料。电气档案资料重点在于：电气配件构件的购买及开箱检验程序资料；设备的验收、安装、试运行记录等。尤其注意进口设备，其使用手册等资料一般随机器放置，如不及时收集和整理，往往造成后期使用无法对照使用手册。

（3）竣工验收阶段。这一阶段，项目施工已经接近尾声，准备竣工验收。该阶段重点收集的档案资料有：验收报告、质量检验报告、业主移交以及试运行记录。尤其要注意试运行期间的书面记录。这是之后涉及法律纠纷的直接证据。

2.4 档案管理在工程建设后期的工作要点

这一阶段虽然工程已经竣工，但档案管理却并没有结束。该阶段主要是完善档案，查缺补漏。这一阶段的档案对于整个工程的质量安全、环保要求等有着重要的影响。

电力基建档案囊括电力工程基本建设的所有资料，可以说是电力企业基建工程的缩影，是工程建设全过程的综合反映。电力企业基建项目档案管理务求完整和系统。因此，对电力基建项目档案进行全生命周期管理意义重大。

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作者简介：丁红燕，女，新疆沙湾人，助理馆员，研究方向：档案管理。