关于档案管理存在的问题及建议

姚丰

湖南省娄底市城市基本建设档案馆 湖南娄底 417000

摘要：隨着时代的进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。目前的档案管理工作存在着一些问题，针对这些问题，要强化档案管理意识，严格档案管理程序；档案交接要严格按程序进行；要健全档案管理制度，使档案管理工作有章可循，规范操作。本文作者对档案管理相关问题进行了简要分析，以供参考。

关键词：档案管理；存在问题；解决对策

随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，正在向信息网络化、资源共享化方向发展，这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。现如今，发展档案管理工作越来越受重视，它将直接影响档案工作的规范化和标准化。因此我们要从观念上对档案管理工作有所更新，而采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进我国的和谐社会建设。

一、加强档案资源建设的重要性

1、把握好档案收集关。在当今服务型社会的大环境下，档案馆应把国家和社会的具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理。档案馆应向各级基层档案管理部门下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，让基层档案管理部门向社会各界广泛征集内容丰富，有特色，有价值的档案资料，及时修订和完善各种档案的归类、整理、保存，从而达到丰富馆藏档案，为利用者良好服务的目的。

2、档案工作要走“特色”路。所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色历史、特色文化以及风土人情、自然区域特色等方面的档案。档案管理部门应充分认识馆藏建设的“特色”性，认真研究、分析本地区的特色档案资源，广泛征集、整理、保管，丰富馆藏内容，优化结构，体现特色，打造精品。

3、要正确处理好档案馆藏的质量与数量关系。过去比较注重档案数量的多少来衡量档案馆藏丰富与否，但多年馆藏建设实践来看，仅仅片面追求数量是不够的，应该丰富馆藏，改变馆藏结构单一、缺乏特色，案卷质量不高等诸多发展档案建设的不利因素，辩证的处理好数量与质量的关系，按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，不断优化和丰富馆藏建设。

二、企业档案管理中存在的问题

1、档案管理工作执行力不够

企业的档案管理工作对企业部门活动具有辅助作用，对档案的重视程度，决定了企业档案工作的开展，档案工作到位与否，从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后，很少查阅，并且在执行过程中，也存在一些难度。特别是工程建设档案，存在着重建设，轻档案的现象。工程的前期图纸资料还能上交档案室，但在工程的施工过程中产生的档案资料就不能及时上交档案室，如工程的变更，竣工验收等资料。档案人员在企业的基本建设工程中参与性不强，档案的管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响归档率。有的虽然有资料，但有很大部分是复印件，影响了档案的质量。

2、档案管理人员专业素质和管理水平不高

档案管理人员的素质对档案工作质量有决定性作用，档案管理人员既要有很高的业务素质，又要有强烈的责任心，还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是在实际工作中，由于对档案管理工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距，在管理手段方面，也比较陈旧，与时代发展脱节。这已经不能适应新形势下企业档案管理的需要，如果企业想要提高档案的管理水平，必须把提高管理人员的素质放在第一位。

3、档案硬件设施老化

随着现代信息技术的发展，计算机网络技术应用于企业管理的诸多环节之中，管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机网络技术进行档案管理，多数还是采用手工整理。信息量小，检索进来也比较困难，利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范，档案柜也老化，保密性大大降低，保管条件也极其简陋。引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

三、新时期加强企业档案管理的几点建议

1、加强培训，提高企业档案管理人员的素质

现代化的企业对档案工作管理人员的政治素养、专业技能的要求越来越高。档案管理的门类也在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存；文书档案由卷为保管单位到以件为保管单位等。新的情况将导致新的问题层出不穷，档案人员也要加强自身的学习，提高自身的政治素质，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。要博学多才，既懂档案专业知识，又要懂行业管理知识，努力提高专业素质及开拓创新能力，把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

2、建立科学的档案管理体系，加强企业档案管理标准化

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。规范档案的管理机制，完善档案的管理制度，是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展，档案管理的科技含量和管理水平在不断提高，所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系，并严格遵守企业档案管理流程。将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理，让档案管理能与企业决策、管理同步发展。

3、加强对电子文件的管理

一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式，这样数据生成以后，马上会贮存在企业的数据库之中，被档案管理人员和其它部门技术人员所共享，能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中，电子文件比传统纸质文件更方便，快捷，失误率低，而工作效率会大大提高，电子绘图会比手工绘制有更大的优势，它的设计、修改、查

询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破，如声像档案、人事档案、技术档案等等，可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享，计算机可以依照规定的指令，依据工作目的随时设置和更改类目。

4、扩宽荣誉档案的归档范围

建立荣誉档案，首先要确定归档范围。一个单位的荣誉档案主要是反映本单位各项工作在各个历史时期所取得的成绩，它的归档范围应以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物为主。其归档范围主要包括：以本单位名义参加各项活动获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等；上级领导知名人士来本单位参加表彰奖励活动的题词、書画、照片、录音带、录像带等；本单位参加和召开的各种表彰大会所形成的录音带、录像带、照片、底片、光盘等，主要包括领导接见颁奖视察慰问获得荣誉的集体和个人，有先进集体和个人介绍经验、载誉归来、外地外系统、取经学习的活动等内容；本单位的科研成果证书及奖牌等；其他与表彰奖励有关的实物等。

5、统筹兼顾，做好档案的保密与利用

日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。档案的价值是通过利用来实现的，档案管理人员的管理价值也要在利用档案的效果中体现出来。档案人员在提供利用的同时，要跟踪利用效果，分析档案的投入与产出的经济效益，并加以广泛的宣传，使公司领导

和员工认识到企业档案也是生产力，是宝贵的资产，同时对提高全员的档案意识有积极的作用。档案人员要勤于思考，多动脑筋，分析、加工编研二次信息，服务企业中心工作。档案主管部门也应每年定期召开一次编研工作研讨会，开展业务探讨，交流档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。

四、结束语

总之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，建立完善起相应的档案管理制度，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。

参考文献：

[1]张萍.对档案管理现状及对策的几点思考[J].孝感学院学报，2011.

[2]付帅.对档案工作创新与服务的思考[J].现代营销（学苑版），2012.

总之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，建立完善起相应的档案管理制度，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化，积极探索档案现代管理模式，进而促进社会主义和谐社会建设。