医院照片档案管理工作中存在的问题探讨

赵丹超

摘 要：医院的照片档案作为特殊的载体，是医院建设和发展的真实写照与原始记录，照片档案不仅具有查考价值，而且它的生动性、形象性是文字档案无法比拟的，本文对医疗机构的照片档案在收集归档过程中存在的一些问题进行探讨，分析原因，提出了做好医院照片档案管理工作的应对之策。

关键词：医院 照片档案 问题探讨

中图分类号：R197.323 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（a）-0216-01

医院的照片档案真实、形象、直观地记录了医院在医疗、护理、科研、管理、教学、基础建设等方面的资料。照片档案以其富有感染力的独特记录形式，在档案利用中发挥着重要作用，利用照片档案进行医德教育、对外宣传、出版画册等，不仅从中了解医院的发展历程，在今昔对比中感受医院取得的成就，还能激发医务人员拼搏进取的精神。但笔者调查发现，目前很多医院的档案管理工作普遍存在“三不”现象，即照片档案收集不齐、整理归档不规范、开发利用不够等，这些问题迫切需要采取有效措施加以改进和提高。

1 医院照片档案管理工作存在的问题

1.1 照片档案收集困难，流失严重

笔者在区卫生系统每年的档案检查中发现，各医疗卫生单位的档案室，除了保存一些特别重大活动的照片，如医院新大楼的建立，大型的义诊活动，其他的能够直观地反映医院的临床、护理工作、公共卫生工作及科研成果等的照片寥寥无几，特别在基层医疗机构，这种现象尤为明显。其实该区目前的所有的医疗机构都配备了相机，每次组织活动，召开重要会议都会安排人员摄影，形成了很多有价值的照片档案，经常也会有照片登报，但却不能在档案室找齐这些原始档案。分析原因有三点：一是档案管理人员为兼职人员，多是从行政、护理等部门转岗过来，没有经过专门的照片档案业务培训就上岗，对照片档案的重要性和专业归档知识不了解，缺乏主动收集照片档案的意识；二是照片档案起步较晚，人们对其了解程度不及纸质档案，认为有纸质档案就行，照片档案是附属的，存不存档都无关紧要，甚至有人认为照片是自己拍摄的，属于作品，应由本人自行保管，造成工作中忽视照片档案；三是医院的照片档案收集工作涉及面广、人员变动性大，期间形成的档案材料没有在相关部门的统筹下集中统一管理，缺乏照片归档的控制措施，造成照片档案丢失。

1.2 照片档案管理不严，制度陈旧

目前，所有公立医疗机构的档案室都已建立了照片档案归档制度，但制度尚不完善、不健全，缺少具有指导性和可操作性的实施细则，对照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及照片档案的利用等未做出具体的规定。同时对管理规定执行不严格，缺乏力度，照片档案想交就交，不想交就不交，对未按规定移交档案室的部门和个人没有采取任何措施，因而导致了档案室收集照片档案全。

1.3 照片档案注重实体管理，利用率不高

当前，医疗机构的照片档案存在“重藏轻用”的情况，医院对照片档案的开发利用重要性认识不足，缺乏主动参与医院建设意识，照片档案的利用面较窄，利用率不高，照片档案表现为一种静态的、封闭的资源，照片档案工作出现了一种高积累、低附加值的现象，比如当前医患关系比较紧张的主要因素是医患缺乏沟通，但很少有医院会利用照片档案让患者了解医院，理解医生的工作，医院利用照片档案在医院发展中发挥的作用十分有限。

2 加强医院照片档案管理工作的思考

2.1 增强全员照片档案意识，加强专业队伍建设

增强医院职工的照片档案意识是做好医院照片档案管理工作的前提。要组织职工宣传、贯彻、执行《档案法》《照片档案管理规范》《医院档案工作条例》等法律、法规，普及照片归档相关知识；利用各种形式开展宣传，提高职工的档案意识和档案法制观念；邀请相关人员参加档案工作会议，使职工了解医院照片档案工作的相关内容，从而使全院职工重视在工作中形成的照片档案，主动做好各种照片档案的形成、积累和整理工作，共同推进医院照片档案工作发展。医院的档案管理人员是医院档案规范化管理的具体实施者。要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、继续教育、晋职晋级等提高档案管理人员的业务技能，为照片档案管理提供人才队伍保障。同时要对大量形成照片档案相关部门的工作人员、摄影人员进行专业知识培训，明确归档范围，做好不漏归档，也不滥归档。

2.2 狠抓各项制度落实，确报照片档案管理质量

要改变医院照片档案管理不规范的现状，必须从狠抓制度建设入手，要从照片的收集、归档到移交档案室，制定严格的管理制度，进行集中统一的管理。医院要改变照片档案长期保存个人手中或科室内的传统习惯和做法，明确规定相关部门每年都要将本部门形成的照片即使移交档案室统一保管。为了确保照片档案收集齐全完整，可以积极采取多种渠道做好照片档案的收集工作。每个部门确定一名兼职档案员，对他们进行业务培训，要求他们按照片档案的收集范围，如：本院主要职能活动和重要工作成果的照片、医院领导和著名人物参加本院有关重大公务活动等的照片随时收集，并写清照片的事由、时间、地点、人物、摄影者，分年度类别装入相册，待相册满后或年终及时移交医院的档案室。档案室的管理人员对所有照片进行细心筛选，选择有代表性、有保存价值的照片存档。同时要完善档案管理的考核制度，将各部门照片归档工作纳入科室的年度考核，奖罚分明，确保相关制度真正落实到位。

2.3 提高照片档案的利用率，服务医院的发展

医院照片档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，我们要充分发挥照片档案在医院各项重大工作中的作用，如医院上等级、评优创优等，除了要有充分的文字外，还必须提供有说服力的照片证明，增强它的可信度。医院照片档案可以从三个方面进行开发利用：一是用于编撰史志，展示医院的文化内涵。我区目前两家三级乙等医院台州市立医院、台州市中医院都编撰了院志，其中收集了大量的新老照片，真实地再现了医院的辉煌业绩，生动地记录了医院的发展历程，医务人员通过今昔发展变化记住了走向成功背后的艰难、经验和教训，也激起了他们对明天前程的拼搏；二是用于医院文化建设，营造良好的氛围。从2012年起，区卫生局每年编印一本椒江卫生年终特刊，比如2013年“服务健康、健康服务”的年终特刊就用图文并茂的形式从数说、关爱、足迹、展望等四大方面，全方位、多角度地向人们展示了医疗机构在完善服务机制、延伸服务触角、创新服务方式、深化服务内涵、提升服务质量等方面取得的成果，宣传了卫生文化，弘扬了职业精神，为推动卫生事业又好又快发展提供强大的精神动利；三是用于临床教学，提升专业技术水平。医院照片档案能为临床教学提供生动的示范教材，如在临床教学期间，需要利用大量的医疗照片档案作教材，在病历讨论时需要提供照片档案进行手术前、后的对比，提高了感性认识，巩固了理论知识。

参考文献

[1] 刘艳丽.照片档案的整理[J].档案天地，2003（2）.

[2] 窦晖.照片档案在医院文化建设中的作用[J].中国当代医药，2009，16（6）：3-5.