试论高校教学秘书工作服务现状与对策

余明友

摘 要：本文通过以我校教学秘书（我校教学秘书现改称为教务办主任和教学管理员）工作服务现状为例，阐明了教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，不可或缺，应得到领导和师生的充分重视和认可。同时，教学秘书自身也应严格并高标准地要求自己，不断专研业务，研究教学规律，提升服务意识，主动积极地为教学为师生服务，从而为进一步提高我国高校教育教学管理水平和提升其教学管理的服务水平贡献一份力量。

关键词：教学秘书；服务现状；解决对策

“教学是立校之本”说明学校的核心工作或者核心工作之一就是教学工作，从而确定了教学管理在高校中的核心地位，而教学秘书在这项工作中承担着不可缺少的重要角色，可以说教学秘书是教学管理中的中坚力量，他既作为二级学院领导的参谋助手，承担管理工作，同时又是师生在教学管理中的具体组织实施者，承担服务职责。在学校教学管理中教学秘书岗位是一个非常特殊的岗位，这个岗位人员服务态度的好坏、素质的高低、能力的大小、作用发挥的程度等，都将直接影响教学管理工作水平和人才培养质量。因此，教学秘书必须从新时代教学管理工作的要求和特点出发，不断提高自身综合素质和业务修养，大胆创新，勇于进取，充分发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用，以适应我国高等教育事业发展的需要。

一、工作现状

（一）工作责任强度与待遇没有有机统一。教学秘书的主要工作职责宏观来讲就是上令下达、下情上报、日常教学管理、各种档案资料管理以及配合主管领导处理日常事务。这些工作既涉及到全体教师，又涉及到全体学生；既涉及到自己学院师生及专业课程，又涉及到兄弟院系师生及公共课程；既要完成学校教务处下派的各项工作任务，又要完成本院系方方面面的工作任务。微观来讲就是具体参与和组织涉及教师的一些工作如教学计划、教学实验大纲、教学任务、教师课表、教学日历、调停课、专业/公共考试、教师试卷收集和归档、教师工作量统计、课堂教学评估等；参与并组织涉及学生的一些工作如专业分流、新生注册、选课、教材征订发放、学生试卷收集归档、补考/重修、大学英语四/六级考试、计算机等级考试、期末成绩、学籍异动、学籍档案、学生获奖材料、学生处分材料、毕业资格审查、毕业生电子学籍、毕业论文整理归档、毕业重修、毕业生质量调查、毕业证书/学位证书发放、实习生工作体验座谈记录等。但是，长期以来，大家往往对教学秘书工作没有给以正确的认识和评价，轻视教学秘书在教学管理中的作用，认识不到优质的管理也能出质量，出效益。

（二）队伍不稳定。教学秘书岗位平时工作任务重、责任和难度大这是不争的事实，学校在很多方面也给与了相当的重视。然而，还是有个别教学秘书工作热情任然不高，加之压力大，精神负担重，心理失衡，不安心教学秘书岗位，离岗、转岗、换岗时有发生，教学秘书队伍呈现不稳定状态。

（三）工作呈现被动服务状态。教学秘书服务在教学第一

线，工作千头万绪，看似平常，其实十分繁重而细致，他们常常陷于各种具体事务的纠缠之中，精神长期紧绷，稍有疏忽，还会出现教学事故。如果工作付出得不到认可，主动积极性得不到保护，弦紧则断，就可能走向另一端，要么工作懒散，要么换岗。这是目前个别教学秘书工作热情不高，呈现被动服务状态的主要原因。比如：个别教学秘书在日常管理工作中，表现为事情来了能推就推，能拖就拖，能踢就踢，除非有些工作再不做会影响整体工作推进了不得已才去完成，工作状态忙乱而被动。

（四）工作尚缺科学管理意识和创新精神。由于个别同志思想上认识不到位，在实际工作中不主动去研究工作和去思考工作，时时处于无科学管理意识状态，加之个别同志本身就缺乏科学管理意识，做事分不清轻重缓急，理不出头绪，找不到重点，没有预见性和超前性，工作就更加一堆乱麻。这种状态除了缺乏科学管理意识以外，还缺乏服务创新精神，常常依靠一些常规方法和过去经验，不去寻求新的工作思路，不去掌握新的工作手段，不去创造性地开展工作。

二、对策

教学管理工作是一个神圣的事业，从事这个工作的人员应该具有良好的政治思想素质和高尚的职业道德情操，不仅如此，还要有高度的责任感和强烈的事业心。在教学管理中，教学秘书要认真贯彻落实党的教育方针，爱岗敬业，无私奉献，淡泊名利，兢兢业业，任劳任怨，全心全意为党的教育事业服务。有了这个基础，就从思想根本上解决了认识问题，再加之辅助于激励机制，一定能激发教学秘书们工作的主动性和积极性，为稳定好队伍和完成好这项特殊、艰苦、具有挑战性的工作任务打下坚实基础。

（一）提高待遇，稳定队伍。教学管理需要多个部门配合，教学秘书需要得到各级领导从日常工作、学习和生活上关心关怀，无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面，还是在教学管理、科学研究等问题上，都要建立相应的激励机制，通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时，在教学管理活动中，还必须要充分肯定教学秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书，学校要在适当的时候，给以一定的奖励和鼓励。目前教学秘书队伍不稳定，一是工作任务确实较为繁杂，二是与待遇不尽对等，要解决这个问题除了从思想上给以引导以外，就是学校要真正重视这个岗位，从行政上，从荣誉上，从收入上直接提高他们的待遇。思想通了，待遇基本跟上了，真正做到奖勤罚懒了，人员就会留下来，之后才谈得上工作和管理上的可持续性。不然，人员流动频繁，走一批来一批，时时都是管理新手，就会直接影响学校整体教学工作推进进而影响学校管理质量，降低学校教学管理水平。

（二）实现科学管理。高校教学管理要实现科学化管理，从事这项工作的人员也就是这支队伍最关键。而学校要真正做到重视这项工作，实现管理的科学化，首先就是要重视这支队伍，而重视这支队伍首先就是要提高他们的业务素质和业务能力，更新他们的现代教育观念，增强他们在教学管理中处理复杂问题的应对能力。要做到这样，一是可以组织内部培训，二是可以送出去学习和交流进修，提高他们的管理水平。同时，教学秘书自身也应该在工作实践中不断地学习，不断地摸索，不断地总结经验，提高自己的管理能力。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，其主要目的是维持正常的教学程序、保证教学任务的顺利完成。在日常的教学管理工作中，要管出质量，管出效果，就一定要注重科学管理和管理的科学性，要认真研究高等教育教学管理的规律，继承地取舍传统的教学管理理念和模式，科学地使用现代管理方法和手段去为教学管理服务。同时，每位教学秘书还必须养成要完成这个艰巨工作必须养成的良好的工作习惯，那就是在任何时候做任何一件事情前，首先要理清工作思路，找出工作关键点，分清轻重缓急再动手的好习惯，同时事情完成后还要做好工作细节记录，做好资料归档等后续工作，让管理工作科学而有序地向前推进。endprint

（1）常规工作超前计划。要做好管理的科学性，就必须注重工作的超前考虑。杜绝工作没有前瞻性和预见性，杜绝工作的随意性，杜绝工作既无原则，又无计划，干到哪黑就到哪歇。同时克服工作不下深水，不认真研究工作规律，日常管理工作的处理总是跟着感觉走的惰性习惯。教学工作大多都必须在动手之前就准备就绪，讲究效率，不做无效劳动，不做重复劳动。比如：期末结束前就必须把下期的教学任务做完，把教师排定，把教材征订好，假期中老师才可以提前备好课，才好准备下期上课的资料，学生也才可以做好下期的学习计划。这类似的工作一旦不提前考虑就会带来后续的诸多麻烦，有些还会造成教学事故。（2）抓好关键环节。在日常的管理工作中尤其在安排教学任务时，一定要统筹兼顾、反复核对、仔细检查，假如某个环节稍有疏忽，就会造成教学混乱，严重影响教学秩序。所以，要实现教学工作的科学管理，除了思想上的问题外，除了需要一定的工作经验和技巧外，抓好一些关键环节也是至关重要的。（3）突击任务讲究技巧。教学管理有其内在规律和周期性。一般一学期有开学准备阶段、开学阶段、稳定教学阶段、过程管理阶段以及期末考试阶段。周而复始，期期如此。有些工作需要理出轻重缓急，有些工作需要突击加班，有些工作需要巧干加实干。一般来说，急紧的工作在开学做任务计划时就要有所考虑，就要有安排和分工，最好提前做成计划书或电子文件以免到时手忙脚乱甚至忙中出错。比如期末考试，开学时将其列为工作重点，考试安排前一周时要对领导、教师、教室、时间、水电、多媒体使用情况、录音磁带等摸底检查一次，考务安排及考务工作才能确保顺利进行。这个提前摸底，可以提前有计划地轻松地完成，这就是技巧，缺省了这一步还真就不行。

（三）淡泊名利主动热情为师生服务。主动热情为师生服务就是把工作做得人性化一些，解决问题时不要死搬教条，僵化呆板，而是要根据具体事件和实际情况作出具体分析并采取灵活相应的措施。工作中，想老师所想，急学生所急，随时准备为师生提供帮助和服务，同时，还要善于听取大家意见，求同存异，善于协调各方面关系，养成尊重他人的良好习惯，在日常管理中主动承担责任，对待师生态度和蔼，对待工作不推诿，不踢皮球。

教学秘书工作归根到底就是个服务工作，就是为教学为师生服务，因此，我们要把这项服务工作当成一项事业，当成我们的天职。永远把服务和奉献放在第一位，把待遇和荣誉放在第二位，热爱这种服务，热爱这个岗位，俯下身子，扎实工作，不断探索，为高等教育事业的改革和发展奉献自己的才智。

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