航运企业档案管理实例分析

杨洁文

航海业是反映国家综合实力的重要产业，近年来随着我国科技的不断进步，经济的迅猛发展，也带动了航运业的迅猛发展，我国航运业正以自己独有的姿态，在国际舞台上掌握着更多的话语权。通过航运史我们看到，中国的航运业在经历了被世界影响和改变的过程后，正在影响和改变着世界，航运企业档案对航运企业的发展有着不容忽视的作用。在当前国际经济环境严峻复杂和国内经济增长总体放缓的情况下，航运企业要度过“低潮期”需要进一步培育和保持自身的核心竞争力，航运企业的档案管理也需要相应调整和创新，运用科学的原则和方法管理档案，为企业查证、参考、咨询、决策等提供更优质的服务。

一、个案分析

某企业是一家以航运为主业的跨地区、跨国、跨行业、跨所有制经营的特大型综合性企业集团。主营集装箱、油品、散货、旅客等运输业务。境外下属公司、代理、代表处超过100家，业务范围已覆盖全球100多个国家和地区。在推进企业转型发展的过程中，该航运企业重新制订和完善了档案管理规范，建立了多全宗平台的档案管理系统，使企业档案管理水平总体得到了进一步提升。目前该企业在上海地区的档案管理采用属地化模式，即总部及上海地区各公司档案委托其上海一家一级子公司的档案管理中心进行管理。

（一）档案管理中心职责

该档案管理中心作为属地化档案管理机构，主要职责包括：

1.认真贯彻落实《档案法》和该集团有关规定，负责制订本公司档案工作规章制度、做好档案工作规划和总结；

2.负责该企业集团总部机关及本公司各类档案的管理工作；

3.负责集团上海地区各一级公司委托的档案管理工作。根据该企业档案委托管理收费办法实行有偿服务；

4.负责对本公司及基层各单位档案的监督、检查和指导工作；

5.负责集团及本公司档案管理系统建设。整合档案资源、做好档案开发利用工作。根据上级档案馆关于档案移交的有关规定，定期移交永久性保管档案；

6.负责档案防护工作，确保档案安全。会同有关单位和部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，并予妥善处理；

7.负责本公司专、兼职档案人员参加业务培训工作。

（二）档案管理新做法

从上述企业概况和档案管理中心的工作职责可以看出，企业在档案管理方面采用了以下新的做法：

1.企业档案管理范围扩大：一级子公司的档案管理中心管理范围从本企业扩大至上海区域。该集团下属上海地区各一级公司的档案资源最后都汇总到档案管理中心，便于总部对档案进行集中管理。档案管理中心的业务量增大，软硬件的要求也相应提高。

2.设立有偿服务制：区域内的其他一级子公司委托档案中心管理档案，须根据档案数量和保管时间缴纳费用。这一制度使档案管理中心从一个完全依靠企业拨款的部门，转型为向企业提交利润的部门，更符合市场经济条件下的企业运营法则。

3.建立档案管理系统：该集团建立了一套多全宗档案管理系统，包含了集团总部以及下属四个试点公司。系统的建立使得企业档案管理更加有效、集中、统一，系统管理下的档案整理还改革了传统组卷模式，全面实行“一文一件”归档法和企业档案“十大类”分类法，更好地贯彻落实国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》精神。

二、企业档案管理新特点

企业档案管理在新形势下的任务，是要与现代企业制度不断相适应，不断求发展，更好地为企业管理各项工作服务。笔者从上述个案以及相关调查发现，当前企业档案管理在总体上表现出以下新特点：

（一）企业档案管理的自主性。企业在经营活动中主体地位的确定，相应决定了企业在档案管理工作中的自主性。企业档案工作不完全按照政府或档案行政管理部门的统一要求进行，这一倾向在民营企业中表现尤为明显。

（二）企业档案管理模式的多元性。由于企业所有制、规模、技术水平等差异，企业档案管理的观念与方式上明显表现出个性化特征，打破了传统体制下千企一面的管理模式。

（三）企业建档领域的动态性。传统体制下企业生产活动相对稳定，企业档案的内容构成基本上多年不变。现代企业制度的建立及市场竞争机制的形成，企业建档领域不断扩大，如企业董事会档案、资产管理档案、知识产权档案、人力资源管理档案等，明显表现出动态性特征。

（四）信息技术应用的广泛性。企业信息化促进了档案管理信息化，信息技术在企业档案管理中的应用无论是在广度还是深度上，都呈现明显的加快趋势，在大型企业中的表现尤为明显。

（五）重视档案工作的效益性。企业经营的自主性、营利性强化了档案工作的成本、效益观念。从整体上看，企业档案工作的规模与企业需求间是动态平衡关系，而这一动态平衡的基础是档案工作成本与效益的平衡。

三、提高航运企业档案管理水平的几点建议

针对上述企业档案管理新特点，本文对提高企业档案管理水平提出以下建议：

（一）建设集中统一的档案管理部门，加强企业档案资源整合利用。

1.大型企业将分散的档案部门撤销合并，在一定区域内形成一个专业档案管理部门，有利于统一管理和降低成本。

大型企业档案管理通常是由各个分公司自己负责本公司的档案。档案管理各自为政、水平参差不齐。建立统一的档案管理部门，可以有效地防止这些情况发生，有利于集团自上而下形成标准化的档案管理体系。而各个分公司也可以降低企业的人力和办公成本，减轻工作负担。

2.大型企业档案集中管理模式有利于档案资源的开发和利用。

大型企业档案集中管理模式，使得档案收集内容变得广泛，类型多样化。区域内的跨分公司档案资源整合，减少了从底层收集的环节，更好地保证了档案资源的完整性，也有助于档案资源的开发和利用。

（二）建设与企业规模相适应的档案管理系统，发挥信息化手段优势。endprint

1.选择合适的系统建设方案

要根据企业自身的规模、组织架构、资金、硬件配置等情况，选择合适的系统建设方案。系统建设的模式通常有两种：分布式系统建设和集中式系统建设。

（1）分布式系统建设：代表企业上海建工集团。在总公司部署一套档案管理系统，通过内网来管理总部档案数据。下属一级分公司独立部署各自档案系统。总部和分公司各自互不干涉。此外，在总部再设置一个集中式档案目录中心。目录中心能够通过Web Service 接口或数据导入，收集总部及下属一级公司数据，整合数据资源，最终提供整个集团的查询利用服务。

（2）集中式系统建设：代表企业中国海运、 国家电网。在总部采用“物理集中、逻辑分离”的数据存储策略，部署一套多全宗的管理系统。下属分公司不再专门部署系统，而是通过专网统一登录总部的档案系统进入自己公司全宗进行档案管理。下属公司只能管理和查看本公司的档案数据及开放档案数据，跨权限的档案查看需由公司进行审批。总部与下属单位在一个档案系统中实现管理与共享。

2.实现档案管理系统与专业系统的数据对接

要充分发挥档案管理系统的作用，必须对前期生成的文件进行管控。企业文件形成于生产活动的各个方面，要使档案系统能够发挥信息化管理的作用，必须实现档案系统与专业系统的数据对接。如，将OA系统中办结的文件通过数据接口，传输到档案系统内进行收集、整理、归档。档案系统作为文件办结后的归宿不仅仅是被动地接受，而是能够对OA生成的文件提出要求，使文件在生成之初就能符合归档要求，实现，档案系统对文件的前端控制。档案系统与财务系统以及业务系统的对接，不仅便于档案的收集完整性，拓展档案的业务能力和多样性，更让档案与公司的主营业务工作紧紧联系在一起，渗入到企业工作的核心体系中。

3.纸质档案的数字化

对于企业以往形成的纸质档案进行整理，数字化是主要手段。数字化使企业传统纸质档案摆脱了地理位置的束缚，有利于档案信息的利用和编研，更好地服务于企业的建设和发展。在实际工作当中，应作好统筹规划，对企业“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争做到数字化的企业档案应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

（三）档案服务品牌意识建设

品牌是无形资产，品牌建设是企业发展的动力。企业有自己的品牌，但企业档案工作因多在企业内部，为所在企业服务，从而忽视了档案服务品牌的建立。企业档案工作作为一项服务性工作，也应当有品牌建设。企业档案服务品牌的建立，可以从服务理念、硬件设施和专业人员三方面入手。

1.服务理念：企业是档案部门的最大而且唯一的“顾客”。档案部门面对企业各个部门和员工，应该考虑企业的整体利益，建立以企业为中心的观念，将“以顾客为中心”作为一条红线，贯穿于档案管理的整个过程。

2.服务设施：要树立起档案服务的品牌，档案库房管理硬件设施必须严格按照国家标准，库房的规格、温湿度控制、“八防”措施等是否完善都影响到档案的安全保管；利用网络将档案服务便及企业的各个角落，数据库及软件建设将为档案服务提供便利。

3.专业人员：档案人员的专业素质直接体现在档案工作的各个环节。应让档案人员了解企业文化和发展愿景，激发档案员工对自己岗位的热爱，将实现个人价值与企业目标结合在一起。应加强对档案人员的专业技术能力，定时参加岗位培训，培养一批有高度的工作责任感、良好的职业道德、具备扎实档案管理理论知识和运用现代化科技手段能力的档案人才。

中国航运业在世界航运经济大的背景下既有着机遇，又面临着挑战。随着中国经济实力的不断提高，中国正在向世界强国迈进，中国航运对世界航运经济的影响越来越大，中国航运史的作用也越来越重要。航运企业的档案管理在新形势下，抓住发展机遇，以资源整合、信息化技术以及专业的品牌建设为抓手，建设适应航运公司业务特点的规范化、科学化的档案体系、更有效地服务航运企业的发展，为中国航运业的腾飞夯实基础，蓄力起航。endprint