数字环境下的档案建设及其信息服务

文/广州城市用电服务有限公司 张健敏

在数字时代或者说在大数据时代，随着档案资料数量的不断增加，形式的日益丰富，如何在有效管理的基础上构建一个适应数字环境的数字档案馆（室）逐渐成为档案馆（室）的发展方向。符合新时代要求的新型档案馆（室），不仅是对传统档案馆（室）的一次升级，更是实现档案工作现代化的一项迫切任务和重要内容。2013年年底召开的全国档案局长馆长会议提出了2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的指标，其目的在于强力推动档案数字化工作，扎实推进数字档案馆（室）建设。满足社会对档案的管理、使用需求是档案工作的根本目标。而在数字环境下，随着计算机、网络等现代信息技术手段的引入，档案工作正是通过不断的信息化以求最大限度地满足社会对档案保管、利用等不同的需求，也尽可能地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。换句话说，档案信息化的实质是运用信息网络手段对传统的档案业务进行改进，使传统档案工作逐步向网络环境的迁移，不断适应在数字环境下各类档案活动的发展变化。

从我国数字档案馆（室）建设的基本情况看，自2002年以来，国家档案局先后发布了一系列相关文件，稳步推进数字档案馆（室）的管理工作。全面开展创新实践工作，数字档案馆（室）建设被列入各级政府的工作规划中；数字档案馆（室）基础设施的建设在不断加强；数字化信息服务工作日益深入开展；各类档案数据库资源不断完善。

然而，由于我国在国家层面上的有关指导性文件和相关的标准化规范出台具有滞后性，档案信息化标准体系以及数字档案馆（室）建设标准体系尚不健全；在某些地方对数字档案（馆）室建设工作的内容不了解，存在认识偏差，而且缺乏相关的项目管理经验，不合理的实施方案与资金分配结构，相关功能定位不准确，系统体系建设水平低下等问题导致国家对数字档案馆（室）建设的宏观管理不够到位。

其次，各个地区的电子文件管理以及数字档案馆（室）的建设水平参差不齐；数字档案资源还主要来源于对存量档案的数字化；数字档案资源利用率不高，缺乏综合性的数据收集与整合体系；相关的有效体制尚未建立，有关科研技术尚不够深入；关于电子档案的真实性、完整性、保存期限、可靠利用以及高效利用问题尚未得到很好的解决，以上种种都显示出我国数据档案馆（室）的统筹发展工作还不到位。

再次，对于数字档案馆（室）的安全防范工作也存在着漏洞。一些单位的档案部门将涉密和非涉密的档案信息混合管理，未对之进行有效的监管，存在着不同程度的降密使用以及涉密的风险；对信息利用者的审查监测不到位，相关登记制度不完善，存在着数字档案被盗用滥用的情况和风险。

最后，相关的档案工作队伍建设存在缺陷，常常忽视了引进和培养专业性的人才的重要性，因此出现数字档案馆（室）服务水平不高，建设水平滞后等现象。

当前，已经进入了大数据时代的我们，随着信息技术的高速发展和互联网信息的飞速传播，人民的工作、学习和生活等都受到了信息化、数字化和网络化的影响。为了更好地适应科技发展，档案工作必须不断地更新它的内容和手段。数字档案馆（室）建设的全面推进迫在眉睫。在档案的传统载体形态逐步向数字形态过渡的情况下，档案管理和利用工作也逐步电子化，传统的档案馆（室）只有随之逐步向数字档案馆（室）转变，才更能适应档案环境的新变化，从而更好地在档案工作方面开拓新局面。

为了实现好建设以数字资源为基础，以安全管理为保障，以远程利用为目标的数字档案馆（室）体系，在各级各类的档案馆（室）能够有效地对电子文件进行归档和管理并能够按照规定及时移交，对馆藏传统载体档案进行数字化，实现馆藏档案的数字化利用和互联网利用以及对馆藏电子档案的安全保存和长期可利用的目标，我们应着力做好以下几方面的工作：

第一，着力推进传统载体档案的数字化，使之与“存量数字化”要求相符合。通过把现有的纸质档案、录音录像档案等传统载体的档案进行数字化，逐步推动档案馆（室）的转型升级。对档案数字化工作进行整体规划，综合考虑人员、技术、经费、设备、安全、管理等各方面的因素。优先实现利用率高、需求量大以及不涉密档案的数字化工作，踏踏实实地逐步完成全部数字化工作。在人员任用方面，合理调配不同知识技能的专业技术人员，提高他们的工作效率以促进数字化速度的提升。在安全管理方面，不仅要注重对档案实体的安全管理，还要注意档案数据的安全。通过引进技术、升级设备，确保档案数据利用和管理的安全。

第二，全方位开展原生电子文件的归档、接收工作，使之符合“增量电子化”的要求。由于现在大部分办公都已经实现了自动化，大多数档案文件都属于电子文件，针对这部分电子档案应及时地进行整理，归档保存，并做到及时进行备份保存。尽可能做到从一开始就做好电子档案的管理工作，避免日后重复整理，加大不必要的工作量。

第三，不断加强数字档案馆（室）的硬件、软件建设，使之与《数字档案馆建设指南》的要求相适应。作为数据档案馆（室）基础和前提的硬件和软件建设工作还需要大力加强。着力完善与档案信息化程度相匹配的档案基础设施建设，不断推进硬件设备建设和软件设施协调发展，使之能更充分地满足数字档案馆（室）的建设要求。

第四，提升整体数字档案馆（室）的抗风险能力，使之满足“安全第一”的要求。随着信息技术日益发展，信息安全问题日益显著。数据档案馆（室）工作应该重视数字档案的安全问题，严格按照国家有关的标准和规范，建立起安全保障体系，通过各种不同的手段，完善基础设施建设、制度安全保障以及不断提高相关的安全技术水平，从而保障数字档案的信息安全。

数字档案馆（室）的建设极大地推动着档案管理工作的数字化、网络化、信息化。在数字环境下的档案建设，不仅要逐步升级档案信息服务的软硬件设施，不断强化数字档案的收集归档管理，重视对档案信息管理人员相应技术与技能的提高，以及采取强而有力的安全措施对数字环境下的档案信息进行保密，从而逐步完善档案信息服务。

数字档案馆（室）有其独特的形式，因此其对档案管理及信息服务方式产生了一系列的影响，具体体现在：

一方面，它改变着档案管理者的观念。在传统意义上，档案馆（室）主要是作为档案信息资源的重要保存场所，也可以说是重要的档案查询处。随着社会步入信息时代，人们对档案馆（室）的作用有了新的定义。第一，数字档案馆（室）由于其具备着网络运行环境这一知识经济的条件，使得档案信息资料成为了当今社会生活中知识经济基础的信息资源的有机组成部分。第二，数字档案馆（室）通过充分发挥它的信息优势，用多种语言文字向世界宣扬着中国文化，传播着中国的信息，逐渐成为了传播中国文化的一种重要途径。第三，随着其信息化水平的日益提升，各类档案信息资料得以完善，由于其具有信息完整、可靠以及综合分析能力较强等优势，为领导机构进行有效决策、管理、政务公开等提供有力的支持。第四，数字档案馆（室）中的信息资源有着及时、准确、系统性的优点，为科学研究和知识普及等提供着智能化的服务。总而言之，数字环境下的档案馆（室）不仅要求提高档案管理及信息服务方式地位，还要提高档案管理者对它的重视程度。

另一方面，它对档案信息管理的服务方式和信息资源保护提出了新要求。第一，数字环境下的档案馆（室）要改变传统中的以管理者为中心，而以利用者为中心；而且因其置身于数据环境中，其所提供的信息内容以及形式和载体类型也应相应地更为丰富和多样化；此外，馆藏模式要从传统的收藏和手工信息服务逐步转变为智能化信息检索和现代化服务手段来进行相关的信息服务。第二，传统的档案数据库建设只是对某一类型的档案文献信息库进行编辑和整理，而数字档案馆（室）则要求各数据库之间互相联网，从而实现信息资源的共享；此外，应做到从档案信息的搜集、整理到管理和提供服务的过程中都充分利用好现代信息技术手段，通过对档案信息资源的合理开发和有效利用，推动数字档案馆（室）不断向前发展。第三，我国现有的档案管理人员专业素质水平还不太高，要实现档案信息服务水平的提高，就要求重视对档案工作人才队伍的建设。

要在数字环境下逐步完善档案信息服务，应努力做好以下几个方面：

首先，改变传统观念，顺应数字档案管理工作发展的趋势。树立好这样的思想观念：数字档案馆（室）建设是电子政务发展的必然要求，是国家档案事业的基本要求，是政务信息资源共享的重要工具，是节约行政成本的重要保证。

其次，完善数字档案信息资源的应用管理系统。结合实际制定相应的标准体系，按照有关标准要求，对相关硬件设备进行合理改造，做好合理的规划和部署，不断加强对数字档案管理的软件及应用系统的开发，建立起完整的配套安全体系，加强各种安全管理制度的制定和完善。

最后，大力加强档案工作人员的培养工作，并把人才队伍建设放到战略位置上，采用多种措施，全面提升其专业素质水平。为适应好数字环境下的档案工作，档案工作人员不仅要掌握相关的专业知识，还要不断学习和掌握相关软件的使用技术，要加强对档案工作的理论学习，从而使指导技术、方式、手段等各方面得以提升，以此实现档案信息服务方式的变革。

信息服务作为数字档案馆（室）建设的重要组成部分，其服务质量的好坏会直接影响到档案信息使用者的满意程度和档案信息资源价值的实现和功能发挥，同时也是用来衡量数字档案馆（室）建设水平高低的一个重要标志。数字化与信息化作为档案工作现代化的两个重要方面，不容忽视，缺一不可。只有合理地统筹安排好这两方面的工作，才能更好地推动档案事业的进程。

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