10KV配网工程档案管理工作的探析

文/广东电网公司茂名供电局 张玉梅

一、前言

10KV配网工程是国家电网建设的一部分，是农村电网改造的主要组成部分，10KV配网工程档案真实地记录了配电网建设项目从立项到验收竣工的全过程，做好它的管理工作可以为相关工程的施工积累丰富的管理经验。也为该配电工程在投入运行的时候如果出现事故时追究事故的原因以及以后的工程改造提供了重要的依据。做好档案的管理工作可以为电网的维护、检修、提供有用的资料，也是国家加大对农村电网投入的重要的文字资料。

二、10KV配网工程档案的内容

配网工程建设由于受投资大、建设周期较长等特点影响，档案不仅数量大而且种类繁多，由于10KV配网工程建设与改造项目的施工周期往往较短，而且多个项目同时施工的现象也比较多，施工地点分散等原因，所以资料收集较为困难，要求档案管理者要具有较强的责任心。要认真了解工程的进度，完整收集体现了配网工程建设中各类有价值的的文字、合同资料。10KV配网工程的资料按照不同的施工阶段可以分为以下几个点收集整理。（如图1）

三、10KV配网工程建设档案工作的原则及管理中遇到的问题

工程建设是10KV配网工程档案工作的出发点与终点，档案管理工作随着工程建设的展开而开始又随着建设项目的结束而终结。它是工程建设顺利进行的有力保证，专业性与服务性是它的主要特征。也是对工程进行科学管理的一项重要的技术保障。

（一）对工程档案实行统一管理

由于10KV配网工程的施工现场经常处于乡镇，施工的线路较多，一个施工单位负责一条线路的施工，单条线路的施工时间比较短，但是施工的总体时间较长，由于施工中涉及的施工单位较多，所以施工中涉及的文件数目管理的档案的数量也会较多。需要档案管理人员在工作中以严谨、认真的工作精神收集工程建设过程中产生的文件，确保能够全面、准确的收集工程文件，并对收集到的文件按照集中的原则进行统一管理，按照档案管理工作办法，对收集到的文件进行精确地分类，为工程建设部门能够有效地运用相关材料提供有力保证。

（二）档案管理过程中遇到的问题

随着经济的发展，管理体制的健全对施工单位的档案管理工作的要求也越来越高，但是由于10kv配电网工程建设项目的资金投入并不高，施工建设的施工周期也不长，参与施工建设的施工单位的素质也不高，对档案管理的重要性认识不足，对施工建设产生的文件没有进行有效地管理，施工监理部门也忽视了对施工单位的档案管理工作进行监督。致使工程竣工及验收工作受到影响。

四、对10KV配网工程建设档案进行有效的管理

10KV配网的建设关系到地方的经济发展进程与居民生活质量的提高，是实现社会经济持续、稳定、协调发展的必要条件，随着国家对农村配电工程建设的关注，这方面的工程建设与改造会越来越多，要加强对施工工程建设的管理，建设出高质量的惠民工程就要重视10KV配网工程档案的管理，做好这方面的工作做好以下几点：

（一）建立专门的工作小组，对施工单位的档案管理工作进行监督

要从全局的角度出发综合协调档案管理工作，通过建立专门的领导工作小组。对档案管理工作进行统一调度及协调安排完善档案管理制度，并把制度的实施落实到个人，实行领导责任制由领导主抓施工档案管理工作，明确工程建设档案的管理标准，建立健全相关制度，并且监督相关单位的执行情况，发现问题及时纠正。

（二）要从整体的角度进行档案的管理

档案管理工作的最终目的是为施工工程服务，为确保工程的顺利实施，就需要从这个角度去解决档案管理问题、加强档案管理建设，要及时、完整的把工程施工从准备阶段到施工验收阶段的资料集中到一起。并且把这些资料精心整理、汇编。为这些资料能够为项目竣工验收以及今后的电网检修与改造中发挥积极的作用。

表1 配网工程档案主要资料收集类目

（三）加强对档案人员的培训，提高档案管理人员的素质

目前施工单位的档案管理人员都是由施工人员兼职，这些人员没有经过专门的培训对档案管理工作方面的业务并不熟悉及了解且不能胜任目前档案管理工作的要求，想要实现档案管理的科学化与专业化必须提高档案管理人员的素质，对档案管理人员实行持证上岗制度，在上岗前要主动参加相关部门组织的业务培训，并且经过考核合格后颁发资格证书，才可以持证上岗，上岗后还要参加相关的业务培训，不断更新知识适应档案管理工作发展的需要，并且能够把所学的知识灵活的运用到生产实践中，及时与相关单位或者部门进行沟通、传达档案管理的要求及办法及时收集整理施工材料，使档案管理工作有序进行，提升档案管理效率提高档案管理水平。

（四）建立健全规章制度实行规范化管理

想要做好档案管理工作就要从项目立项之初抓起，在项目立项的时候就做好档案管理的布置、准备工作，落实档案管理设备的添置、管理档案的工作人员以及库房建设等问题，并且提出档案管理方面的具体要求，为档案管理打下良好的基础。为实现档案管理的科学化与规范化需要对档案管理制度进行改革，制定严谨、完善的档案管理制度。第一，明确项目归档文件的具体范围、施工项目档案的分类标准，并且把这个标准下发到各个施工建设单位，以此为标准开展工程档案管理工作。第二，尽早介入档案收集整理工作，要根据档案管理工作的特点，在工程立项的时候就要积极主动地与工程建设单位协商、沟通，将档案管理的要求与目标以及档案管理的重要性准确、详细的传达给施工单位，引起施工单位的重视，从而保证施工工程档案管理工作的顺利进行。第三，加强对工程档案管理工作的监督机制。负责施工工程质量监督的监理工程师不仅要检验、监督施工工程质量问题，同时也要检查施工单位的档案管理是否合格，是否将工程立项之初到当前施工进程中形成的文件与合同等材料进行完整、准确地收集，以督促施工单位认真对待与完成档案管理工作，为施工验收结算提供有力的依据。

（五）扩大文件收集范围，重视电子文件的整理、收集

应加强对档案管理人员的应用程序操作的培训，使档案管理人员能够熟练使用电子办公软件在档案管理中可以把施工工程中产生的图纸、合同、以及相关材料、文件目录等资料转化成电子档案的形式保存，为施工人员使用相关材料带来方便。实现工作方式的转变。由过去的整理、保存纸质的文本材料转化为用网络技术收集、整理电子材料，资料的使用、整理、归档与分类都可以在网上进行，方便的人们对资料的利用与管理，便于工程信息的交流，有利于先进的技术成果的推广，加快了信息的流通。

（六）严格执行档案管理制度

不随意修改、伪造工程施工资料。档案管理人员要具有高度的责任心，遵守职业道德，要严格按照规章制度办事，收集能够真实地反映配网工程施工建设的过程以及结果的文件资料，确保收集的资料没有经过擅自修改或者是伪造的虚假文件，或是事后补充的文件。保证文件的合法性。

五、结语

10KV配网工程的档案管理工作，是10KV配网工程施工必不可少的一部分，为工程的建设、施工的顺利进行发挥着重要的作用，想要在工程施工中充分的发挥档案管理工作的作用，就要对档案室科学、规范有效的管理，不断的提升档案管理的水平，把先进的档案管理手段引入到项目建设档案资料的管理中，改变过去落后的管理方法与手段，加快档案管理工作的信息化进程，提高档案的利用效率使档案管理工作能够更好地为工程施工建设服务，为电网在今后的运行工作打好坚实的基础。

[1]诸葛絮.应加强配电网建设工程项目档案的管理.浙江档案2010(12).

[2]励文雅.浅析电力工程档案管理新思路[J].城市建设理论研究2011(17).