基于SWOT分析法的农民工档案信息化建设

文/贵州民族大学国有资产管理处 刘自庆

农民工为我国现代化和城镇化发展做出了较大的贡献，然而其档案管理工作目前还没有得到应有的重视。“农民工档案管理工作滞后会影响农村劳动力资源的进一步开发，也使农民工合法权益存在被侵犯的隐患”。①本文利用SWOT分析法，对与农民工档案管理密切相关的因素进行优势、劣势、机会和威胁分析，从中得出一些结论，为规范农民工档案管理、提高农民工档案信息利用效果，保护农民工的合法权益提供参考与借鉴。

一、识别SWOT的关键因素

农民工档案信息化建设的关键因素比较复杂，主要包括农民工内部分化职业类别多、信息很丰富、农民工管理工作复杂、管理部门缺乏沟通、农民工管理内容富有动态性等几个方面的问题。

（一）农民工档案管理信息化复杂

1.农民工职业类别多，信息丰富。农民工群体并不是铁板一块，而是内部分化明显，职业门类众多，大多在建筑业、制造业、服务业、环卫业等行业工作。农民工工作地点的变化性大，个人所从事的职业类别变动不居，这样造成农民工的档案信息异常丰富和复杂。

2.农民工档案管理工作复杂，管理部门缺乏沟通。目前，各地关于农民工档案管理工作复杂，发展水平也不相同。档案管理内容不一样，或侧重务工、社保档案，或侧重健康、医疗档案，重复建档、简单建档的现象普遍存在。②此外还存在建档部门互不沟通，档案资源很难实现共享，导致人力、物力和财力的极大浪费。

3.农民工档案管理内容富有动态性和变化性。农民工属于流动人口，由于没有城镇户口，职业变动较频繁，这些导致了农民工档案管理富有变化性和动态性的特点。

（二）农民工档案管理信息化关键因素识别

针对农民工档案信息化建设的复杂性，可以从以下两方面对其进行关键因素识别。一方面是硬件，包括技术支持、资金资助、人才培养等；另一方面是指软件建设，包括管理的制度环境、技术规范、管理机制和运行机制等。（见表1）

二、农民工档案信息化建设的SWOT分析

（一）优势

1.设备设施的优势。基础设施的完备与否是农民工档案信息化管理的前提条件。农民工档案管理部门可以借助城镇的人事档案管理器材和管理设备逐步实现数字化办公，如运用已具规模的城市市民人事档案管理网络设备为农民工档案管理信息化建设提供物质保障。

2.档案专业人才的丰富。全国近三十多所高校开设了档案学专业，其中有近三分之一的学校拥有档案学硕士点，这些高校为农民工档案信息化建设提供了高素质的专门人才。这是农民工档案信息化建设在人才和专业知识方面的优势。

3.档案业务管理的优势。由于城镇市民档案管理工作比较规范。城市市民关于档案信息化建设的机构设置、管理理念、管理程序、管理原则、管理方法、管理过程、管理实效等能为农民工档案信息化建设提供业务优势。

表1

（二）劣势

1.农民工内部构成复杂，组织分散增加了建档的难度。由于农民工数量庞大，国家统计局发布监测调查报告称，2012年我国农民工总量达到26261万人，比上年增加983万人。③这样庞大的人口数量增加了建档的难度。

2.农民工档案管理主体多样，影响了档案交接的难度。目前，农民工档案信息化建设工作引起了卫生部、农业部、国家档案局等部门的重视，但是还缺乏一个统一的管理部门。此外，各地的农民工档案建设模式都不一致，有的由档案部门负责、有的由农民工所在农村的行政部门负责，有的由农民工打工的城市行政部门负责，这样造成了分管农民工档案部门之间的沟通困难，增加了档案交接的难度。

3.农民工档案资源得不到有效的利用，缺乏信息化动力机制。尽管各个地方，各个部门尝试收集了农民工部分档案资料，但由于管理环节和管理部门较多，缺乏信息化的整合机制和动力机制，造成了农民工档案资源得不到合理配置和有效使用。

4.针对农民工情况的档案系统软件开发不够，缺乏共享性。虽然各个部门如卫生部门、劳动和社会保障部门、企业和社区等都在积极建立农民工的医疗档案、人生档案、民生档案和工作档案，但是这些档案信息缺乏整合，缺乏综合性的专门针对农民工群体的档案信息软件。由于各个部门所运用的档案管理软件不一致，造成了地区间、部门间农民工档案信息的分散、资源共享性较差。

5.缺乏先进的农民工档案管理理念。由于农民工档案管理工作起步较慢，对农民工档案管理多借助城镇现有的人事档案管理理念，缺乏针对农民工实际情况的管理模式和先进管理理念。

（三）机会

1.我国的信息化环境较好。目前我国在信息基础设施的建设方面加大了力度，无纸化办公系统的运用、电子政务的开通等为农民工档案信息化网络建设和数字化发展奠定了物质基础。此外，国家针对信息化服务而颁布的各种法律和制度也为农民工档案管理信息化提供良好的环境。

2.现代信息技术的发展和更新步伐加快。现代信息技术的快速发展，新技术的更新换代的时间越来越短，为档案信息化发展提供了良好的机会。计算机技术在档案的编目、资料的整理、信息的查询和共享方面提供了诸多便利。

3.档案管理信息化的制度规范越来越完备。我国制定了一系列的制度文本和政策方针来保护档案电子文件的安全，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等文件的颁布和实施。

（四）威胁

1.信息安全问题。信息时代，巨大而丰富的信息量、获取信息的快捷性为人们获得信息提供了便利，但同时由于互联网的发展，病毒的入侵成为可能，信息的安全性和风险性也成为我们要面对的一个重要问题。

2.农民工档案管理处于分割分散状态。农民工档案管理信息化的系统工程建设需要动员和协调各个地区、各个部门的工作，在信息的输入、储存、传递、变更等多个环节方面建立一个综合工程网络。

三、加快农民工档案信息化建设的对策

（一）利用对策

首先，充分利用政府对农民工问题的高度重视，鼓励和引导各个主体对农民工档案信息化问题予以重视。实施输出地农民工档案管理模式的地区要充分借助村级和县级人事档案管理设备设施为农民工档案管理信息化提供设备和技术平台。实施输入地农民工档案管理模式的地区要充分重视企业、社区以及政府各部门的力量，建立起统一的农民工档案信息交流网络。其次，要积极借助档案专业人才的力量，提高档案从业人员的素质。

（二）补充对策

要积极引进或研发一些功能完善的档案管理系统，充分发挥成熟技术的支撑作用，建立一种多元动态的数据管理系统。此外，要增强网络系统的安全性，打破区域分割，建立便利的农民工档案管理系统，便于用人单位和相关部门能高效方便地得到必需的信息。同时在资金的使用上，要积极采取措施，争取多方面的资金资助，为农民工档案管理信息化建设筹集到足够的资金。

（三）内部对策

从提高农民工档案管理信息化内部对策来看，主要是从制度创新角度实施农民工档案管理，打破原来的一些管理理念和管理思路，打破原来的人事档案管理的旧思想和旧框框，引进市场机制，充分认识自身的实际，制定适宜的信息化规划，健全内部管理机制，避免农民工档案管理的多头和分散状况，避免档案资源的闲置和浪费，建立健全的档案信息资源共享体系，实施农民工档案管理的分类体系，提高农民工档案的利用效率。

（四）外部对策

在外部对策方面主要是完善信息采集途径，拓广档案管理的信息化覆盖面。充分动员政府各部门和企业的力量，建立一个健全的档案管理体系和服务体系。在信息采集方面，争取外界多部门的帮助，形成一个快捷、合理、高效、完备的信息采集系统，使采集到的农民工信息尽可能完整和真实。政府和各行政部门完善网络硬件和设施，健全网络运行的制度环境和安全环境，消除信息安全隐患，提高处理和分辨信息的水平。

注释：

①宋秀英，刘旭东.市场经济条件下的农民工档案管理模式探讨[J].档案，2011（4）：51

②成杏丽.关于农民工档案范畴归属及其建设的思考[J].兰台世界，2009（13）：27

③人民网：http://politics.peop le.com.cn/n/2013/0527/c1001-21627249.html.