加强基建档案管理 促进优抚医院和谐发展

文/河北省复员军人医院 王楠

医疗改革逐步进入深水区，由于体制原因，各地优抚医院的发展滞后，程度不一，上下错位，尤其是在硬件建设方面差距更为明显，如基础建设方面，好在大部分医院已认识到了这个发展中遇到的瓶颈问题，它们在当地省民政厅和民政局的大力支持下，增加投入，加快了建设步伐。但是，随后也发现了一些问题，工程竣工后，部分基建档案出现了资料不完整、不规范现象，主要为合同日期要么没有填写，要么时间填写不一致，要么落款没有签名或签的潦草看不清楚，要么档案编号存在重复或没有编号等等问题，在一定程度上给基建档案归档带来了困难，如何避免出现上述问题，我认为应该从以下几方面加强：

一、存在的主要问题

我们在看到成绩和效益的同时，也要清醒的认识到优抚医院基建档案管理中存在的问题，存在起步晚，基础薄弱，整体水平较差，和社会大医院相比，相对滞后，就本系统内而言，各地对基建档案管理的认识也不相同，存在着差异，主要表现为：一是思想认识还不足。部分领导和管理档案的同志思想上存在着基建档案不重要，没什么加强管理的必要性，这种观念严重束缚着业务工作的开展，在很大程度上阻碍了工作的开展，势必给基建档案管理造成严重影响。二是制度不够完善。目前，部分单位基建档案管理制度尚未健全，即使有，也不规范，造成了基建档案的收集和存放散、乱、无序、不规范等。三是资金投入少。部分单位对档案管理存在认识误区，感觉把档案放在规定的地方就行了，缺少资金投入，有的档案室连铁皮柜、打印机、复印机、扫描仪、灭火器、吸尘器、防紫外线灯、温湿度表等基本设备都没有，势必造成档案发展滞后。四是档案管理人员不稳定。档案室的工作环境艰苦，工作乏味，生活待遇较低，吸引人才不易，保留人才则更难。近年来，各医院从多方面采取了一些办法，创造条件吸引人才，在一定程度上有所好转，但问题尚未得到根本解决，仍严重地影响着优抚医院工作的发展。五是宣传力度不够。各优抚医院在基建档案管理中虽然做了一定的宣传工作，但宣传力度不够，内涵和外延的宣传要进一步加大和加强。

二、采取的有效措施

一是加强自身建设。面对当前竞争激烈的医疗市场，各优抚医院要想加强基建档案管理，必须加强组织建设、思想建设、业务学习建设和硬件建设，强化管理手段，只有这样，才能使工作落到实处，使基建档案管理工作充满生机和活力。

二是争取领导支持。基建档案一直是档案管理工作中的难点之一，进展比较缓慢，除基础薄弱、保管水平差、涉及面繁多等原因外，其根本在于多数院领导缺乏应有的档案意识，不了解，不重视，不过问，使基建档案管理长期处于被忽视的尴尬境地。为此，为便于工作的快速开展，应该多组织院领导和档案管理员就档案重要性、整理方法、归档范围、立卷标准等进行专项业务培训，树立档案管理意识，进一步增强对基建档案工作的重视程度和责任感。

三是建立健全基建档案管理制度。对基建档案管理，要在“管”字上下功夫，统而不管等于不管，管理靠人治是不行的，必须要有制度作保证，为此，要结合单位实际制定“基建档案管理制度”、“档案利用制度”、“档案整理制度”等，促使基建档案资料具有真实性，确保档案的归档率、完整率和准确率，从而做到按制度办事，使基建档案工作做到有章可循，有制可依，逐步走上规范化、法制化管理之路。

四是加强基建档案管理者的教育。好的教育是播种机，要通过橱窗、简报、局域网、电子屏幕等载体大力开展宣传教育活动，增强档案人员的管理意识，一套完整、准确、系统的档案，必须靠全体参与人员的共同努力，只有大家一起参与档案收集，才能收集的齐全。同时，在宣传教育中，要注重与实践相结合，既做到宣传，又做到大练兵，既提供了再学习的机会，又可以使每名档案管理者的业务能力大大提高。

五是基建档案意识有待进一步加强。在档案整理过程中，我们发现不少问题，就我们单位来说，部分基建档案由总务科保管，对档案整理移交范围认识不清，现任领导对以往领导在任职期间的基建档案不管不问，任其自然。因此，基建档案工作不能仅仅停留于现状，还要继续加强档案意识，抓好每年的立卷归档，并及时移交给档案室。

六是把好基建档案的资料收集。基建档案管理中，要将归档要求和具体内容向施工单位交代清楚，请其确定专人负责档案资料的收集整理和资料积累工作，为提供完整、准确的工程竣工档案打好基础。

总之，医院基建档案是医院管理资源中的重要组成部分，对于医院的持续发展有着特殊作用。

[1]张红艳.医院档案管理的现状与发展对策分析[J].经济研究导刊,2010(26):146-147.

[2]杨小玲.浅析医院档案管理的问题及对策[J].办公室业务,2013(9):176.