当代我国企业档案管理问题研究

文/广西壮族自治区南宁铁路局柳州车务段 何卫英

档案指的是我国国家机关、社会团体、企业及个人在社会活动中直接形成的，能够作为最原始记录存储起来的，可以便于查找的文字、图像和声音等多种形式的历史记录。档案管理对省会发展具有很多积极作用。企业档案管理工作也是企业管理工作的重要组成部分，是企业基层管理工作的主要内容。档案管理的职责是整理好、管好、用好档案，充分体现现代科技优越性。目前企业档案管理已经进入了电子文档管理的阶段，然而很多企业的档案管理工作模式仍然保持传统工作方式，而且档案管理的工作人员业务素质不高，在工作方面还存在很多问题。

一、档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够

企业管理工作中都有档案管理，但是很多企业都将经营战略管理作为主要工作目标，没有重视档案管理工作。企业管理工作不重视档案管理，其根源是企业领导不重视档案管理工作。很多企业领导层认为企业只要有档案记录就可以，不需要进行特别管理，其实档案管理工作是整个企业正常运转的后盾，然而企业领导没有认识到档案管理对企业的重要性，将其“束之高阁”，任其自由发展。

（二）保管设施落后

企业虽然都有档案管理这项工作，但由于重视程度不一样，对档案管理工作给予的支持也不一样。很多企业的档案管理办公条件差，档案保护措施不完善，通常都是狭小、拥挤、潮湿的环境，这根本不利于档案存放。尤其是企业档案每年都会增加，如果不采用先进的电子档案管理，纸质档案会越积越多，存放查找困难。此外，采用软件进行档案管理也存在一些问题，很多企业没有及时更新软件，导致很多文件没有存储空间。上述情况都不利于档案的保存查找，这给企业管理带来很多不便，不利于企业的长期管理。

（三）档案管理制度不健全

目前，我国法律中没有对企业档案管理工作的具体规定，企业也没有制定专门的档案管理制度，这造成企业档案管理松懈，查找翻阅容易，甚至可以轻易外借或者丢弃。企业对档案没有统一的管理，通常会出现很多人手里都持有公司档案的情况。如果企业档案可以轻易外借，将给企业带来很大风险，同时给企业的竞争对手可乘之机，严重威胁到企业的发展。

（四）档案的开发利用不到位

企业建立档案的目的不单单是进行人事档案记录，同时对企业其他管理工作也会建立相应的档案。但是很多企业建立档案的目的单纯，就是为了方便查找工作，企业没有对档案信息进行进一步挖掘，没有对关键内容进行提炼总结。所以档案根本没能发挥其真正的作用。档案管理没有得到综合利用而只是被作为一种记录方式存在，这也使得档案不能为企业提供进一步的服务。

（五）档案管理人员的素质较低

很多人认为档案管理工作就是简单的记录工作，其实不然，档案管理是一项专业性非常强的工作，如果没有扎实的专业理论和实践经验，企业的档案管理工作很难做好。我国很多企业由于没有重视企业的档案管理工作，该岗位配置的管理人员大多不具备专业的职业素养，很多都是半路出家或者学历水平较低的人员承担工作，这使得工作中出现很多基本问题难以解决，档案管理工作就无法进一步的改革创新，也就不能够为企业提供更多的有用信息。由于档案管理工作人员综合素质较低，缺乏理论知识和实践经验，经常在工作中出现散漫的情况。此外，企业没有对档案管理人员进行过专业培训，由此，企业档案管理工作始终停滞不前，不能成为企业前进的基石。

二、企业档案管理工作问题解决措施

（一）加强对档案管理的重视程度

要想将档案管理工作做好，首先就要提高对档案管理的重视程度。这其中，提高企业相关领导的思想意识是非常必要的，可以定期组织企业相关领导参加档案管理工作的高级进修班，让领导对于档案管理的相关知识有清楚地认识，让其了解档案管理的重要性。

（二）完善档案管理配套设施

档案管理相关设施的完善，对于企业档案管理的顺利进行具有重要作用。企业领导应重视档案管理相关设施的配备，加大资金投入，将档案库房扩建或者安排环境比较理想的房间。库房中应配有完善的防火防盗防潮设施，保证库房的安全。同时，增加现代化信息技术在档案管理中的应用，建立信息数据库和资源共享平台，以不断推动档案管理信息化建设。

（三）健全档案管理的相关规章制度

要建立健全档案管理的相关规章制度，严格按照规章制度办事，不能随意将档案外借他人，档案的每一次借出都要做好相应记录，确保档案在规定时间内归还。借阅人员不能在档案上乱改、乱涂，不得随便拆卷或损毁档案。在未经过授权之前，不得随意公布档案中的内容，更不能随意泄露档案信息。

（四）深化档案的综合利用

深化档案的综合利用是档案管理的最终目的。因此，工作人员要具备敏锐的档案分析和洞察能力，第一时间将档案中各种有用信息分类、归纳，提供利用。要对档案进行系统分类，把不同类型的档案整理在一起，统一放置，不要将档案仅仅作为一个记录数据的载体，要将其闪光的信息挖掘出来，让档案真正能够发挥其巨大的价值，为企业的发展和建设提供服务。

（五）提高档案管理人员的业务素质

工作人员业务素质的提高，决定着档案管理工作水平的提高。在进行招聘中，对于档案管理相关专业的毕业生要优先考虑，以不断强化档案干部队伍。企业也可以通过多种方式加强对档案工作人员的培训，使其不仅掌握本专业的知识，而且对于与档案管理相关的技能也有所了解，做复合型的档案管理人才。同时，通过严格的奖惩办法激励工作人员严于律己，努力工作，调动工作人员的积极性，全身心地投入到档案工作中去，进一步提高档案工作水平。

三、总结

企业档案管理工作是企业管理的重要部分，具有一定的专业性、服务性和保密性。企业档案管理是企业发展进步的基石，如果不能科学管理档案工作，没有合理利用档案管理，就会阻碍企业的发展，影响企业经营战略实施。虽然目前我国企业档案管理还存在很多现实问题，但是，只要从态度上提高对档案管理工作的重视程度，加强档案管理工作的改革创新，及时解决工作中出现的问题，相信在不久的将来，企业档案管理工作一定能迈向一个新的台阶，为企业发展做出巨大贡献。

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