浅析水利工程档案管理

李玉倩 王小超 袁霞

摘要：水利工程档案是水利工程建设的重要组成部分，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。本文就如何做好水利工程档案管理工作谈了自己的一些认识。

关键词：档案管理 规范化 水利工程

中图分类号： G271 文献标识码： A

水利工程档案是水利部门在水利工程建设运行中所形成的各种载体的档案，是水利工作真实的历史记录，是在工作中进行查考、研究、决策的重要依据，更是水利工程信息的源泉。在重大旱、涝灾害面前，在国家财产、人民生命受到威胁的时候，档案中一个小小的数字，一句简单的文字，就能帮助决策者们做出正确的抉择，以保护国家财产、人民生命的安全。所避免的损失无法用数字衡量。因此，管理好水利工程档案，使其在水利工程建设和水利工程管理中充分发挥作用，更好的为水利事业服务是各级领导和档案部门的重要职责。

一、水利工程档案的特点

1、水利工程档案形成周期长、种类多、数量大

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案与普通文书档案、会计档案、实物档案的不同之处是，一般档案都是按年度归档整理，各单位各部门工作也都围绕年度计划进行，而水利工程建设项目一般要经历勘测、规划、可行性研究、初步设计和施工设计等多个设计阶段。在其设计周期内，由于受资金、技术、施工条件等因素的影响，多数项目均需跨年度实现，这种设计周期的跨年度性给档案管理带来一定难度。此外，水利工程常常由多个单项工程组成，建设周期长、投资大、要求高。因此，在整个工程建设中形成的档案种类多，数量大。

2、水利工程档案涉及领域的广泛性

水利工程建设要经过项目建议、可行性研究、勘测、设计、施工准备、施工、竣工验收、投产使用等多个阶段，不仅涉及建设、设计、监理、施工、环保等多个部门和企业，还涉及基础工程、主体工程、金属结构、机电设备等多个专业、多种技术领域，是多种技术、工艺的综合运用。

3．管理利用的时效性

水利工程档案是水利工程建设全过程的真实反映和记录，是工程验收、结算、运行、管理、维护、改造、扩建的依据。即使在工程结束之后，也是其他工程设计建设的借鉴或参考，特别是技术档案，对日后的工程设计、施工起着很重要的指导作用，需要永久性保存。

4、水利工程档案的复杂性与多变性

水利工程档案的复杂性是由水利枢纽工程的组成及其设计内容的复杂性决定的，水利工程中各单项工程作用、结构功能的复杂性，决定其档案组成的复杂性；多变性是指一项水利工程要涉及社会的各个方面，往往从设计初期，设计工作就因为投资状况、规划走向、拆迁征地、群众利益等因素不断修改，甚至有时工程已开工，实际情况又与设计时情况不同，当地政府又有新的规划要求，设计图纸不得不变更，这很容易使档案管理人员分不出到底哪些是应归档保存的图纸。

二、加强工程档案管理的对策与建议

1、建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化

加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。一是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

2、加强管理人员的业务培训，提高其业务素质

为了加强水利工程档案管理工作，首先要加强水利工程档案管理人员的业务培训。对于其管理人员来讲，他们的档案管理知识和业务技术水平与其他单位的档案人员来讲更应有所提升。所以说，要想提高水利工程档案管理人员的业务素质，首先就要对其进行业务培训，尤其是对一些做兼职工作的人员进行培训，专门培训有关档案管理方面的内容，这样才能培养出一支高素质的档案管理的队伍，对于培训的内容要明确，增加档案管理人员的理论知识，定期的进行对管理人员抽检，在档案管理的实际工作当中要将培训的内容联系到一起，这样才能创建一个标准、规范的水利工程档案管理队伍。

3、制定严格的水利工程档案管理规章制度

档案管理对工程建设中形成的文件资料收集的要求、整理的标准、归档的规范是统一的，利用的目的也是一致的。因此，必须依《档案法》规定，按照国家档案局和水利工程建设主管部门的规范要求，根据各参与单位和每个项目工程的实际，制定一套完整的符合该工程项目特点的档案管理规章制度，纳入水利工程建设的科学管理之中，使档案管理工作始终有章可循。如：档案工作责任制、水利工程建设档案文件资料收集范围及分工责任、档案管理办法和规范、档案归档(报送)规范、档案保密制度、档案借阅制度、档案利用制度等。参与工程建设的任何部门在工程项目任何阶段的工作都要遵守执行档案管理规章制度，使工程项目的档案管理工作制度化、规范化、系统化，确保水利工程建设的顺利开展。坚持“三纳入”，抓责任考核。要在工程建设目标中纳入档案的要求，对档案的管理，也应纳入各参建单位有关部门的职责范围，纳入有关人员的岗位职责。确定责任指标，严格考核。

4、应用计算机技术，加快水利工程建设档案管理信息化

实现档案管理现代化是社会发展的必然趋势，引进计算机技术对水利工程档案进行自动化管理无疑是使原有管理方法和手段更上一层楼。同时，档案管理现代化不仅是实现档案的加工、存贮、检索计算机化，更应该是向着数字化、局域网方向发展，运用现代化办公手段，实现水利工程档案网络化管理。从而适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要。随着信息技术的发展，计算机作为一种新的工具已经对档案管理工作产生了深刻的影响，如缩微档案、电子文件档案以及 CAD 光盘技术在水利工程档案管理中的运用。应用计算机建立相应的水利工程项目文档管理网络系统，对水利工程文档进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效、自动地储存、修改、查找及处理大量的水利工程档案资料，而且可以利用计算机文档网络系统进行水利工程图纸、文件、资料等文档的迅速传递和沟通，实现资源共享。

总之，档案工作是企业生产经营过程中的一项基础性工作，是衡量一个企业管理水平高低的标准之一。档案工作者都应该以高度的敬业精神，良好的政治素质和广博的学识做好自己的本职工作，通过努力，使档案工作彻底走出“讲起来重要，做起来次要，忆起来不要”的误区，让档案工作为建筑企业的生产经营等各项工作服务。

参考文献：

[1] 滕学华,李玉,靳风琴.水利档案管理工作之我见[J]. 治黄科技信息. 2010(02)

[2] 王新亚.水利工程档案管理之浅见[J]. 黑河学刊. 2011(08)

[3] 李琴.浅谈水利工程档案的利用和管理[J]. 才智. 2010(27)

[1] 张晶晶.浅议水利工程档案管理工作[J]. 中国西部科技. 2009(11)

[2] 蒙艳琼.水利工程档案管理的问题和对策[J]. 广西大学学报(哲学社会科学版). 2009(S1)