加强电子图书档案管理的思考

丁红 王竟之

摘要：伴随着经济的发展，社会趋向信息化发展。近几年，档案管理工作由传统纸质管理向电子信息管理转型，并且取得了良好的效益。采用电子信息技术加强档案的管理不仅增加了管理的数量，还能保证档案的安全性，加强电子档案管理是企事业单位发展的当务之急。笔者结合多年的档案管理工作经验，从电子图书档案管理的特点着手，对加强电子图书档案管理的措施做了简单介绍。

关键词：电子图书档案；管理；特点；措施电子档案管理顾名思义就是利用电子信息技术完成档案管理工作，管理对象是电子文件。电子图书档案管理具有明显的时效性、快捷性以及方便性等特点，近几年，电子档案管理在各行业的发展建设中发挥着越来越重要的作用，尤其是信息社会的发展，电子信息的利用是图书档案管理工作的最佳选择。

1电子图书档案管理的特点

1.1 操作方便

電子图书档案管理最明显的特点就是操作方便，主要表现在两个方面：第一，电子图书方案管理无论是增加还是删除都非常容易，并且删除后的信息不留任何痕迹；第二，电子信息准确性较高，因此，电子图书档案管理的检索操作非常简单。

1.2 传递快捷

电子图书档案管理综合运用各种网络技术，其传递速度完全不受时间和地域因素的影响，通过网络传播可以快速递将档案信息传递到需求者手中。另外，电子图书档案管理还可以从一个终端向多个终端传递，从而达到资源共享的状态。

1.3 复制时不容易丢失

与纸质档案管理相比，电子档案管理复制后不仅清晰度保持不变，还不会出现纸质档案管理中出现几遍、信息丢失等问题。通过数字化的信息处理，电子文件在复制的过程中依旧可以保持原本的特性。

1.4 表现形式多样

与纸质档案管理相比，电子档案管理的形式多种多样。无论是图形、文字，还是声音、影像等网络信息都可以成为电子档案管理的内容，并且，这些信息无论是单独存在还是互相搭配都可以形成档案管理模式。

2加强电子图书档案管理的措施

我国电子图书档案管理工作在不断探索发展中取得了较大的成就，但是，在实际应用过程中还存在很大的问题，例如，伴随着经济的发展，电子图书档案存储的要求越来越高、电子档案的真实性受各种因素的影响可靠性较低、社会对电子档案的安全性以及工作人员的能力要求越来越高等。笔者结合多年电子图书档案管理经验，针对管理工作中存在的问题，对加强电子图书档案管理的措施做了简单介绍。

2.1 加强环境保护，保证存放空间安全

电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本保障，加强电子图书档案管理首先应该加强电子图书档案管理的环境保护。电子图书档案的环境主要包括工作人员的办公场所以及存储工具等，工作人员的办公环境保持清洁卫生、温度适中的同时，还必须安装抗雷、抗电击以及抗磁场力等设备。另外，为了保证存放空间的安全，还应该对存储的电子图书档案进行备份处理，最好选择多个位置储存。最后，定时检查存储工具，发现问题，及时采取措施予以补救。

2.2 加强管理制度设计

为了保证数据储藏的安全，必须根据电子图书管理的实际状况，加强管理制度设计。在进行电子图书档案的编制工作时，应该专门安排业务水平较高的工作人员参与电子档案编制工作，确保数据的真实可靠性。其次，工作人员应该及时整理电子档案，尤其是档案的归类管理，工作人员应该以档案的级别作为归档的依据，确保各级别信息准确无误后，进行归档处理。最后，电子档案编制结束后，必须交由领导检查核实，确保信息准确无误后进行存储。

2.3 加强系统管理设计

为了保证数据的读取安全，必须加强电子图书档案系统管理设计。很多时候，电子图书档案的信息安全性不够高，主要原因是系统管理体系不健全或者是有人而已破换管理系统。针对以上问题，设计者可以对电子图书资料进行加密设计，为了防止破译，密码不能太简单，最好定期更换密码，确保信息的安全。另外，根据需求设置访问权限，杜绝任何人都可以获取信息等问题产生。最后，定期对系统进行维修保护，有的网站因多种原因会出现系统漏洞，这时候应该加强防火墙设置，保障信息的安全性。

2.4 加强人员工作能力培养

为了保证操作的安全，还应该加强工作人员能力的培养。根据市场的需求，结合工作人员的实际状况，通过培训加强工作人员的业务能力，业务能力主要包括计算机的操作能力和扎实的网络基础知识能力。条件许可的情况下，聘请具有扎实专业功底的人担任电子图书管理工作，为电子图书档案的安全管理提供保障。

3结束语

总之，电子图书档案是经济发展的产物，为了保障电子图书档案的准确性、完整性和可靠性就必须加强电子图书档案的管理，工作人员应该在明确电子图书档案管理的特点的前提下，针对管理工作中存在的问题，采取有效措施，如加强管理制度设计和系统管理设计等，促进我国企业或单位的快速发展。

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[2]程海梅.高校电子图书的安全管理研究[J].新疆广播电视大学学报，2013.

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