浅析信息管理与企业秘书工作

沙尔拉

摘 要：社会主义市场经济的发展，社会主义制度的建立与完善，使得我国的企业发展逐步成熟壮大，而秘书工作作为企业管理工作中必不可少的一部分，也面临着诸多的挑战。中国自加入WTO后，与世界接轨增多，企业信息化的发展也迅猛发展，将信息管理技术运用到企业秘书工作中，以增加自己在市场上的竞争力、争取利益最大化，成为每个企业追求的目标。

关键词：信息管理；秘书工作；企业管理；信息化

随着我国市场经济的发展，信息社会化给企业文秘工作的开展带来了契机，计算机、网络等现代化的电子工具对企业文秘的办公产生了深渊影响。本文从介绍现代信息管理在我国发展状况为基础，详细介绍了企业秘书工作在我国的发展趋势与特点并提出了如何做好秘书的几点建议，在此基础上，深入探讨了信息管理在企业秘书工作中的发展与应用。

一、现代信息管理在我国的发展

信息是主体所感知的能够反映事物运动状态及其变化特征的内容，是具有特定含义的数据，而管理信息系统则是以人为主导的，并利用计算机硬件、软件、网络通讯设备以及其他设备，进行采集、传递、储存、加工、维护和利用的人机系统。现代信息管理作为信息系统管理的一部分，对我国企业尤其是秘书工作的开展提供了便利。信息技术孕育知识经济，随着信息化技术的快速更新发展支撑着现代企业的良好发展与未来道路的走向。

信息化发展已经成为我国制造业转型升级的必走之路。信息化管理可以让企业在未来发展的道路上走得更加长远长久。

不过，我国现有许多企业还未看见信息化管理的优势，不能清晰认识到信息化管理对于现有企业发展的一个助力。或者说只有一部分大型企业才开始引进信息化管理的理念，逐渐将信息化理念渗透到企业的内部，但是这仅仅是一部分的企业而已。所以我国企业中，信息化管理仍存在较大的问题，提高企业管理的信息化还是需要很长一段的路要走。在未来企业发展道路上，企业信息化管理是企业发展的一个必然趋势。

二、企业秘书工作在我国的发展趋势与特点

所谓秘书，是指组织或者主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作于综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。秘书既是一个古老的职业，又是发展前途十分广阔的职业，它随着时代的前进而前进，随着社会的发展而发展。我国现有的秘书制度并不完善，相对于国外一些先进的秘书制度而言，我国公司里的秘书并没有相对而言那么多的法律地位和权力；因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学的确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。秘书工作的不规范，大部分行业都需要秘书这一职业的人来进行一部分工作，为行业带来一定的收益与发展。但是我国大部分的秘书工作者对此项工作还是存在一些随意性和跟随自己的经验性来进行工作。我国之后的秘书工作定会进行法律制度的完善、秘书工作的规范、秘书工作公文的统一标准、实现秘书工作手段的现代化。随着时代的脚步，秘书工作的发展一定会更加完善、秘书一定会作为辅助管理的角色存在于企业之中。

三、如何做好企业秘书

企业秘书主要指在公司企业中工作的秘书职业。企业秘书的日常工作有：

第一，日常事务性工作。主要指秘书在没有上司指示、授意和监督下履行的常规性工作。

第二，指派性工作。主要指上司临时交办的事项。这些工作大多时间紧、要求高，无惯例可循，综合性强，要求秘书弄清上司的意图，搞清工作的程序要求、时限，并能很好地分清主次，统筹兼顾，合理安排，准确、高效地完成。

第三，独创性工作。是指秘书运用创造性主动性和积极灵活的工作态度和方法来帮助上司，根据公司的各项计划和管理工作的某些可预见性的特点，积极挖潜，抢先做好某些工作。

作为一个合格的企业秘书，必须牢固树立十种企业意识：学习意识、奉献意识、严谨意识、效率意识、创新意识、超前意识、保密意识、形象意识、全局意识、守纪意识。存在意识就会存在发展的脚步，意识错误，脚步就会混乱，轻者停滞不前，重者企业破产。除去意识，秘书还必须具备并不断提高的四种素质，过硬的政治素质帮助秘书人员在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学正确的方法处理日常事务；扎实的文字功底帮助秘书人员轻松撰写材料；过硬的技术素质会满足日益发展的现代化秘书工作要求；健康的身体素质有利于秘书工作的平稳顺利的进行，促进企业内部的管理工作更加顺利的发展。

四、信息管理在企业秘书工作中的发展与应用

信息化管理已然在现代企业管理中占有较大的份额，实施企业信息化管理是企业发展到一定程度时的必然需求，加快企业信息化步伐，促进信息经济与传统经济的融合，是推进企业技术创新、管理创新和制度创新的有效手段，是企业获得竞争优势的最佳选择和必由之路。进行信息管理必须进行秘书的信息管理意识的提高和工作态度、心里素质的培养。信息管理在企业秘书工作中的必须做到以下工作：（1）踏踏实实做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是，尽心尽责的工作。（2）不断强化信息管理意识，加强秘书在平时的工作中运用信息管理进行秘书工作。（3）实事求是，恪尽职守。只有不断完善与加强本身的素质，才可以成为一个合格的秘书。

五、总结

通过以上研究与分析，不难发现，秘书工作在企业管理中扮演着重要角色，企业的健康稳定发展离不开完善的管理机制和高素质的秘书工作人员。企业秘书作为企业管理辅助的存在，必须要全力发挥秘书存在的作用。现有企业秘书工作存在各类的不足，在今后企业的发展中，秘书工作一定会更加尽善尽美，不断发展，不断进步。在未来的企业发展中，秘书工作是必不可少的，所以发展企业就要发展秘书，跟随着企业的未来发展脚步进行。

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