浅谈纸质档案数字化技术规范及归档要求

刘玮

摘要：纸质档案数字化发展将是未来档案发展的趋势，根据纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体要求，按照档案数字化相关标准，本文主要讨论了纸质档案数字化技术规范及归档工作过程中相关问题，并结合具体的实际，提出了促进纸质档案数字化发展的具体措施，从纸质档案数字化的范围和深度，正确把握相关参数，以及正确掌握相关技术等方面进行了分析和总结，对于促进纸质档案数字化发展具有一定的指导意义。

关键词：纸质档案 数字化技术 规范要求

1 纸质档案数字化技术规范及归档现状

随着我国档案管理技术的发展，对于数字档案管理的认识的也逐渐得到重视和提高，虽然当前数字档案管理技术规范和归档要求还不是很成熟，但是档案数字化在很大程度上可以有效提高档案的管理力度。纸质档案数字化是一个长期而复杂的任务，不能一步到位，需要在这一过程中突出重点，分步实施，才能稳步推进这一进程。纸质档案数字化应遵循一定的技术规范和归档要求，以确保物理文件安全为前提，比如属于永久或长期保存的档案文件，大多是以纸张为载体，包括文件，档案，会计记录，业务记录等，针对这些纸质档案材料可以通过扫描仪进行字符识别，然后根据具体的档案内容扫入计算机转换成图形文件。

当前我国纸质档案数字化进程中，针对纸质档案数字化技术规范及归档工作还存在一些问题和不足，主要有：

一是相关数字化标准的缺失。目前，纸质档案数字化的标准技术规范有待进一步完善，虽然数字转化技术的发展为纸质档案数字提供相应的技术指导，但数字档案管理规范建立配套不完善，缺乏一些详细说明，比如在文件和表格的使用过程中，现有的标准和工作流程相对不够全面，在一定程度上影响档案数字化进程，同时，针对不同类型的纸质档案，相应的收集储存条件以及技术水平是不同的，在纸质档案数字化过程中，由于受到时代条件发展的影响，相应的档案保护和转化国家标准也有待进一步完善，甚至在数字档案馆实践过程中经常出现一些标准不统一的情况。比如针对档案文件的扫描，如果图像要求更加清晰，扫描仪的分辨率就需要越高，转化后的文件就需要更多的图像空间。因此，在扫描图像中，既要考虑图像控制能力，也应该考虑图像的清晰度，才能确保数字档案符合技术要求和标准。

二是相关部门之间协调困难。在纸质档案数字化进程中，一方面由于档案数字化工作涉及部门较多，所以在档案部门分工明确的实际现状中会出现协调难的现象。另一方面，由于技术标准自身的局限性，在对档案进行数字化处理的过程中，档案经常需要与大学或专业技术单位合作，也需要与相关部门进行彼此的协调。同时，在档案管理系统中，还可能面临诸多问题，比如数据格式不兼容，无法读取文件数据。为了解决长期访问和网络使用等数字档案共享的问题，以确保及时的软件升级，也需要涉及不同部门之间的合作和协调，所以为了促进数字档案实施有效的转换，需要加强相关部门之间的合作和协调。

三是数字化工艺存在安全隐患。在档案数字化过程中，针对档案原始文件的信息安全会产生一定的影响。为了保护文件的安全性，需要优化工作流程，根据档案实际情况制定相应的文件接收和存储系统。但由于纸质档案数量庞大，参与数字档案工作的人员较多，无法找到相关档案的情况时有发生。同时针对文件的数据安全，由于数据编程人员，计算机硬件和软件等具有很大的不确定性，这就对数字档案的安全造成了很大的安全隐患，甚至在一定程度上影响了数字档案的进展。

2 提高纸质档案数字化水平的建议措施

2.1 完善档案数字化相关标准和制度

在宏观层面上，国家应加强现有档案数字化标准和数字档案馆标准建设，建立完善的数字化管理体系。从微观层面上而言，在数字档案化工作进程中，需要基于统一的国家标准，结合自身情况，共同制定统一的法规，使档案数字化技术规范及归档工作符合具体的工作规则。同时，在纸质档案数字化过程中，还需要加强相关标准制度的宣传，并严格执行，确保档案数字化处理，保证具体工作的质量和规格。在档案文件管理过程中，合理加强标准化建设，才能确保对文件档案进行合理的数字化处理，同时也应建立严格的档案数字化管理制度和质量规范，以确保处理的标准化和数字化档案质量。加强档案技术标准管理体系的建设，确保数字档案的顺利发展，不断加强数字档案的质量标准建设和完善。

2.2 优化纸质档案数字化流程

结合我国纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体现状，合理对该工作进行准确定位，优化档案数字化流程。从合理使用档案，加强档案保护的角度考虑，充分考虑档案建设成本效益等因素，充分体现档案材料的经济，文化，科学和技术价值，当然这也是数字档案信息发展的需求，不断优化纸质档案数字化流程，按照相关档案管理理念和过程管理方法，对档案数字化管理各环节的全过程进行合理的优化设计，建立科学合理的流程管理概念，运行科学的数字化转化技术和方法，有效地控制档案数字化过程的每一个环节，提高档案数字化的质量和效率。另外，要正确把握纸质档案数字化的扫描范围和深度，应详细了解档案分类和使用状况，从本单位的实际需求，科学制定分类依据，确保纸质档案数字化流程科学合理。

2.3 加强纸质档案数字化的技术保障

纸质档案数字化可以发挥数字产品的作用，提高纸质档案数字化信息技术的水平，当然这需要相应的技术保障来推动这一进程的开展，要尽可能消除由于技术上的局限性带来的数字档案发展进程的障碍。技术档案应遵循国家标准和规范，以确保运行规则和数字结果共享，合理加强数字信息系统的选择，使用合理的存储介质和设备，运用成熟的技术和存储设备确保档案数字化的质量可靠，确保数字档案共享的有效性，同时要做好跟踪和存储设备的定期检查更新，并要做好相应的技术升级，防止载体老化现象的发生，并及时进行数据迁移和向量更新，避免数据的丢失。另外，要着重重视数字化档案的质量。根据相关法律法规的要求，认真做好数字处理档案，确保档案数字化质量。不仅要保证数字档案扫描内容完整和画面清晰，而且要确保它具有法律效力。尽量确保原始档案的安全，在档案数字化工作进程中，必须保证原始档案的安全，防止文件被损坏，丢失，泄漏等现象发生，进而加强纸质档案数字化的技术保障。

2.4 加强档案人才的培养

专业的档案数字化人才在数字档案建设过程中发挥了重要的作用，是保证快速有效的数字化工作开展的关键。档案管理部门要及时更新引进档案管理人才，鼓励所有的档案工作人员加强知识，技能和技术提高，重视和加大对现有档案人才的培训。同时，完善档案人才培养体系，提高档案数字化建设的创新水平。为了使数字处理纸质档案工作更加高效，这就需要档案工作人员掌握一定的档案管理，数字信号处理，信息技术等相关的知识技能，所以这就要求从事数字档案管理人员必须调整自身的知识结构，提升现代学习和了解相关专业知识技能，才能使自身具有数字处理的基本技能，进而适应数字档案建设的需要，进而推动纸质档案数字化的整体进程。

3 结语

数字档案管理是一项涉及内容广泛的工作，需要不断加强纸质档案数字化技术规范及归档工作，相关的研究人员和管理人员提高认识，本着认真负责的工作态度，采取多种方法来提高数字档案管理质量和水平，同时，也需要提高数字文件扫描质量，以提高数字档案的质量，才能使我国的纸质档案数字化工作实现进一步发展。

参考文献：

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