浅谈企业知识产权档案管理

方照燃

摘要：文章介绍了企业知识产权档案的含义和知识产权档案在企业发展中的作用，描述了近年来我国对企业知识产权档案的管理高度重视喜人现状，但部分企业仍存在档案保存不完整与流失严重等问题，笔者建议企业应提高知识产权档案保护意识，完善档案管理制度，以期更好实现知识产权档案管理。

关键词：企业 知识产权档案 管理

1 企业知识产权档案的含义及作用

企业知识产权档案是企业各单位在生产经营和科研开发等活动中形成的有关专利、商标、版权、商业秘密等方面的具有查考保存价值的法律性文件，它是企业知识产权的真实记录和重要载体，按照其内容可以划分为：专利档案、商标档案、版权档案和商业秘密档案。企业知识产权的重要作用主要归纳为如下两点：①为企业研发新产品提供依据和参考。知识产权档案是企业自主创新成果的集中反映，对企业科技创新具有重要作用。科技创新的特点在于对现有基础的继承上寻求突破，这种突破是经过不断积累而实现的，档案便是记录这些积累活动的重要载体，企业要实现科技创新必然离不开对档案信息的借鉴，丰富的科技信息有助于科研人员激活思路，实现创新。②为维护企业的知识产权提供重要凭证。在企业日常的生产经营活动中，不仅会遭遇自主知识产权被侵犯的情况，也会遇到被其他企业控告侵犯他人知识产权的法律难题。这时，完整齐全的知识产权档案就能发挥其具有的原始凭证作用，维护企业知识产权不受侵犯。如果缺乏有效地档案资料证明企业对知识产权的所有权，那么企业在遭遇侵权后就无法运用法律手段来挽回企业声誉及利益。

2 我国企业知识产权档案管理现状及问题

2.1 知识产权档案管理日益受到政府及企业的重视。随着市场竞争加剧，企业知识产权侵权案例不胜枚举，为创建一个公平和谐的市场竞争环境，我国相继出台了《专利法》、《商标法》、《著作权法》、《反不正当竞争法》等一系列知识产权法律法规，与之相关的知识产权档案管理工作也日益受到党和国家高度重视。为实现现代化企业制度对企业档案工作的要求，国家档案局、国家经贸计委于2002年9月1日联合印发了《企业档案管理规定》，其中第十条要求“企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。”2009年3月10日，国家档案局、国家知识产权局联合发布了《关于加强知识产权档案管理的意见》，这是我国迄今为止第一部关于知识产权档案管理方面的法律性文件，这充分说明加强对知识产权档案的管理已成为新的经济环境下企业档案工作的重要内容。

2.2 部分企业对自主知识产权档案的保护意识薄弱。①企业领导知识产权意识淡薄。很多企业的领导都未能深刻认识到知识产权档案在企业生产经营中的地位和作用，对于知识产权档案保护工作所面临的形势估计不够，他们往往更加重视企业的生产规模、产品的市场占有率等有形资产，忽略了比企业规模、资金、生产效率更为重要的知识产权档案的保护。②科研工作者不注重技术资料的收集。许多科研工作者在研发新产品时，没有采取良好的措施保护即时产生的文字、图表、数据等资料，待科研成果出炉后，很多原始资料已不知去向。再者，一些科研人员在完成某项工作时，不是先行呈报上级以着手专利申请工作，而是急于发表论文，公开成果，这样更容易让心怀不轨的竞争者抢先申请专利，给企业造成无法估量的损失。③档案人员不重视知识产权档案的管理。由于缺乏对档案工作的正确认识，许多企业的档案管理机制都不健全，档案工作大多归口办公室兼职管理，这些兼职档案员既缺乏扎实的档案基础知识，对知识产权的保护也认识不足，因而在提供档案服务时就会无意中侵犯到知识产权人受法律保护的权利[1]。更有甚者，在收集企业知识产权档案时敷衍了事，缺乏与科研部门的沟通，不及时催交应归档的材料，对上交的材料也不认真整理、鉴定，随意堆放，这样极易造成泄密，引发知识产权纠纷。

2.3 企业知识产权档案流失严重。①管理不当造成的流失。由于许多企业档案工作机制尚不健全，对科研档案的收集、整理、利用等档案管理程序缺乏必要的规范和制度约束[2]，使得知识产权档案的完整与安全得不到保障，加之缺乏有效的系统监管机制，大量科研资料散落在各职能部门，一旦发生人事变动，企业管理层面易出现断层，造成企业独有的核心知识产权技术和研发信息的流失。②人事变动造成的流失。随着社会主义市场经济体制的不断完善，行业之间的竞争日趋激烈，在高额薪资的诱惑下，企业内的技术人员流动性增大，一些职工在离职或是退休时，或有意或无意的，未将在职期间负责的公司的重要技术信息、关键数据等重要档案资料全盘交出，有的甚至将这些属于企业知识产权的资料私自带走，以谋私利，造成企业知识产权档案的流失。据国内知名网站“商密卫士——中国商业秘密保护网”对2010年12月31日前收集到的全国商业秘密侵权进行的统计分析显示，企业内部人员是商业秘密侵权案件的主要因素，占全部侵权案例的78.25%。如此高的内部人员导致的商业秘密侵权案件比例，也说明企业在防止内部人员窃密方面存在较大的漏洞。③技术工作者造成的流失。许多技术工作者缺乏存档和保密意识，只重视技术研究，忽视资料的积累，待档案部门催交归档资料时，随意整理一些手边的资料移交档案部门，移交的资料既不完整，又缺乏连续性。另外，一些工作者在向社会公众展示科研成果时，过于详细地描述该项成果的研发技术，有的甚至把核心技术、技术诀窍泄露出去，被有心人得了便宜，造成企业无形资产无意中落入他人口袋。

3 加强企业知识产权档案管理的几点建议

3.1 树立企业知识产权档案保护意识，实现档案统一管理。①企业管理层要有知识产权档案保护意识。首先，公司领导要深入学习知识产权相关法律知识，提高档案保护意识，充分利用知识产权档案给企业创造经济效益；其次，管理者需定期组织企业员工进行知识产权法律知识培训，使知识产权保护理念深入人心；再者，有条件的企业应设立专门的知识产权档案保护部门，与公司档案室成隶属关系，聘请专职人员管理企业知识产权档案；最后，制定相应的奖惩制度，将知识产权档案的保护纳入员工绩效考核范围，与员工签订保密协议，运用强制性手段保护企业知识产权档案。②企业各部门需加强资料归档意识，注重知识的系统整理。由于企业发展规模和历史不同，企业知识产权保护的重点也不同[3]。企业应根据自身发展特点，划分知识产权保护侧重点，系统的进行档案的收集。档案的收集与整理不单是档案部门的责任，企业员工都必须明确“企业知识产权不容侵犯”这个原则，坚决将企业利益置于个人利益之上，各部门尤其是研发部应认真收集、积累企业在开发新产品过程中形成的知识产权档案，经过系统整理后及时向档案部门移交。同时，科研工作者还必须正确区分职务工作与非职务工作的界限，员工在本职工作中完成的专利申请、或者属于职务发明的专利申请，其知识产权成果是属于企业所有的[4]。任何人不得将归属于企业知识产权范畴的成果据为己有，私自将其从事生产经营等活动，这既触犯了法律，也为道德所不容。③档案部门和档案人员的知识产权保护意识亟待提升。首先，档案人员应主动学习《专利法》、《著作权法》、《商标法》、《反不正当竞争法》等与企业发展密切相关的知识产权法律法规，了解和掌握知识产权档案的形成特点，明确其归档范围；再者，档案部门在工作中要坚决克服保密意识淡薄和麻痹大意的错误思想，结合档案管理专业知识与知识产权法律知识，制定有别于其他档案的管理制度，在严格遵守保密的原则下，划分知识产权档案的公开利用范围，积极促进知识产权档案的开发利用工作，为企业赚取最优效益。

3.2 完善企业档案工作制度，减少知识产权的流失。①建立分级负责、集中统一管理的档案制度。企业应按具体情况，建立分级负责、集中统一管理的知识产权档案制度。首先，档案部门制定企业知识产权档案管理制度，划分归档范围，公布归档流程及要求，对各部门的资料整理进行监督指导，将不符合归档要求的文件资料退回，勒令相关部门在规定期限内补交；其次，各部门尤其是研发部对自己承担的科研项目负责，积极配合档案部门的监督指导，将涉及全部科研信息的技术资料定期归档，并附上详细的归档说明书，交待归档文件的数量、涉及内容等，档案人员与移交人员在第三方监督下进行档案移交，避免档案在移交过程中遗失或被非法窃取。②建立行政问责制，减少档案人为流失。企业应制定《知识产权保密协议》，无论是企业正式员工，还是实习生、短时工，在职期间都必须与企业签订保密协议，确定彼此的义务和责任，写明制约条款，减少因人员流动造成的档案流失。同时，企业还应制定相应的奖励制度，奖励知识产权档案工作表现优秀的部门或个人，促使员工更自觉的维护企业知识产权档案的完整与安全。再者，在知识产权档案的管理上实行分权制，杜绝一人独大，避免因员工突发意外而造成档案的流失。

参考文献：

[1]罗军.将档案工作纳入现代企业知识产权管理中[J].档案学通讯，2005（5）：78-79.

[2]刘延丽.企业在实施专利战略中应重视专利档案的管理和利用[J].机电兵船档案，2008（5）：23-24.

[3]陈晓霞.要正确处理科技档案保密与利用的关系[J].兰台世界，2004（5）：31.

[4]郭红颜，杨培鹰，王毓慧.企业知识产权档案定义释义[J].山西档案，2006（6）：19-21.