提升办公室秘书素质的对策探讨

曹闯

摘要：秘书是企业内部成员的重要组成部分，在企业的发展建设中发挥着不可代替的作用。办公室秘书是企业内承上启下、部门之间顺利沟通的枢纽，伴随着经济的发展，企业之间的竞争力越来越大，提升办公室秘书素质显得尤为重要。办公室秘书不仅要明确自身的服务者、督办者以及参谋角色，还应该在不断的学习中提升自己的综合素质。笔者结合自身工作经验，从办公室秘书应具备的基本素质着手，对提升办公室秘书素质的对策做了简单介绍。

关键词：办公室 秘书 素质 提升 对策

1 办公室秘书应具备的基本素质

①高尚的道德素质。伴随着经济的发展，市场对人才的要求越来越高，高尚的道德品质是人与人之间顺利沟通的桥梁，也是人与社会和谐发展的重要保障。道德素质由个人信念、社会舆论以及传统习惯三部分组成。合格的办公室秘书必须拥有较高的道德素质，为了集体利益甘愿放弃个人利益。②广博的知识积累。合格的办公室秘书还必须具备广博的知识积累，尤其是在竞争力十分激烈的二十一世纪，办公室秘书更加要树立全新的观念，不断提高自身的综合素质。这就要求秘书必须掌握牢固的秘书业务知识，对所在企业的运行规律有明确地认识，扩充自己的知识面，对政治、经济、文化以及艺术等多个领域的知识要有一定的了解。③健全的心理素质。办公室秘书的主要工作是服务广大职工，其扮演的角色比较特殊，不仅要为领导为同事提供优质的服务，还需要乐领导之所乐，悲职工之所悲。因此，办公室秘书必须具备健全的心理素质，具有超强的心理平衡能力，面对工作中的误解不气馁，善于控制自己的情绪，工作态度积极向上，保持热情诚恳的工作态度，工作认真仔细，与同事之间和谐相处。④现代信息素质。与传统办公室秘书相比，拥有信息技术应用能力是现代办公室秘书最大的优势，面对社会的进步，信息技术已经广泛运用于各个领域，企业未来发展，办公室秘书必须具备现代信息素质，了解多媒体等电子信息的使用技巧。总之，现代社会要求办公室秘书必须综合具备信息技术的应用能力、信息选择能力、信息处理能力以及信息的运用能力。⑤基本创新素质。现代社会要求人才具有创新能力，办公室秘书的工作与企业的发展息息相关，因此，秘书也应该具备基本的创新素质。首先，秘书的工作观念必须创新，摒弃传统意义上秘书是传声筒、保管员的看法，充分发挥秘书在企业发展中桥梁以及助手的作用。另外，工作方法要创新，例如上文中提到的现代社会要求必须掌握基本的信息运用能力。

2 提升办公室秘书素质的对策

2.1 提升政治素养和理论水平。合格的办公室秘书必须具备良好的道德素质和文化修养。为了推动企业的发展，做好办公室工作，还必须提升秘书的政治素养和理论水平。首先，要引导秘书树立正确的人生观、思想观以及价值观，明确我国政治发展方向，为了企业的发展建设提供坚实的理论准备。因此，企业应该将秘书的道德情操和文化素养融入到职业培训机制中，借助制度的作用，提升秘书的政治素养和理论水平。

2.2 实施严格有效的信息培训制度。伴随着经济的发展，信息技术已经广泛运用于各个领域，为了满足市场的需求，办公室秘书还必须掌握扎实的信息操作能力。就目前办公室秘书对信息技术的掌握能力来看，已经很难满足企业的发展需求，改变这种现状的唯一办法就是通过学习提升自己的信息操作能力。因此，企业应该结合秘书发展的实际状况，在企业内部实施严格有效的信息培训制度，制度建设要坚持“针对性”、“实用性”以及“先进性”的原则，重视秘书的岗前培训，对工作时间较长的秘书还应该对其进行定期培训，增强秘书对各类信息的应用处理能力。企业领导还应该鼓励秘书积极参与企业培训，结合信息技术的发展状况，及时更新秘书的信息操作能力，从而促进办公室秘书综合素质的提高。

2.3 进行自我教育，更新秘书知识。拥有全新的市场知识才能在企业的发展中实现工作的创新。企业领导应该为办公室秘书营造良好的自我教育环境，及时更新秘书的知识储备。另外，企业领导还应该通过多种手段扩充办公室秘书的知识面，让秘书在掌握自身业务知识的同时，明确现代企业的管理理念，综合运用现代管理方法和管理技术完成企业内部的管理工作。

2.4 培育创新思维。面临日新月异的现代市场，办公室秘书想要在企业的发展中站稳脚跟就必须具备一定的创新意识。提升办公室秘书的综合素质还需要企业通过多种措施培育秘书工作人员的创新思维。例如，在组织管理活动中，秘书在面临领导向其征询工作安排的意见时，提出的建议应该既要满足领导的意图，又要别具一格，这样才能在领导的心中留下良好的印象，为了自身的发展提供保障。

2.5 加强业务培训，提高工作水平。为了提高办公室秘书的综合素质，企业还应该加强秘书的业务培训，提高其工作水平。业务培训分为岗前培训、参加管理研讨班以及经验交流等多种形式，主要目的是通过理论学习、经验交流提高办公室秘书的业务能力。另外，企业应该充分利用现代教育技术强化对秘书的培训工作，借助网络平台，扩充秘书的知识面，通过网络了解最新的国际行业动态，吸取国内外优秀的工作方式，不断提高办公室秘书的业务水平。

3 结束语

企业办公室秘书的主要工作是服务全体职工、参与企业决策和协调管理等多方面，这些职能要求秘书从业人员具有较高的综合素质和技术知识储备。企业办公室秘书应该努力把企业办公室建设为学习型组织，在工作中学习，在学习中进步发展。为了更好地体现办公室秘书的职能，企业应该加大力度提升办公室秘书的综合素质，为企业的发展提供可靠的保障。

参考文献：

[1]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011.

[2]陈育芳.浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养[J].太原城市职业技术学院学报，2012.

[3]张伟.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].黑龙江史志，2013.