浅谈煤化工甲醇厂档案收集问题的弊端与对策

摘 要：在企业档案管理工作中，收集工作是关键，使档案馆内容更丰富，为企业留下有价值的历史事实证据，档案收集工作是档案管理工作人员目前面临的一个重大课题。

关键词：煤化工；档案收集；弊端；对策

神华宁夏煤业集团煤炭化学工业分公司甲醇厂是宁东能源化工基地第一个开工建设的项目，是由25万吨/年甲醇项目、21万吨/年二甲醚项目和60万吨/年甲醇项目组成的，档案管理工作也是在三个项目合并之后形成了一套完整的档案管理系统。25万吨/年甲醇项目的档案管理工作可谓是在摸爬滚打、不断摸索的过程中形成的，大部分为原首钢九十年代的翻译资料，全部为纸质档案，由于已经有很长的存档年限，管理起来比较困难，但在企业筹建过程中，提供了有效的价值，利用率颇高。为煤化工建设的档案初期发展奠定了基础，为使煤化工档案管理工作更具特色，为企业留下有价值的历史事实证据，档案收集工作是档案管理工作人员目前面临的一个重大课题。

一、煤化工甲醇厂档案收集工作的现状

做为企业档案管理工作来说，档案收集工作是其中的难点重点，并采取了多种措施解决档案工作中收集不全的问题，也取得了一定的成效，但仍是所有企业的一个突出问题，现煤化工甲醇厂主要表现在以下几个方面：

1.纸质文件多，电子档案收集不全

目前，煤化工甲醇厂大部分的档案为纸质形式存在，全部为科技档案和文书档案，在发展初期，只有极少部分磁性载体材料（如光盘），大部分施工图纸、技术资料、前期文件无电子版存档，后期投产建设后，企业形成的一些具有特色的影音资料、光盘等载体档案的收集工作不够重视。

2.文件档案收集不齐

随着时代的发展，企业实行无纸化办公，许多红头文件无纸质版，办公室一年集中上交一部分纸质版文书档案，上交所有电子版文书文件；另外一些职能部门在日常工作中形成的一些重要文件材料，在企业发展中有独特见证的材料，也应该进行收集归档。

3.技术改造资料收集不全

企业在生产过程中，进行了大量的技术改造工作，对之前的一些流程、设计方案做了部分改动，许多车间将改造资料自行留存方便查询造成资料的大量流失，档案室留存的资料就与现场的实际情况不符，无利用价值。

4.档案收集系统性不全

企业的档案管理工作要体现它的价值与意义，应具有系统性，不仅有建设初期的前期档案、科技档案、产品档案、基建档案、生产档案等，见证企业发展的实物、录音录像资料，重大事件、活动形成的档案也应收集存档，才能形成一套独特的企业文化。

二、影响煤化工甲醇厂档案收集工作的主要原因：

1.档案工作意识不强，重视不够

档案管理工作不受重视，意识薄弱，借阅人员将档案借阅后占为己有或丢失，再或者因为工作忙碌无时间归还或转借他人，传阅过程中丢失。有些部门为方便工作，不愿上交与自己业务有关的技术资料；特别是技术图纸与设备资料。另外一些部门，因为自己内部资料无处存放，借故上交档案室，不清楚归档范围，给档案管理工作带来困难。煤化工发展建设快，人员流动大，筹建项目完工后交接时间紧，未能做好档案移交工作，致使档案收集不全甚至遗失。

2.档案管理制度落实不清楚，未制定严格的考核标准

甲醇厂的档案室下设在生产部门，生产部门对档案管理工作认知度很低，认为企业搞好生产才是硬道理；集团公司下发和转发的各类档案管理制度，由于没有很硬的管理支撑，管理制度往往只适用于档案管理人员，执行力度不够；对于相关部门和相关人员违反档案管理制度的情况，未制定严格的考核标准，私自保管的档案或丢失等，档案管理人员不能按照相关规定进行考核，执法不严，不能得到及时的处理。

3.档案管理人员综合素质参差不齐

现煤化工专业人才学历较高，并无档案科班出身的专业人才，所有工作都是接手就干，一切都是在摸索中成长，慢慢转化为一名专业的档案管理人员，由于个人理解能力有偏差，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。就造成两个因素：一是 缺乏竞争力和工作活力，二是缺乏创新意识和主动性。工作抱着“得过且过”的思想，长期处于一种无忧患的安逸状态，致使档案工作被认为可有可无，影响了档案工作在企业中的地位。

4.档案收集工作的范围不广，影响企业档案管理工作的全局性

企业档案记录了一个企业的发展历程，虽然平时工作中做了一定的宣传工作，但由于不能为企业带来直接的经济效益，档案管理工作仅仅被认为是资料整理工作，这在很大程度上影响着档案在企业范围内的收集工作，档案工作不受重视，致使企业内部的一些有价值的档案资料未能及时收集归档。

三、加强煤化工甲醇厂档案收集工作的对策

1.在现有管理制度的基础上，建立健全档案管理制度

建立、健全和完善归档制度，严格归档范围、归档时间、归档要求。一是归档范围必须明确完整；二是归档工作必须规范化、程序化，严格办理交接手续，杜绝“推诿扯皮”现象；三是档案室加强与各职能部门与车间的沟通，有效配合，确保归档材料齐全、完整、准确。

2.制定完善的考核标准，形成一套长效机制

企业应制定严格的考核标准，在厂级“五型企业”考核管理中制定相关条列，厂级考核约束职能部门，档案管理归口部门进行车间级考核用于约束各车间，在由职能部门、车间落实到个人，一环扣一环，使工作由被动转为主动，解决档案私自留存、丢失现场，使档案利用工作有序开展。

3.提高档案管理人员素质，增强服务意识

一是不断加强档案管理人员的培训，强化档案业务知识，使人员综合素质和业务技能水平适应时代的要求；二是培养爱岗敬业精神，积极思考问题，用于开拓，激发内在的工作热情和工作积极性，不断进行企业档案管理工作的探索和创新；三是做好档案服务工作，切实使员工认识到档案的重要性，有效开展工作。

4.加强档案宣传工作，强化全体员工的档案意识

加大对档案管理工作的宣传，通过宣传报道、集团媒体等形式，将档案管理工作的目的、意思和重要性渗透到全厂范围内，引起领导对档案工作的重视，全厂范围内进行宣教；同时，多与各职能部门、车间沟通联系，下发各类档案管理制度，多角度、全方位了解与档案相关的知识，取得领导和同事的支持，使档案收集工作正常开展。

作者简介：马媛（1983-），女，宁夏银川人，本科， 现就职于神华宁夏煤业集团煤炭化学工业分公司甲醇厂，主要从事化工行业档案管理工作。endprint