办公室人员如何做好文书档案管理工作

申咏秋

（广州医学院荔湾医院，广东 广州510170）

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。 一般是指办公室保管的文件资料，比如会议记录，发文原件，批件和存档件。 文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文件转化而成，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。 办公室作为一个单位的重要组成部分,起着处理日常业务和传达消息、协调沟通的作用，因而办公室档案文书管理工作是企事业单位日常管理工作的重要组成部分，与这个单位管理水平的高低有着紧密联系。 因此只有不断提高办公室人员文书档案管理水平，才能不断提升办公室文书档案管理工作成效，为一个机构、一个单位长期稳定发展打下坚实基础。

1 文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重要性

文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、 缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。 这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。

1.2 文档工作一体化

文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。 文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作,文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。

1.3 文书档案管理的综合性

由于文书档案管理工作是通过单位办公部门的内设机构即文档室进行的，其具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样要求提供大量的参考资料，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。新时期新形势下，企事业单位飞速发展，但办公室人员兼职文档室人员的现象还十分普遍,因此，办公室人员在加强文秘工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的专业理论、业务、纪律、 技能等方面的修养，才能成为一名合格的文书档案管理工作者。

2 当前文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度不规范

当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档； 或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于医院管理。另外，目前很多医院不重视医院文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用， 将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范[1]。

2.2 医院文书档案管理人员专业素养有待提高

目前，由于很多企事业单位不重视文书档案管理工作，导致该单位的档案管理人员在专业素质、 理论水平和文化程度等方面参差不齐，远远不能满足现代企事业发展的需求。 很多单位文书档案管理人员基本素质有待提高，知识结构老化、新知识储备不足、工作效率低下，严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

3 办公室人员做好文书档案管理的对策

办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。 由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。

3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平

文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。 要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。

3.2 重视组织协调等多种能力的培养

文书档案整理工作看似简单、重复，枯燥、无趣，但其内容却从一个侧面反映单位各项业务的办理过程， 乃至单位的成长与发展过程。在收文和送文简单的工作中同样考验与培养着办公室人员的协调能力；在对文书档案材料认真、细致的整理与观察中，办公室人员逐渐形成对单位工作流程与办事规范的更多认识，并通过文书档案对部门或单位的主要业务有了更为细致的了解。因此，做好文书管理工作，必须重视对办公室人员综合能力素质的培养。

3.3 强化“文档一体化”意识

“文档一体化” 的实质是把文书工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。其目的旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化[2]。文书工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是办公室人员必须具有较强的档案意识，注重做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。 这就要求办公室人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。 另外，还得要求文件处理要及时、准确;收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。 特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。

3.4 加强部门间协作，做好文书档案收集工作

文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于档案的结构与质量，为提高档案的质量，办公室人员必须做到“三勤”[3]（即嘴勤、脚勤、脑勤。 嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作;脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息;脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作。)加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。 要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥办公室文书档案在双文明建设中的参谋依据作用。

4 结束语

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。办公室人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识，提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作， 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。

［1］匡红.医院文书档案管理工作分析[J].办公室业务，2013(6).

［2］王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章,2010(18).

［3］李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009（204）.