基于高职院校档案管理工作的服务能力和水平研究探讨

戴娟

【摘要】高校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要基础性工作，在学校发展进程中发挥举足轻重的作用。近几年，虽然高职教育有迅猛的发展，从而高职院校的档案工作也有了一定的进步，但是由于高职教育的历史原因和特点，高职院校档案的工作中仍然存在了很多不足的地方，本文简要指出了这些不足，并就如何改进现状做出了探讨。

【关键词】高职院校档案工作特点

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）04-0179-02

高校档案工作是高校履行人才培养、服务社会和开展各项活动的直接记录，高校行政工作重要组成部分，这些都是高校档案工作。高校档案工作是不可再生资源，要对历史负责，为现实服务，替未来着想。在学校发展进程中发挥举足轻重的作用，并且为学校的各项工作提供有效的服务的就是高职院校的档案管理工作。做好档案管理工作，是对档案这一蕴藏着丰富知识和能量的宝库加以保护和开发的关键，因为高职院校的档案工作是一项科学文化事业。

一、高职院校档案管理工作的重要意义和作用

学校档案是广大教育工作者创新奉献的历史凭证。它通过规范化的整理和建档，真实的记录了各个历史时期党政管理、教育教学改革等各项事业的方方面面，以供参考。所以档案也就作为了学校建设、管理、教学、科研、评估等工作的一个信息资源库。

1.档案为领导决策提供科学的依据

科学的决策来源于充分的信息。档案不但可以完整的保存每个历史时期国家对于教育事业的方针政策，也客观，完整并且准确的记录保存了学校在每个阶段为贯彻落实国家教育指导的思想和方针政策所进行的各项改革发展活动。档案资源的编辑和研究，都会为我们能更好的吸取历史经验教训，为我们能对教育事业更加准备科学的做出前瞻和预判，提供更加可靠且科学的依据。所以合理，科学的开发档案资源显得尤为重要。每个高职院校最重要也是最现实的任务就是做好档案管理工作。因为档案可以帮助领导更正确的做出决策，处理更重要的问题，同时也会成为科学管理最得力的助手。

2.档案为教学、科研等工作提供信息资源共享服务

我们身在信息发达的时代，档案管理的最大特点就是信息的开放性。随着多媒体等各种现代信息技术的迅猛发展，在技术上已经完全可以实现共享。以新的载体方式将那些隐藏在档案中的文字材料里的宝贵信息，并且用现代信息技术加以深层开发，最终呈现出来。可以实现教学，科研等工作档案信息资源的充分分享，可以为众多教职工的教学与科研工作贡献可靠的信息服务和支撑，可以为高职院校在更广阔的的范围内加大教学与科研的开放和交流力度提供资料。

3.档案为学校各类查证咨询提供权威性服务

档案资料可以更加真实的完整的记录历史，并且具有很强的可靠性，真实性和系统性。它包含的所有细节都能为学校的各种活动提供更真实的历史根据。所以档案管理工作，能更好的为广大师生提供基本且必要的服务，还能以可靠地历史记录对学校，广大教职工负责。

二、高职院校档案管理的特点

可以说档案管理工作时高校管理的一种有机的组成部分，它的水平的高低是和高校管理是同一层次的，它也能推动高校管理工作的发展。高职院校档案管理工作时国家科学文化事业的一个重要组成部分，它不仅是技术性很强的专门管理活动，它也有其独立的业务范围，它又相当于档案资源对形成者有很大的依附性。然而档案资源也是源于其他各个部门和不同的环节。它有其非常不一样的特点。

从档案管理工作的特点来说，这种工作时包含了信息输入、储存、加工、输出的一个信息传输的一个过程，就像一个信息控制系统。要做到为学校各项工作开展提供有力的帮助和支持，在档案管理中要抓住“用”这个核心功能，要不断创新和积极去探索不同的服务机制，做到档案服务的最大化，做到提高档案服务的及时性和有效性。也有许多不同的文献管理，就是在管理工作资源累积过程中特别慢，但管理的阶段性很强，形成依附性也很大，具有一定的封闭性。这些特点也能够决定了高档管理工作必须实现不同的经济需求，学校档案工作也要积极去适应发展的需要，做到不断去提升和完善，去提高工作的立足点。

三、高职院校档案管理工作当中存在的问题

1.规范性管理目标不明确

在当前的高职教育改革发展，正是处于跨向质的飞越的一个过程，而这也决定了在高职院校档案的门类、数量和信息量也大大增加了，档案所包含的内容也变得复杂和多样。伴随着改革发展的不断深入，多元化的发展趋势也不断的体现出来，发展也慢慢呈现出了不一样的结构和类型层次。因为档案管理的规范性目标存在缺失，使归档内容形成程式化。要保证归档材料的一个系统和统一性，我们就要建立科学统一的档案资料的整理，在材料的生成、收集、立卷、分类组卷归档、编号编目的程序上形成规范化，一定能确保规范性管理。

2.档案工作不被重视

档案没有受到重视，可能会被说成是“嘴上说起来是重要的，而做起来却不在乎”在很多方面也受到了约束，比如在组织机构的设置、基础设施建设等的一些方面。我可以一一说明，在组织机构设置这方面，大多的高职院校都没有一个单独的档案馆，都是办公室里面；在基础设施建设的方面档案房里面也是非常小的里面的设施也非常的简单，并没有做到规范性，分配好。而在人员方面，也只是就几个人，在好多的高职院校的档案管理员只有一名，有的仅有一名管理员还同时要做别的工作，在归档方面，不能按时归档，且内容页很不明确，非常不完整等一些问题。

3.档案管理人员专业化程度不高

对于档案管理工作，是一个专业性要求特别高的一份职业，但是很多管理员却不是专业出身，对这样的一种工作也不了解，在这种情况下，也因为自身的一种原因和本身学校的经费的限制，档案管理人员也不能通过参加培训去完善自身的这种缺陷，因为学习的机会很少，他们的专业化程度不高。存在的问题就是知识的了解少，也严重缺少研究和创新型人才。

4.工作方式陈旧，档案利用率不高

因为管理人员不是专业人员，他们的工作积极性也不高，使得他们的工作方式都比较陈旧，对档案工作的理解度也简单的认为就只是归类、整理、和保管。他们仅仅只会一些基本的工作，在档案的利用方面，只会查阅一些基本的，不能够给人提供咨询等的一些服务工作，更不能为领导出谋划策，为学校提供有发展前景的一些东西。

四、做好高职院校档案管理工作的措施

1.加强对档案的管理并高度重视

对于高职院校的领导来说，要有意识的，并且能够充分的认识到管理档案工作是有着非常重要的意义和作用，在如今的网络信息时代，档案是高职院校最重要的资源，它有着不可取代的价值，所以要加强和充分的重视档案的管理工作。我们也采取了以下措施：

一是要提高档案管理工作的影响力和扩大档案部门在学校中的知名度，我们要做一些有必要的宣传活动来提升档案工作的地位与作用。

二是去建立一些专项资金，去加强对档案管理工作的头入，对档案馆的场地和设备以及技术等方面要给予很大的支持。三是要制定一个中长期计划，在学校档案管理工作中加大队伍和制度以及基础设施的建设，去建立一个完善档案管理工作和组织机构。

2.加强档案管理工作的力度和提高服务的质量和水平

（1）要对旧有的管理模式进行不断的创新来提高管理水平，要不断的发挥信息化的管理优势去提高管理的一个效率。也可以采取学校各部门有专人员管理岗位责任制和考核奖惩制度。我们也可以采取集中化的一个管理，实施档案全部由档案馆统一管理，且有专人来负责档案两级管理体制，从一开始就加强档案的收集整理和归档工作。

（2）采用市场化管理机制。把档案的管理工作直接建立在怎样来满足利用者的愿望和需求的基础上，把师生和学校的发展和对档案资源的利用需求作为管理工作的起始点，然后对其做出深入的研究。也可以对用户的需求状况做一个跟踪调查然后进行对比分析，得出结论后，有目的性的展开服务渠道，做到提升我们的服务质量和服务水平。

五、完善档案管理工作制度

要让档案工作按科学化，规范程序化的轨迹来运行，最关键就是要搞好档案工作。然而，在学校档案管理中，会出现许多不一致的问题，所以我们必须制定制度，做到统一标准，把它当做一个重要的任务来抓要将这个工作纳入各部门的一个职责。在深入调查的一个过程中，应该依据<档案法>、<高等学校档案实体分类法>来进行修订管理工作的规章制度，让档案管理制度达到统一。要使档案管理走上标准化和规范化的管理轨迹，我们必须按照标准的要求进行，做到各个业务环节的制度统一的规范在档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。

六、提升业务的素质

对于提高档案管理水平，档案管理人员的政治和业务水平的高低,起到非常重要的作用。学校的专职人员应该多参加一些业务培训班，通过这些培训，不断更新知识，能够赶上档案改革的脚步，很快的做到一个转型，有中专学校档案管理的水平到高等管理员水平的一个转型。通过对职员的培训，也可以达到统一的问题的认识，可以很好的提高工作效率，也能提高工作的质量，为学校的工作打下一定的基础。学校建设的是一个责任心强、结构合理的档案管理的一个工作队伍，这也是摆脱困境的一个有力保障。而对于他们的业务培训，可以由学校的部门自己完成通过不同的形式来对档案员进行培训，有目的性的发放一些学习资料，最主要的是从新的管理制度、计算机管理的方面来进行培训。最后，可以组织一些考试让他们加深对档案知识的了解，使他们档案员更好的掌握技能，并提高自身的水平。

参考文献：

[1]王朝霞.高职院校档案管理创新工作[J].陕西档案. 2012

[2]丁爱华.新时期高职院校档案管理工作存在的问题及对策[J].中州大学学报. 2013