面向高校信息化的档案管理创新思考

张艳

【摘 要】随着科学技术地不断发展，数字化信息管理渗透进了管理的各个层面。在高校档案的信息化管理中，如何进行创新，进而提高高校信息化档案管理的效率，已经是高校档案管理中必须思考的问题。鉴于此，本文从树立高校全员参与的工作理念、完善档案体制和运行机制、加强管理队伍人员的素质提高三个层面进行阐述，以期为高校信息化档案管理提供管理参考。

【关键词】高校档案管理 信息化 创新 资源共享

在高校档案管理中，实行信息化管理是高校档案管理的创新要求。所谓的信息化档案管理，指的是充分运用现代信息技术，对档案资源进行整理、记录、开发的一种过程。高校档案作为高校发展的纪录，它是高校文化的积淀，它是高校管理中的一项重要的组成部分。故而，在高校档案管理中，必须引起足够的重视，在高校档案管理中，实现科学化、信息化的管理目标。

1.树立高校全员参与的工作理念

在高校档案管理中，应该积极地树立全员参与的工作的理念，以达到对管理体制和工作机制进一步完善和深化的目的。高校的创办和发展与高校档案业务有着紧密的联系。高校档案是对高校建设的成就和经验的真实记录，它涉及的范围很广，包括高校的科研、教学、管理、服务等各个层面。它是高校文化的积淀。同时高校档案与校园文化建设有着紧密的联系，都是为学校服务，为广大的师生服务。所以，在本质上，高校档案管理是服务性质的，这也就必然要让档案人员克服“坐、靠、等”的思想，转变“被动服务”，逐步树立“主动服务”的思想。这实际上要求档案管理逐步增强服务的主动性和有效性，将档案管理的工作方式从封闭向开放过渡。故而，转变管理员管理到人人管理，是对高校档案管理的一种创新。改变以往那种等待各部门或者个人移交材料的局面，形成一种全员参与的主动收集材料的良好的局面。这就要求全员树立高校档案管理的意识。毕竟，高校档案文化作为校园文化建设的一项重要的载体，其内涵极其丰富，在校园文化建设中是重要的一条资源渠道，在人文教育上是绝好的教材。积极地将档案文化渗透到校园文化建设中去，让高校的一些杰出的名人资源、悠久的校园文化资源，以及文物文化资源充分发挥育人功能，以达到对学生学习兴趣的激发，提高学生的人文素质，弥补课堂教学上教育的不足。在理想道德教育上，通过档案文化，培养学生爱校勤学，积极地发挥出重要的作用。档案文化具有无形的精神力量，有利于学生的全面发展。另一方面，高校档案工作，在高校管理中涉及的面非常宽泛，有文书档案、财务审计档案、干部人事档案、校园治安档案、人才培养工作评估档案等等。故而，高校中各个职能部门以及工作人员和领导，应该对档案管理工作给予高度的重视，积极树立全员参与档案管理的工作理念，逐步形成高校档案管理工作的一种良好氛围。

2.完善档案体制和运行机制

在高校档案工作的管理中，档案的管理体制和运行机制，它们是紧密联系、相辅相成的，在体制创新中，首先要求机制创新，将体制和机制进行有效的优化，有利于提高档案管理工作的质量。在高校档案管理中，积极地加快高校档案的信息化管理以及自动化建设，是提高高校信息化档案管理的重要举措。为了完善高校档案管理的体制和运行机制，应该积极地完善高校档案管理工作的体系，对校领导在档案分管工作中的职责给予明确，不得含糊，不得有漏洞。对于其他分管业务工作的领导，促使他们在分管档案工作的领导下开展一些相应的管理工作。高校档案管理涉及的面很宽，在材料收集中，其流程一般是由后勤处、计财处、保卫处、教务处等职能部门将自己的材料汇集后移交给学校档案室，再通过档案室进行进一步的统筹整理形成档案。在档案管理中，完善好高校的档案管理运行机制是提高学校档案管理的关键所在。传统的观念，认为档案的收集以及整理工作都是档案室工作人员的职责所在，与其他人无关，从而导致相关的档案职能部门工作人员在工作中不思进取，缺乏创新。所以，在高校档案管理的机制建设上，积极考虑相关人员的积极性来增强这些人员的责任感和积极性。

3.加强管理队伍人员的素质提高

在高校档案管理中，科学合理地进行档案管理，有利于高校档案管理质量和效率的提升。在高校档案管理中，真正要实现高校档案管理的信息化、科学化、自动化，也不是一件轻易的事情，需要积极地将高校档案管理纳入高校工作的议事日程上来，以引起高校领导的重视，切实地对高校档案管理队伍给予建设，积极提高管理人员的综合素质。其途径有：其一，积极地结合高校档案管理队伍人员的实际情况，定期地开展《档案法》学习活动。领导带头对《档案法》进行学习，促使人人对高校档案的意义有清晰的认识，提高档案管理的意识。让每一管理人员积极做好自己的业务工作。其二，积极用档案制度来约束人。在档案管理中，比如《档案利用制度》《综合档案室工作职责》《档案库房管理制度》《档案人员工作职责》《档案收集整理管理制度》等等，都是高校档案管理工作人员必须遵循的准则，充分利用这些制度，有效地做好对管理人员的管理。其三，积极加强对档案管理工作人员的业务能力的培训，以促进高校档案管理人员的综合素质能力的提高。

4.结语

综上所述，在高校档案信息化管理中，要突破传统的管理模式，创新全员参与的管理模式，需要树立高校全员参与的工作理念，积极完善档案体制和运行机制，加强管理队伍人员的素质提高。通过以上的努力，高校信息化档案管理水平必然会有质的提高。

【参考文献】

[1]谭慧.面向高校信息化的档案管理创新思考[J].办公室业务，2014（03）：70-71.

[2]王红.小议高校档案管理的信息化建设[J].华章，2013（02）：293.

[3]常娓.我国高校信息化档案管理研究[J].华章，2013（34）：337.endprint