健康教育档案收集工作中的问题与对策

马华禹

借许昌市疾控中心成立60周年之机，笔者在实际工作中就健康教育档案收集与管理所存在的问题谈一下粗浅看法。

1 健康教育档案的收集内容

健康教育档案是健康教育机构、个人或组织在工作中形成并作为原始记录保存起来备考查利用的文字、图表、声像等不同载体的材料，具体分为音像制品、媒体传播材料、文字材料、宣传材料及其他材料。

2 健康教育档案收集过程中存在的问题

2.1 对档案管理的认识不到位，档案管理水平有限。一是档案管理是一个细致、繁杂的工作，且档案产生周期长，部分领导认为档案管理工作缺乏意义，很容易被忽视。二是档案管理是只投入、无产出的消耗性工作，不能短时期内看到其作用效果，却需要花费大量的人力、物力、财力和时间，得不偿失。三是部分人员的档案管理水平有限，对归档材料的范围不清楚，或担心材料归档后查找不便，索性每个人的工作材料自行管理，长时间后有的便不知去向，其结果就出现了日常工作缺乏工作过程记录、材料证明等情况，最终导致无据可查。

2.2 照片档案的管理问题。许昌市疾控中心从成立至今经历了60年的风风雨雨。其中，在健康教育工作中产生了大量珍贵照片，记录了许昌疾控防治工作的努力，也反映了许昌健康教育人的辛勤劳作。照片档案作为易损档案，在长时间的保存过程中会开始发黄、软化和翻卷，清晰度也减弱了很多。由于底片没有随照片一起，导致大量底片聚集放在一起而难以辨认。有些特殊尺寸的照片也难以被统一规定的照片案卷（册）所容纳，很多保护性措施难以有效实施。

2.3 文件材料的漏记、错记问题

2.3.1 在繁杂的文件拟定、发放的过程中会产生大量的文本文件，其中有些是电子文件。如需查找某些相关文件进行参考，就会在纸质文件和电子文件之中反复翻阅查找，增大了查找困难度，工作效率低下。此外，由于多次翻阅纸质文件，也会导致文件再次归档时位置错误而出现“假遗失”的现象。

2.3.2 由于工作周期过长，未及时进行文件的电子版保存或书写错误的更新，事后保存时，文件档案中偶尔会发生文件材料的漏记、错记问题，如档案文件里的文件材料出现笔误、印刷错误等。这是在周期较长的项目工作中经常会出现的问题。

3 健康教育档案问题的对策与思考

3.1 提高认识，加强培训。一要提高部分领导对健康教育档案收集工作的重视程度。健康教育档案是日常工作产出的最真实的记录，能够及时应对上级的工作检查和工作资料的查阅参考。二要提高档案人员对健康教育档案收集工作的认识程度。不可随意捏造档案资料，保持档案的真实性。三要不断加大对现职人员的业务培训强度，参加上级档案行政部门或专业单位组织的培训班、学习班，发挥其工作积极性、主动性，“专心做事、热心服务”。同时鼓励自学，不断提高专兼职档案人员档案理论素养与业务技能。

3.2 提升对档案现代化的重视。随着科技的进步，档案管理方式由传统的、单一的收集处理方式转为数字化操作，实现档案载体电子化、现代化有助于档案信息开发和综合利用。档案现代化也是解决照片档案和文本文件档案相关问题有效方法之一，对于重要的文本文件，可用硬盘对电子文件进行专门保存。

3.3 加快推进网络共享。我省各地市健康教育工作从上世纪60年代初开始以协作区的方式进行相互学习、共同研讨。全省共分为三个协作区，分别是豫北协作区、豫中协作区和豫南协作区，许昌市健康教育所属于豫南协作区中的一员。加快推进网络共享有助于各个协作区成员将自己的工作经验与档案材料上传到网络共享，促进全省健康教育共同快速发展。

3.4 及时与定时相结合，不断完善健康教育档案材料。健康教育档案材料根据具体项目情况要进行及时与定时的收集整理。以项目档案为例，由于健康教育工作中涉及的许多项目是横跨几个年度进行的，如中央补助地方健康素养促进行动项目就包括许多子项目，各个子项目的实施时间间隔较长，有时会横跨几个年度。因此，相关档案材料的收集不能在项目全部结束后再予整理，这样极易导致材料丢失，应该在每个子项目进行的同时随时注意材料的保存，并在子项目结束后及时地统一整理收录。随着其他子项目的不断推进，也要定时整理相关项目档案，不断更新并填充内容，促使项目档案逐步完善。此外，及时对文本文件进行双保存，可以有效地发现并改正错记、漏记问题，避免了长时间搁浅后对文件内容的不确定性。

（作者单位：许昌市疾病预防控制中心 来稿日期：2014-06-18）