物资独家采购价格分析与应对策略

2014-09-01中国石化洛阳分公司谢亚静

河南化工 2014年6期

中国石化洛阳分公司谢亚静

物资独家采购价格分析与应对策略

中国石化洛阳分公司谢亚静

独家采购是指在物资采购过程中，通过定向询价方式，只向一家供应商发出询价，最终与该供应商签订采购合同的采购行为，又称为单一来源采购。独家采购由于只有一家供应商参与，形不成充分有效的市场竞争，采购价格有可能偏离市场，存在较大物资经济供应风险。形成独家采购的原因有多种，如专有专利技术形成的独家采购，政府指定、投资指定、设计指定、技术指定、使用指定等形成的独家采购，采购的设备材料型号特殊、供应商数量不足以竞争形成的独家采购等等。专有专利技术形成的独家采购，属于正常的物资采购行为，应给予认可；由于设计、需用单位等指定形成的独家采购，是应该重点关注的不正常行为，该行为也存在一定的廉政风险。本文重点分析各种指定形成的独家采购原因及应对对策。

独家采购现状分析

2011年以前，以洛阳石化为例，独家采购现象十分普遍，特别是2011年，装置大检修加上检修期间实施的技改项目较多，以及14万吨/年聚丙烯装置和4万吨/年硫磺回收装置采购大量的设备、材料，致使独家采购达到了顶峰，全年独家采购额占当年全部采购额的6%，远高于集团公司独家采购率1.2%的水平。在中石化物资供应“比学赶帮超”指标评比中，在所有石油、石化及工程企业的独家采购率指标中排名靠后，给企业造成很不好的影响，甚至快触到了全石化系统物资供应“比学赶帮超”挂黄旗的境地。同时因为是独家采购，在与供应商进行商务谈判时，很容易形成价格壁垒，给企业带来损失。

独家采购价格偏高原因分析

1.卖方模糊成本构成，虚高定价

在独家采购过程中，卖方往往凭其市场资源稀缺性和垄断地位而呈现强势，拥有定价权。买方要求卖方细分成本时，卖方往往以技术保密，拒绝成本构成分析，有时列出的成本，也尽可能模糊，给买方造成价格应该高的假象。买方如果无根据简单的压低价格，往往会遭到卖方“有理有据”的坚决抵制，有时即使压了价格，但从制造及经营的实际成本来说仍是高价；有时买方可能以某种原因迫使卖方压低价格，卖方往往会以牺牲质量和服务为前提，最后给买方造成损失。因成本得不到有效的细分，价格难以透明、清晰，没有科学合理的数据支撑价格立场，谈判的难度很大。

2.缺乏有效的数据对比，不能掌控价格

独家采购的物资，缺乏市场的通用性，销量往往有一定的局限性，卖方将以往的销售价格视为商业秘密，买方了解市场价格难，不能有效掌握卖方以往的售价，来进行分析对比，判定自己采购的物资价格是否合适。买方谈判价格无基准和参照，心中无数，与卖方谈判十分困难。

3.寻找替代难，形不成充分竞争

独家物资的卖方正是依据自己的个性化、差别化来制造商机，从而获取高额的利润。买方一旦寻找到替代产品，卖方的垄断优势会立刻瓦解。很多情况下，买方通过成本分析及价格比较，明明知道卖方所报的价格高，可对方就是坚持不降价，往往使谈判陷入僵局，如果被卖方牵着鼻子走，买方就会付出比较高的代价。

4.谈判的突破口难以打开，降价难度大

每遇独家采购，采购人员往往感到棘手，谈判过程耗时费力，结果也不一定理想。卖方与会代表，知道非他莫属，在谈判中摆出一种强势的姿态，拖延时间，消耗买方与会人员的耐心，坚挺价格。买方代表往往有畏难情绪，明知利润高，却很难找到突破口，打开卖方降价的通道。谈判陷入僵局时，往往缺乏耐心，缺少有效的技巧与方法，来推动卖方降价。

控制独家采购应对策略

为了维护企业利益，规范物资采购，最大限度减少或避免独家采购情况的发生，提高企业物资供应管理水平，洛阳石化从防控入手，明确工作目标，制订具体措施，开展独家采购治理工作，取得了明显成效。

1.源头控制，分解控制独家采购指标

由于物资采购的特殊性，独家采购一般在需求计划形成初期就形成了，为了实现源头控制，将独家采购指标分解至各需求计划提报单位和审核部门，定期考核，从源头上减少独家采购。经过分解指标，责任单位主动控制独家采购的情况得到了迅速提高。

2.加强需求计划管理

需求计划管理是控制独家采购的源头，在2013年度的物资采购策略中，洛阳石化对各单位提报需求计划提出了要求，明确各单位在提报需求计划时，要提出详细的技术参数和技术要求。对于通用物资，不能含有特定厂家的信息。计划主管和审核部门要严格把关，对可能造成独家采购的需求计划要从严控制。全年对因需求计划提报形成独家的37项计划退回需求计划提报单位，重新编码或者更改计划，从而避免了37项独家采购。

3.严格履行独家采购审批手续

按照内控制度要求，严格独家采购审批，凡是独家采购的物资，必须由使用单位提出独家采购申请，列明独家采购理由和必须的证明文件，经单位领导签字并加盖公章，报计划主管部门和物资装备部负责人签字认可，最后由分公司技术和物资供应主管领导签字同意，否则一律不得独家采购。通过严格的审批程序，避免了使用单位提报独家采购的随意性，为从源头上减少独家采购提供了支撑。

4.加强物资编码管理

物资编码是物资采购的最基础的数据，编码描述的准确与否，严重制约着采购的质量和效率。由于历史的原因，部分编码的描述中带有生产厂和制造厂的部分信息，用此类编码询价，其他的供应商不明其意，不敢冒报价，容易形成独家报价，造成实质性的独家采购。为了规避此类风险，从2011年开始，洛阳石化加强了对物资编码的管理，近三年分阶段对7万余条编码进行了全面梳理，对于编码带有专用型号、厂家信息的物资，全部进行冻结，避免需求单位提报计划时因编码问题形成独家采购。为了梳理编码，物资装备部制订了编码梳理的工作统筹，明确了责任人及清理原则，2013年共清理编码4028条，减少了因编码形成的独家采购情况发生。

5. 积极拓展供应商资源

为了优化供应商结构，避免网络内个别品种供应商数量不足，引起独家，洛阳石化积极搜寻中石化网络内优秀供应商资源，参与物资采购招标或询比价。2013年全年为避免独家，新增加中石化网络内供应商服务关系71家，通过比价，打破了实际意义的独家，降低了采购成本，提高了供应商竞争度。如某下属单位采购的消弧装置，使用单位从装置运行考虑，提出了独家采购某电气公司的产品。企业物资供应部门接到需求后，认为目前消弧装置属于通用性产品，技术性能大致相当，没有必要进行独家采购，经过与使用单位沟通，最后又选择了与某电气公司技术相当的广州一家供应商签订技术协议与商务谈判，从而打破了使用指定形成的独家，规避了独家采购的价格风险。

6.破解独家采购价格壁垒

对于确实需要独家采购的物资，为了打破价格坚冰，我们采取细分物资成本测算物资价格、纵横对比研判价格、功运用商务谈判技巧等措施，提高议价能力，把控独家采购价格。

一是采取细分物资成本测算物资价格。在洛阳石化某装置干燥机的独家采购中，采购人员前期就了解相关的原材料费、加工费、外购件价格等，商务联合谈判时要求卖方分项报价。因该设备属国产替代进口，价值比较高，卖方的分项报价多达20多页400余项，评审组花费近一天的时间，按照掌握的市场价格，逐一剖析分项价格，发现部分钢材、管道配件、电仪材料等报价高于市场价，就按市场价进行了核减；同时发现有9万元成本被卖方漏计，评审组主动提出补上，在一项项的具体数据和合作诚意面前，令卖方心悦诚服地接受了最终计算出的价格，降价幅度达到8%。

二是纵横对比研判价格。如在原油罐专用隔热防腐涂料采购中，卖方自恃产品性能特殊，报价较高且坚持不降价，谈判难以进行。采购人员通过详细了解产品性能、积极搜寻相关信息，发现兄弟企业使用的相近型号涂料，效果基本相当，价格却低于该卖方报价。以此信息为谈判的筹码，迫使卖方最终降价12.2%。

三是充分运用技巧，赢得谈判。独家采购的谈判，不仅是一种双方企业实力的比拼，更是双方人员在谈判桌上斗智斗勇的博弈。运用良好的谈判技巧，往往会赢得谈判的主动权，化解难题，达到事半功倍的效果。

最高限价法。在我们的物资采购中，项目物资或较大金额的物资采购在计划提报时往往有概算控制，有时卖方的报价会超出概算，或没超概算但明显有水分。此时，我们组织相关单位人员组成专家组，在充公进行成本构成分析的基础上确定一个合适的价格作为最高限价，与卖方进行谈判。告知卖方，如报价超过概算，项目将无法实施，甚至可能被取消，而项目取消，卖方前期做的技术交流等工作将付之东流，没有任何回报；若接受最高限价，虽利润不丰厚，但毕竟有收益。促使卖方接受我方提出的价格。

迂回曲折法。在谈判陷入僵局、双方各不让步的情况下，我们凭借主场的优势，以另行约定谈判时间为托词，向卖方施加压力。卖方往往会考虑出差在外、往返奔波、耗时费力所形成的成本，更担心停止谈判会产生其他意外情况等，一般会接受我方提出的价格。

分层次对话法。一般情况下，到谈判现场的往往是卖方的销售人员，谈判人员的层次越低，对价格的决策权越小，反之亦然。所以，谈判到一定程度后，若双方不能达成共识，可要求直接与其直接通话，往往会再赢得一定幅度的降价。

因势利导法。在谈判之前及过程中，要明确告知卖方，国有企业的独家采购要经过审批、公示等复杂环节，倍受领导的关注，是审计、监察部门的监督重点，谈出的价格必须经得起考验，引导卖方在思想上理解买方的工作压力，在行为上报出合理的价格，营造出降价的氛围。对于在石油石化业绩少或无业绩的卖方，要让对方清楚，与中国石化企业签约、建立服务关系，是一种无形的资产，在市场上将会产生良好的广告效应。这也是促使对方降价的重要筹码。

7.做好采购前公示和采购后的业务公开工作

对于独家采购物资，洛阳石化认真做好采购前的公示工作，公示期内没有异议的，方可进入采购程序；采购后按照分公司业务公开要求，及时做好公开工作。全年共公示独家采购15次，公示期间没有收到异议。

8.加大定期分析和控制力度

为了总结独家采购治理过程中的成绩和问题，洛阳石化定期组织例会对独家采购情况进行分析。分公司主要领导听取工作汇报，深入分析独家采购原因。对于市场上能形成竞争，确实不需要独家而进行独家采购的，对责任单位要进行严肃处理。公司主要领导的重视，为控制独家采购提供了有利保障。

独家采购治理是一项需要长期坚持的工作，由于利益驱使，一旦放松管理，独家采购规模就会上升。2013年洛阳石化采取一系列措施，遏制了部分不合理的独家采购需求，为公司控制采购风险，降低采购成本做出了积极的贡献。在今后的物资采购中，企业仍要不断创新工作方法，采取更有效措施，从设计标准化、需求标准化、采购标准化等方面入手，强化需求分析，为企业控制采购价格、降本减费做出积极贡献。