浅谈企业信息资产管理思路及制度的建立

王 超

（陕西省烟草公司 西安市公司，陕西 西安710061）

1 信息资产制度制定的原则

制度的建立需具备原则基础，如缺少原则很难有效实施，往往成为一纸空文。 信息资产制度的制定应遵循以下五点原则。

1.1 量身订作的原则

企业要根据自己的实际情况和实际存在管理问题制定相应的制度。 复制来的制度由于和企业的实际情况不吻合，结果造成制度不能得到很好的执行。

1.2 全面科学的原则

对于企业信息管理制度要全面、科学。 企业信息管理中存在很多问题，问题之间具有关联性，如果仅仅是片面问题解决，是不能全面解决企业的问题。

1.3 责任目标明确原则

制度中要有明确的目标和责任，这样才能有的放矢，体现整个制度的完整性和合理性。

1.4 奖惩分明原则

制度要有奖惩措施，否则起不到真正的作用。

1.5 资产管理原则

信息资产为企业资产的一部分，信息资产制度首先要依托企业原有资产管理制度。如果信息资产管理制度与原有资产管理制度在内容上出现冲突，那么信息资产管理制度的在企业内部的合法性将存在质疑。

2 信息资产管理制度的内容

信息资产包括服务器、计算机、网络设备、打印机及软件等，在制度的制定过程中应涵盖以上资产的采购、调配、使用、报废等方面，以确保制度的全面性。制度的内容应职责明确、流程清晰，避免在制度中使用措辞含糊的语句。 信息资产管理制度主要包括以下几个章节。

2.1 总则

这一章节包含了制度建立的依据、管理的范围、明确了信息资产的具体内容，其是整个制度的基础，是任何制度中需首要说明的，这里不做详述。

2.2 信息资产的采购

信息资产的采购涉及硬件资产与软件资产，在信息资产管理规定中应明确两种信息资产的采购流程。为体现采购过程中的公平、公正、公开原则，应明确在实施采购时多个部门共同参与，明确技术部门、资产管理部门、监督部门、财务部门等各部职责。技术部门负责提出采购意见，监督部门负责采购程序的监管，财务部门负责采购价格、付款方式的确定，资产管理部门负责采购合同的签订、付款等事宜。软件资产的采购与后期安装、使用、维护管理专业性较强，软件资产采购的合同签订、付款建议由技术部门负责。 制度中应明文规定采购的方式及采购中应遵循的基本准则。以上章节明确了信息资产采购中各部门的职责，确保整个采购过程更科学、更合理。

2.3 信息资产的管理职责

一般资产的管理多由资产管理部门进行实物管理，财务管理部门进行资产的财务管理。 信息资产因其技术因素的存在，由资产部门独立对信息资产进行实物管理存在一定的困难，技术部门在信息资产的管理中需充分发挥其技术能力。在信息资产的管理章节中明确三个部门在信息资产管理中的职责，计算机硬件的实物管理由资产管理部门负责，计算机软件的实物管理由技术部门负责，信息资产的财务管理由财务部门负责。 在资产管理中无形资产（软件）的管理常常被忽略，而往往软件资产在信息资产占有的比重很大。软件资产的管理主要针对软件存储介质的管理，软件的借阅、存放都须明确。企业依据自身实际可配套搭建信息资产管理系统， 在系统中对信息资产进行登记，调拨等操作。通过管理软件从技术手段强化管理方法、管理流程，减少了信息资产管理中因人为因素造成管理的失效。

2.4 信息资产的应用

在这里的信息资产主要是针对各种终端信息设备。信息资产的应用层管理采取“谁使用、谁管理、谁负责”原则，实行信息资产管理个人负责制，部门一把手负领导责任。通过责任层层落实的原则，使信息资产在使用过程中得到了更好的保护，延长信息资产使用寿命。 在制度中确定信息资产的使用规范，如设备的使用环境、摆放位置、软件的安装等。 其中要明确个人对信息资产担负的赔偿责任，由于使用不当造成信息资产损坏的应承担残值赔偿。

2.5 信息资产的维护

企业信息资产不断增多，因使用人、环境等因素信息资产特别是计算机终端，故障率居高不下。 通过制度约束终端的操作应用行为减少设备故障率，并对设备出现故障后的维护流程、范围、职责进行规定，提高信息资产维护的效率与效果。 明确在关键部门设立系统管理员岗位，技术部门对系统管理员进行针对性培训提高技术能力。 部门系统管理员对计算机软件基本故障能够进行解决，提高信息资产故障排除效率。 明确各单位系统管理员承担的责任，要求系统管理员对日常工作进行记录，定期对本单位信息资产进行检查。 通过建立系统管理员岗位以及维护制度规范，提高信息资产维护效率，减少技术部门在信息资产维护中的压力。

2.6 信息资产的调配

企业信息化发展初期，由于信息设备较少，在信息资产调配时无流程记录，调配过程随意性较大。随着信息资产数量的不断扩大，急需建立信息资产调配机制，从而避免信息资产的安置混乱。 资产管理部门、技术部门分别建立记录企业信息资产数量、参数、购置时间等相关属性的台账，根据部门职责台账中包含的属性有所区别但要确保关键数据的一致性。制定完善的流程，确保在信息资产调配过程的可靠。制度中确定由技术部门负责调配意见、调配过程的实施，而技术部门应严格按照资产调配流程在资产管理部门与相关单位（部门）办理资产调配手续。 明确闲置设备移交资产管理部门的机制，根据闲置设备情况进行二次分配。

2.7 信息资产的报废与报失

企业信息化的不断发展，对信息设备性能提出了更高要求。 信息设备在长时间使用后，部件的老化使得性能上大打折扣，而企业信息资产的不断增多，如果不进行有计划的报废、更新，性能较差的设备逐渐堆积，将影响到业务的正常开展。 建立信息资产报废、更新体系，对信息化工作的持续发展起着非常重要的作用。企业信息资产管理制度中依照资产情况和技术经济性能，以经济合理为基本原则，由技术部门提出报废计划，同资产管理部门、财务部门组织鉴定后确定报废审议结果。 信息设备根据设备类型应用岗位使用年限一般在五～八年之间，对已报废信息资产技术部门可拆卸配件留存作为维修备件，体现企业厉行节约的宗旨。 信息资产丢失，通过相关材料以及多个部门的共同鉴定明确责任后进行处理，人为原因造成丢失的要进行赔偿。 通过以上措施对信息资产的合理报废、更新、报失提供制度依据。

2.8 信息网络的使用

信息网络属于特殊的信息资产（资源），是由企业自有或租用的网络设备、网络线缆组成的电子信息传输通道。 B/S 构架系统作为企业信息系统的主流，网络环境关系到企业信息系统能否正常应用，业务能否正常开展，网络成为各终端与信息系统连接的桥梁。 将信息网络作为信息资产管理范畴纳入到管理制度中去十分必要。企业为了信息网络平稳运行，购置防火墙、病毒墙、杀毒软件等网络设备与防护软件，从技术角度增强了企业网络的安全性。但企业终端数量的庞大，互联网应用的广泛，各种病毒、木马通过终端进入企业内网，而成为企业信息化开展的严重隐患。 技术手段大多以被动防范为主，通常发现问题再采取措施，且往往不能取得很好的效果。 通过对信息网络的使用做出明确规定，从使用人、终端根源上减少对企业内网带来的危害。信息网络的管理应有独立的制度，但作为信息资产管理的范围，信息资产管理制度可明确其整体管理框架。 制度中确定信息网络的规划、管理部门，明确终端接入企业网络的办理流程，规范终端设备软件的使用、安装及互联网应用的范围，使终端使用人从制度上得到约束。

信息资产管理制度规范了信息资产在采购、调配、报废、使用等方面的流程以及相关部门的职责。通过科学全面、职责清晰、奖罚分明的管理思路建立信息资产管理制度，规范企业信息资产的管理。 信息资产管理制度是企业信息化制度的组成部分，它侧重于对信息设备（软件）的资产性管理，而企业信息化的发展单靠信息资产管理制度远远不够，还需建立健全运维管理、信息网络安全管理、信息化项目管理等相应制度规范体系。只有企业信息化制度科学全面的覆盖信息管理工作各个方面并坚决实施不断改进，才能有效解决企业信息化工作管理上的不足，使企业信息化得到长期平稳的发展。