工程档案现代化创新管理

摘要：工程项目档案是在项目前期投标建设、生产准备、机组调试及生产经营中的重要依据，在工程建设和管理中起到了非常重要的作用。工程档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是工程建设的真实记录和反映。本文旨在探讨在信息化时代如何对档案进行现代化创新管理，首先对工程档案进行的高度的概括，进而阐述了创新档案管理的具体内容与措施。

关键词：工程档案 现代化 创新管理

1 工程档案概述

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究的历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作都称得上是一项既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间的充满旺盛生命力的事业。在知识经济、信息时代高速发展的当今社会，档案工作正张开宽阔的臂膀，不断接纳热爱她的从业者。那么我们的档案工作是如何开展的，工程项目档案的现状和发展前景又如何？这些值得涉足这项事业的从业人员去理性、深刻探讨和研究。

2 工程档案现代化的意义

现代化管理是相对于传统手工管理而言，以现代科学为指导，对档案传统方式和做法进行改革。采用先进的设备和管理技术，充分发挥管理人员积极性、主动性和创造性，在理论的基础上借助计算机、数字通信等技术，使档案管理更加系统、智力化、信息化，从而组成最佳的结构体系，以确定被管理对象在整体动态下的最佳效果。

3 工程档案现代化管理的目的

档案管理进入现代化建设，就是为了要达到一个最佳效果：一是保存保护好各类实体档案最大限度的延长使用寿命；二是要开发档案信息资源，迅速、准确的提供一切档案信息为经济建设的发展和社会进步做贡献。

4 工程档案现代化管理的步骤

4.1 把档案管理工作进行系统化，按照统一的计划而行动，完善制度、体系、统一部署，北京地铁八号线二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日开工建设， 2011年12月23日顺利完成了设计及施工质量验收规范的要求，合格运营。8号线项目部组成的档案资料整理人员配备齐全，与档案管理人员及时交流沟通，向移交部门移交及时，后续资料补充齐全完整。并按照统一领导、分级管理的原则，北京地铁八号线二期工程项目部结合项目档案的归档要求，按照局集团公司在2011年下发的中铁一办[2011]146号文件《工程档案管理实施细则》进行整理，本实施细则同时也规范了各在建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。当然在这同时也不乏有部分工程项目对工程资料的存在不重视，以公司资质中标的汕梅高速公路汕头至揭阳段路基桥涵工程（第十合同段）2004年8月开工建设，于2009年12月份工程进行移交，对缺陷期内发现的问题进行了处理并经过一验收小组的验收，该工程项目施工资料竣工后整理4年之久，一直到2011年底准备移交，项目总工以邮寄的方式将竣工资料邮寄到档案部门，未进行任何移交手续，便一走了之，后经档案部门与施工部门人员进行多方联系都不得回音，工程资料记述和反映了施工成果的一种科技档案，对我们今后的利用和生产建设起着很重要的作用，有利于作为扩大市场以及工程中出现问题时查考的依据，施工负责人及工程档案具体整理人员有责任及时、准确、完整的向档案部门移交。管理工作也由若干个相互依存相互制约的部分构成整体，从这个整体系统性的去实现最佳效果。

4.2 档案管理进入信息化时代

①在条件允许的情况下，引进先进的设备和管理技术。广泛的使用计算机和通信系统，收集大量的信息进行整理、分析，理清工作思路、制定标准，在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则。②积极参与学习现代的管理手段和方法，档案管理人员要深入现场了解档案的形成情况，对于工程的进展做详细记录，主动做好对档案业务的指导，针对于出现的疑难问题进行研究分析、不断的进行探索，最终解决问题。

4.3 加强档案管理人员的智力化培养

①现代化管理十分强调人的因素，注意开发管理人员的智力，充分重视，提高档案管理人员素质，提升档案业务技能，充分调动档案人的主动性、积极性和创造性。②提高档案管理人员岗位的稳定性，配置专职档案管理人员。档案管理业务的很多工作都是需要档案人在日常工作当中去积累经验，逐步完善和改进，这样才能保证档案管理工作的延续性，促进档案工作持续稳定发展。同时也需要有充满活力、高效、应变能力强的组织机构以适应复杂多变的市场环境。

5 结束语

总之，档案管理工作是一项专业性较强的工作，它在社会、政治、经济方面都发挥着极其重要的作用，要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全工程竣工管理体系，我们也不断的在学习和借鉴其它单位先进的建筑工程档案管理经验，及时研究解决档案管理工作中遇到的难题，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养，不断总结经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献：

[1]钱永华.加强部门档案基础工作的必要性[N].社会科学报，2000年.

[2]王文平.综合事业档案管理的信息数字化建设[N].中国水利报，2003年.

[3]陈允嘉.论如何做好档案管理工作[J].科教新报（教育科研），2011年.

作者简介：廉凤阳（1981-），女，黑龙江绥化人，档案管理员，助理馆员，研究方向：档案信息化。endprint