利用档案部门优势开展政府信息公开工作

王静

摘要：随着“政府信息公开条例”的颁布与实施，使档案馆进一步走入公众的视线，作为档案人如何能抓住机遇，推动档案工作的发展，做好公开信息的利用工作，使之真正成为服务民生的一项重要措施，是对我们的挑战和需要进一步深思的问题。笔者通过对现有文件的学习和多年来对两项工作实践的摸索，提出几点不成熟看法，供同行参考。

关键词：政府信息公开档案馆档案工作

《中华人民共和国政府信息公开条例》于2007年1月17日国务院第165次常务会议审议通过，温家宝总理签署第492号国务院令予以公布，自2008年5月1日起施行，到2014年已经过去六年了。在这六年之中，包括档案馆、图书馆和综合行政服务中心在内的各个公开信息查阅场所都接收了大量的公开信息，档案馆如何利用现有的资源优势，真正把饯行党的群众路线落实到实处，开展好政府公开信息的查阅工作，使档案和信息公开这两项工作可以相辅相成、互相促进，是档案工作者需要思考的问题。笔者通过对现有文件的学习和多年来对两项工作实践的摸索，提出几点不成熟看法，供同行参考。

一、利用档案部门完善的制度和规范化体系优势开展政府公开信息的接收和整理工作

政府公开信息和档案在接收、整理等环节是截然不同的。政府公开信息是为了保障人民群众的知情权，促进依法行政，提高政府工作的透明度，充分发挥政府的服务作用。对属于主动公开的政府信息，除法律法规另有规定外，要求该信息自形成或者变更之日起20个工作日内必须予以公开，即在信息生成下月10日前移交档案馆等主动公开查阅场所，注重信息的时效性。而档案依照《档案法》的规定：形成满十年的国家所有档案移交档案馆保存。档案从形成之日到国家所有综合性档案馆的时候，很多信息已经超过其使用期限，失去其时效性，主要侧重其凭证和参考价值。目前，档案馆作为政府信息公开查阅场所，弥补了以往档案馆提供利用的都是年代久远，甚至是“过时”文件的不足，档案馆应抓住这次机会，使利用工作再上新台阶。

但是，政府信息公开工作还是一个新生事物，“政府信息公开条例”在信息的整理、鉴定等很多方面没有做出具体的规定。与之相比，档案工作从建国之初，就在如何开展整理、编目、检索、利用等方面进行了不断探索，现在已经形成了一套比较完备的工作体系与程序，特别是近几年，各档案馆对原有的工作环节进一步规范，均形成了档案馆工作制度汇编。我们开展公开信息的整理、编目、鉴定等工作就可以借鉴这些比较成熟的工作程序。

（一）政府公开信息的整理工作

公开信息的整理关系到利用的效率，如果整理工作做得不到位，势必会给利用工作造成阻碍。以平谷区为例，共有59家需要移交公开信息的行政单位，每家产生了公开信息的单位都要在每月10日前移交一次纸质的公开信息，移交数量之大、次数之频繁是档案馆之前没有遇到过的，而且移交后立刻就要为公众提供服务，如何整理可实现高效便捷为公众提供服务，实现“条例”便民的原则。笔者认为，可以借鉴档案的年度分类法，采取按年度，大流水分类法，即将所接收的公开信息每年编制一个大流水号。在文件上角标出“2008—1、2008—2……”以此类推，一直到一个年度结束，下一年度重新编号，文件上写出“2009—1，2009—2……”。统一装盒管理，并在装具的脊背上注明所装信息的年度与编号。档案馆在接收了各单位上报的公开信息后，立即将信息的编号、内容、责任者等情况输入数据库进行管理。这样做，可以在信息接收后，立刻就能准确地为利用者提供查阅服务。而如果采取一个单位装一个盒子的话，要留出相应的空位，档案馆不清楚每一家单位产生的公开信息量大小（每个单位每个月产生的信息量会不尽相同），势必会造成空间和成本的浪费。

（二）政府公开信息的鉴定工作

政府公开信息包括本行政机关在履行职责过程中产生的各种信息，比如本机关制定发布的公文；也包括本机关在履行职责过程中从其他机关、公民、法人或者其他组织那里获取的信息，比如行政机关为了行政管理的需要，要求企事业单位或者个人提供的有关信息，囊括了行政机关的全部职能。除了法定不能公开的政府信息以外，其他政府信息全部应当公开。这就决定了政府公开信息的数量一定会很大，有可能会超过同年移交进馆的档案。如此大量的文件在三个场所同时保管，会花费大量人力物力，因此，定期开展政府公开信息的鉴定工作是十分必要的。

笔者认为，应以十年为一个保管期限，将十年中的政府公开信息按照上述的整理方法，统一整理后排列上架，进行集中管理。但信息一旦形成满十年，不应再对其进行逐件鉴定，就可以进行集中销毁。因为行政机关形成公文的有效性一般不会超过十年，在这十年中大部分信息已经失效，即使有一小部分依然在发挥作用，这时也会作为档案移交进馆了，因为时效如此之长的文件一定作为永久档案保存。公众依然可以利用馆藏档案为其服务。

二、利用档案宣传方面的优势开展工作

目前档案部门越来越重视宣传工作，呈现出“广播中有声、电视中有影”，从幕后到台前，从业内到全社会，逐渐融入到社会各个层面之中的良好状态。与之相比政府公开信息在我国还是一个新生事物，行政机关提高办事效率，提供优质服务，在政府信息公开过程中向公民、法人和组织提供尽可能的方便，体现了服务型政府的积极作为。据统计，我国目前80%的公共信息都控制在政府手中，这些信息对经济社会活动、人民群众的生产生活有着非常重要的参考价值和指导作用。但是公众对此还不是十分了解，特别是比较偏远的山区农村的老百姓更是一无所知。

首先是通过档案馆查档大厅这个窗口，宣传公开信息查阅工作。随着档案宣传工作的逐步深入，大部分公众对档案馆保存着哪些对其有利用价值的档案有了一定的了解。据统计，各地区的综合档案馆，每年个人利用的人次都要比因公利用的人次要多，有时甚至会超过几倍。以平谷区档案馆为例，2013年全年利用人次16500，卷次是18408卷，其中个人利用人次达15950人、13459卷，个人利用占到全部利用的90%以上。这是由于新农村建设，对农村进行大面积的村容村貌的改造，而且很多利用者在查阅过自家的房产档案后，还想知道政府对新农村建设补偿问题及各种规定。在“条例”公布前，档案馆只能为其提供线索，不能提供具体服务。现在，政府各职能部门在履行行政管理职责过程中形成相关的信息，除了法定不能公开的政府信息以外，其他政府信息全部应当公开，特别是关系到民生的信息。移交至档案馆政府公开信息查阅场所，为公众提供服务。公众在查阅档案的同时就可以利用有关的政策法规性文件，成为其解决问题的依据。

其次是利用全市联动的“档案馆”活动这个平台，宣传政府公开信息查阅工作。从2009年开始，北京市档案局每年举办全市16个区县档案馆联动的“档案馆日”活动，邀请社会各界人士到档案馆参观，打破“库房禁地”这一说法，消除“档案”在公众心目中的神秘感。在介绍利用手续过程中，为参观者详细介绍政府信息公开工作的意义与利用方式。通过这种方法，扩大了宣传面。

三、利用档案部门人力和物力资源优势开展公开信息的利用工作

（一）利用档案部门目前现有工作人员优势

接待查档利用工作是档案馆对外提供服务的窗口，是彰显档案馆功能的重要组成部分。在此工作岗位上的工作人员，都是在档案馆工作多年，比较熟悉馆藏和档案工作各个环节的老同志。通过数据库的检索、实体案卷的查阅，就可以通过档案证明为百姓解决工作生活中的困难。档案馆工作人员要利用在档案工作中积累的检索和查阅经验，了解各行政单位的具体职能，进一步熟悉移交的公开信息，在为公众提供档案利用服务过程中，主动提供政府公开信息的利用服务。

（二）利用查阅者的资源优势

到档案馆利用档案的公众群体与到图书馆阅览的公众群体的利用需求是截然不同的，前者是因为遇到各种困难或问题，而后者纯属娱乐消遣或学术研究；前者对政府公开信息的利用是非常有针对性地，而后者到图书馆对公开信息的利用需求就会很低。因此档案馆要抓住利用者的心理特点，针对不同的利用需求，对政府公开信息的利用进行有效提示，使公众对政府公开信息工作尽快认识，真正发挥公开信息的作用。

（三）利用档案馆物力资源优势

档案馆有丰厚的物质资源——档案，可以作为政府公开信息必要的补充，使利用者可全方位、多角度的在档案馆寻找到自己有用的信息。而且档案馆具有比较先进的查询网络体系，可以进行网上预约、电话代查等项服务。各档案馆的查阅大厅也都配有供利用者使用的电脑、触摸屏、饮水机等设备，使利用者可以在较为舒适的环境中查找所需要的信息。

总之，随着“政府信息公开条例”的颁布与实施，档案馆进一步走入公众的视线，作为档案人如何能抓住机遇，推动档案工作的发展，做好公开信息的利用工作，使之真正成为服务民生的一项重要措施，是对我们的挑战和需要进一步深思的问题。

作者单位：北京市平谷区档案馆