职业院校档案工作存在的困难及解决对策

梁建梅

（广东开放大学，广东 广州 510091）

最近，广东省教育厅组织调查组，对省内14所高职院校、中职学校的档案管理工作进行调研。此次调研在各学校档案管理自查总结的基础上，重点调查了档案管理工作的组织领导、机构设置、制度建设、人员配备、保管条件、信息化建设等方面的内容。调研组本着“发现问题、解决问题”的原则，通过听取学校工作汇报、召开档案人员工作座谈会、实地察看档案工作场地和设施、查阅相关实体档案、现场咨询、反馈意见和建议等多种形式，对各职业院校档案工作进行了全面调研，旨在发现当前院校档案管理中存在的主要问题及困难，理清工作思路，采取有针对性的策略和措施，提高学校档案综合管理水平。

一、档案基本情况

职业院校档案工作非常重要，关系到学校的管理和发展。学校基本都成立了相关的管理机构，为档案管理提供了必要的保管场地、基础设施，配备了相关业务人员管理档案资料。大部分院校也制定了档案管理制度，建立了档案收集、整理分类、保管、保密、利用以及档案人员职责、考核等一系列管理办法，并能按制度将档案材料收集和保管，尤其是对上级来文、人事、学籍和财务档案都能重点保存。在保管档案的同时，提供基本的档案利用服务。

二、职业院校档案工作存在的问题

1.管理体制不健全

档案工作未纳入学校整体发展规划，与职业院校教育不能同步发展，档案发展的专项经费不到位。少有学校建立并明确档案科室的职能，专职专业的档案管理人员较少，基本上是一岗多职。档案人员不经过培训就上岗，缺乏档案管理业务知识，对档案工作的整理、分类、归档、保管、利用等没能很好掌握，实际工作中凭经验操作。另外，部分高职院校原属于不同的行业、企业或大学的二级学院，同民办职院和中职学校一样，档案处于“真空”监管状态，只有个别学校档案达标升级，但整体水平与本科院校差距较大。

2.档案实体保管分散

据调查，各职业院校教职工对档案实行集中统一管理普遍存在抵制情绪，认为集中保管不利于查阅利用。档案基本都是分散保管在各职能部门，财务部门保管财会档案，学籍部门保管学籍档案，基建部门保管基建档案，档案室只收集保存党群、行政类档案，且不齐全、不完整。

3.缺乏规范化管理

突出表现在：收集不齐全不完整；档案材料杂乱，不能及时完成年度整理归档任务；没有明晰的归档范围和保管期限，很多文件材料该不该归档，该划分什么期限，都没有明确；没有系统的分类方案，分类不准确，整理不规范；档案利用服务较少，借阅登记不严格；档案编研工作基本空白，少数学校收集保存了电子文件档案，整体缺乏规范管理。

4.设施设备难以满足需求

职业院校多采用一个人、一台微机、一套软件的档案管理模式，方式方法较落后，档案管理与提供利用远远适应不了档案信息化建设的需要。普遍没有合格的档案库房，现有的库房空间狭小；空调、抽湿机等基础设施严重不足，不能满足防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防虫和防霉等“八防”要求；档案材料随处散放，造成极大隐患；档案箱柜、档案盒等装具不合规定。

三、解决对策

1.加强档案工作的领导和宣传

职业院校领导要重视和支持档案工作，档案工作应列入学校工作的议事日程，加强领导，及时解决档案工作中遇到的实际困难，为档案管理提供必要的条件。建立综合档案管理机构，配置专职专业的档案人员，将档案工作所需经费单列，纳入学校经费预算，统筹解决。

通过各种途径和方式，学习和宣传档案法律法规和高校档案管理办法，提高全校教职工尤其是学院领导的档案意识。加强专兼职档案人员队伍培训，提升档案人员的业务能力和工作效率。

2.建立健全档案管理制度

按《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）的要求，规范各类档案的分类、归档范围和管理办法，使档案工作做到有法可依、有章可循。根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法规，制订和不断完善档案综合管理办法及各类档案业务制度，建立健全检查、考核、评估制度等。高标准、严要求做好档案工作，使档案工作科学化、专业化和制度化。

3.集中统一管理学校档案

“集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于保管和利用”是档案工作的基本原则。学校先要统一管理思想，变无序分散管理为有序、集中统一管理，变多项分头管理为信息资源共享。综合档案室要集中统一管理全校的文书、教育教学、科研、设备、基建、财会、学籍、实物等各门类和载体的档案，有效地维护学校档案的完整与安全。

4.重视档案的形成积累

学校应把档案材料的归档工作列入岗位责任制，纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料保存。各项工作与档案工作“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。档案收集的重点是本校形成的有保存价值的各类档案材料以及上级针对本校制发的文件材料。

5.完善档案配套设施

学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，并预留5-10年的存储空间，以满足档案不断增长的需要。库房配置铁门、铁窗、铁柜、空调、抽湿机、灭火器等设施，切实做好“八防”工作。有条件的学校可将档案库房、办公室、阅览室“三分开”，确保档案保管安全、利用方便和管理规范。

6.档案信息化建设与学校信息化建设同步

要把档案信息化建设纳入学校信息化整体规划，优化资源配置，实现档案资源共享。根据学校实际情况，档案部门先购置一套专业的档案管理系统软件，将档案目录数字化，再逐步实行数字化扫描、全文检索和档案系统与校内办公网络以及其他业务系统对接，完成数据的交换和电子文件的归档。

四、档案主管部门策略

1.组织培训，提升素质

档案主管部门应开展有针对性的档案业务培训，注重实用教学，突出操作性、技能性，使职业院校档案人员掌握较全面的应用技能，并具有熟练的动手能力，能进行文书处理、整理分类、检索利用、编研开发等基本业务工作，并逐步加深，提高职业院校档案人员的综合管理水平。

2.建立试点，推广经验

档案主管部门应以档案基础较好的职业院校为深化建档试点，先抓这些学校的档案规范管理，鼓励学校达标升级，再召开档案经验交流会，组织其他学校来参观学习，互帮互助，逐步提高职业院校档案工作的整体水平。

总之，档案管理是一项关系学校长远发展的大事，也是一项长期工作。职业院校应高度重视支持，切实做好档案工作，全面提升档案管理水平，发挥档案信息的作用，使档案工作更好地服务于职业院校的改革和发展。

［1］许莉丹，梁建梅.齐抓共管，抓好高职院校档案工作［J］.新课程研究，2011，（4）：161-162.

［2］薛景丽.浅析高等职业院校档案管理工作［J］.快乐阅读，2012，（5）：8.

［3］胡叶霞.职业学校档案服务现状调研及思考［J］.山西档案，2013，（2）：59-61.