浅谈如何解决工程资料审查中的“拥堵塞车”

唐 勇 ，郝 坚 ，周生来 ，曾登高 ，罗全意

1.中国石油长庆油田分公司技术监测中心 （陕西 西安 710018）

2.中国石油长庆油田分公司第一采气厂 （陕西 靖边 718500）

近几年，中国石油长庆油田分公司（以下简称长庆油田）发展速度快、规模大，建设工程量异常繁重，大规模、高速度、短周期、快节奏的开发建设 ，使得在建设工程中，竣工资料的收集、整理和管理工作也暴露出了不少的问题亟待完善。每年完成的地面建设工程数量巨大，地域分散，施工队伍多，到年底工程竣工资料审查时，大量的工程资料集中送到工程质量监督机构审查。由于竣工资料本身存在各个方面的问题，且数量巨大，资料审查进展缓慢，形成比较严重的“拥堵塞车”现象，制约了各个工程项目的资料归档、工程结算、资金拨付。

1 资料审查“拥堵塞车”的主要原因

1.1 项目建设“重实体、轻资料”

现在的建设领域，大量的工程建设责任主体都存在“重实体、轻资料”的意识，尤其是在建设单位和施工单位中最为突出。大家把注意力更多地集中到，如何完成这些产能建设的实体工作任务，早日实现投产运行，发挥增产的效能上。对工程项目的竣工资料收集、整理、管理工作往往都重视不够，造成了资料的形成和工程建设严重脱节，不能同步地收集、整理工程资料。

1.2 资料管理人员履职不到位

1）资料管理人员档案意识低下、专业技能不足。各责任主体的相关资料管理人员对竣工资料编制的法律法规、标准规范、企业规定学习培训不到位，造成建设单位、监理单位、检测单位、施工单位资料人员档案意识低下、专业技能欠缺。

2）资料人员配备不到位。近年来，油气田产建规模大，需要的施工队伍多，大量的社会化队伍进入了油气田地面产能建设市场，这些单位的管理水平和技术素质参差不齐，很多队伍在办理市场准入时填报的相关管理人员在工程施工时不能保证真正配备。技术、质量、资料等相关管理工作无专人负责，资料的收集、整理、管理工作缺失。

3）资料人员脱离现场。质量监督检查的过程中，发现部分施工项目有专职资料人员，但因现场条件艰苦或被安排其他工作任务而不到现场，现场工程资料的收集不及时，和实际工作脱节。

4）非专业人员负责竣工资料的收集整理。部分施工队伍，自己没有专门的资料管理人员，就在城市里聘请打字、复印、装订服务人员整理工程资料。这些受聘人员没有受过相关的专业培训、且不到施工现场、不了解工程实际，完全是在做假资料。

5）监理人员把关不严。监理单位和资料管理相关的专业监理人员配备不到位或岗位职责履行不到位，不能有效地开展竣工资料的监督管理和过程控制，不能及时地发现工程资料在收集、整理中存在的问题并有效处置。

1.3 关键技术资料不齐全不规范

施工单位在工程施工和资料整理中，尤其是社会化施工队伍，对焊接工艺评定、原材料试验报告、配合比报告等重要的保证资料整理不符合要求，如：缺少有效的焊接工艺评定、没有按照规范标准进行试验、材料复验不符合要求、原始报告遗失等问题都严重影响工程质量和资料审查归档。

无损检测资料不齐全、不规范的问题屡见不鲜，尤其是在油田区域的施工队伍中。大致有：无损检测报告滞后、无损检测比例不符合相关规范标准要求等，影响资料收集整理。

很多工程的过程资料在工序完成后没有及时进行签认，施工队伍相关技术、质量、资料人员的签字不及时；现场监理的签字不及时；建设单位的签字尤其滞后；还存在专业监理跨专业签字的情况等。

1.4 竣工验收资料整改不及时

在集中的资料审查时，有的施工单位在报审资料时，没有专门的资料人员负责，而是由其他人代替送审，不能有效地配合资料审查，对监督机构在审查中发现的问题，也无法理解并快速整改；或者虽有相关的专业人员负责资料送审，但该人员同时负责多项工作或多个单项工程的竣工资料工作，没有时间和精力及时整改资料中存在的问题，使资料审查工作无法快速完成。

2 突出建设、监理、检测单位职能，发挥“一体两翼”主导作用

针对油气田工程建设中竣工资料存在的各类问题，在工程质量监督机构竣工资料审查过程中形成的“拥堵塞车”现状，应该从资料形成的各个环节和时期去认真思考，以“一体两翼”为重要抓手，充分发挥建设、监理、检测单位质量管理的主导作用，建立健全工程竣工资料的相关管理制度，努力提高工程竣工资料的收集、整理和管理水平，以 “一体带两翼，两翼促全盘”，彻底解决竣工资料审查的“拥堵塞车”，克服“瓶颈”问题。

2.1 明确建设单位管理职责，发挥“一体”引领作用

建设单位档案管理机构是本单位建设项目档案工作的归口管理部门，其主要职责就是执行中国石油天然气股份有限公司建设项目档案工作管理制度，制订本单位建设项目档案管理办法，负责本单位建设项目档案管理工作的规划、组织协调和监督指导，负责本单位建设项目档案验收工作，参加本单位建设项目竣工验收，组织本单位建设项目档案业务交流与培训工作。因此，如何发挥好建设单位的“一体”引领作用，是规范竣工资料收集、整理、管理的基础。《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》中明确要求，项目建设单位的项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入岗位职责，与项目建设管理同步实施［2-3］。

在项目运行初期，建设单位就应该结合本项目工程的实际和相关法律法规、规章制度的要求，建立本项目的资料管理机制，明确各责任主体在项目建设中资料管理方面的职责和责任，明确本项目在资料管理方面的制度和方法。

在项目开工前，牵头组织监理单位等对各施工、检测单位的开工准备情况进行认真的审计，其中对各施工单位、检测单位在工程项目中投入的管理人员的数量、持证情况、业务水平要结合招投标文件、工程合同、工程项目的实际情况确认其投入的人员数量、岗位设置、工作技能是否满足工程项目管理的实际需要。对不能满足工程项目需要的施工单位，要责令其尽快整改。同时对进入该工程各施工单位的资料人员统一管理，并组织对该项目工程的竣工资料相关规定进行宣贯，对所有资料人员进行业务培训，强化资料管理人员的技术素质。

2.2 规范监理、检测单位工作程序，实现“两翼”保障作用

2.2.1 监理单位发挥的关键作用

根据相关法律法规、标准规范的要求，监理单位在建设项目竣工资料的管理中要发挥关键作用。

1）要结合建设单位在资料管理方面的制度要求和监理单位工作职责特点建立相应的资料管理办法和措施，并通过监理规划、监理细则予以明确，在各项检查活动中予以落实。

2）保证满足资料管理要求的监理人员配置，确保负责资料管理的专业监理人员在制度的框架下有效地开展竣工资料编制、整理、管理的专项检查和日常检查，确保监理在项目资料管理方面的职能有效发挥，及时地发现和处置资料管理方面的问题。

3）专业监理人员对建设项目各个环节形成的工程资料应及时进行签认，确保施工单位专业人员能及时收集并整理过程资料。

4）监理单位还应该及时对施工单位提出的设计变更申请进行复核，并签署意见报建设单位联系设计对变更内容进行正式确认。

5）认真把好竣工资料的验收关口，施工单位在项目竣工文件收集、编制、整理工作后，应依次由竣工文件编制方、监理单位对文件的完整性、准确性、案卷质量进行审查合格后报项目监督机构抽查[5]。

2.2.2 检测单位起到了重要作用

检测单位能否按规范的程序和标准的要求开展工作检测，对建设项目的竣工资料管理也起到了至关重要的作用。

1）无损检测单位应该严格按照规范的工作程序去开展无损检测业务，对于监理下发的检测指令，要及时按标准规范进行检测，检测结果经过监理审查符合实际及标准规范要求后，应及时出具检测报告。检测单位在出具检测报告时，要确保数据填写规范，内容真实，签字和盖章符合要求。避免施工单位在资料送审时，检测资料还未出具，或出具的检测资料不符合资料归档要求的情况。

2）试验检测单位对试验检测的工程材料、构配件、结构的见证取样、送样情况和检测比例、数量应该认真复核，并及时准确地开展试验检测，确保试验检测工作标准规范，并及时地出具试验检测报告，满足现场施工管理和资料归档的要求。

3 抓住监督重点环节，深化“监督服务”职能

对于工程质量监督机构也应该坚持 “科学、公正、精准、服务、高效”的工作准则，通过在建设项目开展工程质量监督的各个时机，进一步提升对工程竣工资料的监督检查力度，抓住监督重点环节，深化“监督服务”职能，规范各方责任主体的质量行为。

1）项目监督机构利用工程项目质量监督交底的机会，对历年来竣工资料审查中突出的问题要做专门的要求和说明，让各责任主体引以为戒，从源头上就开始治理，主动出击，抓早抓好。

2）监督检查中注重对各方责任主体在竣工资料管理方面的职责落实和作用发挥情况进行检查，规范各方责任主体在竣工资料管理方面的质量行为，提升管理水平。

3）加大对竣工资料实物的抽查力度，尤其是要加大对过程控制资料的监督抽查，避免过程控制资料收集、整理不及时、不规范而后期补假资料或资料缺失的情况。

4）对于先期完工的工程项目，在施工单位对竣工资料完成编制检查和监理单位审查合格后，项目监督机构利用前线办公点开展工程竣工资料抽查工作，对抽查符合要求的竣工资料签署抽查意见，并带回监督单位完成报审和签字、盖章，化解年底资料扎堆送审的矛盾。

5）持续完善竣工资料预约审查制度，有组织地对资料审查进行分段和分片安排，避免扎堆送审造成“拥堵塞车”。

4 结论

只要在工程建设过程中提高对工程竣工资料重要性的认识，认真结合实际分析竣工资料在收集、整理、送审、归档等各个环节存在的问题，充分发挥建设、监理、检测单位在竣工资料管理过程中的“一体两翼”主导作用，通过明确责任、完善制度、规范程序、确保配置、强化技能 、加强监管等措施的实施，就能确实地提高竣工资料的管理水平，确保竣工资料的真实性、及时性、准确性、规范性，也能真正提高在工程质量监督机构审查时的一次通过率，有效避免“拥堵塞车”现象的发生，为竣工资料归档，工程完工结算创造有利条件，减少经济纠纷和拖欠务工人员劳务费事件的发生。

[1]GB 50328-2011建设工程文件归档整理规范[S].

[2]DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[3]GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求[S].

[4]SH/T 3904-2005石油化工建设工程项目竣工验收规定[S].

[5]GB 50319-2013建设工程监理规范[S].