医疗机构耗材管理与条码技术应用探析

张 岚，孙洲武

ZHANG Lan，SUN Zhou-wu

(1．四川省医学科学院·四川省人民医院财务部，四川 成都610072;2．西南交通大学，四川 成都610072)

近年来，信息化管理逐渐全面应用到国民经济的各行各业，医院的信息化建设更是方兴未艾。医疗耗材是医院开展医疗服务和科研活动的物资基础［1］，为了有效降低医疗耗材显性和隐形的损失，做到物尽其用，实现医院对医疗耗材的动态全方位管理，减少差错率，堵塞耗材管理的漏洞，不断提高运行效率和服务水平［2］，采用一套科学的医疗耗材管理方法势在必行。

1 医院耗材的特征及其管理中存在的问题

1.1 医用耗材的特征 医用耗材是指医院实施诊疗和保健服务过程中的一次性或可多次使用的消耗性材料。耗材按其自身价值的高低，可以分为低值耗材和高值耗材。医用低值耗材的特点表现为品种繁多、数量巨大、易于流转。任何一个大型综合医院，经常使用的低值耗材的品种就有数百种;这类耗材由于生产厂家和批次的不同，规格不一，名称多样，可替代性强;低值耗材的市场价格不稳定，而且绝大多数低值耗材都有一定的保质期，所以过多的库存可能会造成存货盘亏或损失，增加存货风险。不同种类的低值耗材的需求量的差异较大，需求时间也不一致。有些低值耗材使用的频率很高，比如医用纱布、碘伏、一次性注射器等。高值耗材一般指专门使用并直接作用于人体的，对其安全性有及其严格要求的耗材，高值耗材在医院管理中具有极其重要的地位［3］。这类耗材通常是临床上直接用于患者的植入性耗材，是临床科室根据需要直接确定使用的耗材，具有价格昂贵、专业性强、科技含量高、需求及时性强等特点。

1.2 医院耗材管理存在的问题

1.2.1 需求预测不准确，手工耗材管理方式落后在国内，大量医院存在库存管理滞后的问题。医院库房的采购和管理走的是经验主义道路，即根据部门负责人的长年经验推测估算，没有对实际需求量和库存量采用现代化的预测方式进行科学定量的分析预测，经常造成库存的积压或短缺。

对医院来讲，低值耗材由于成本较低，医院往往会忽视精细化管理，所以这类耗材的库存量通常过大，从而导致管理费用的增加。对于高值耗材来说，不少医院依然采用传统的手工记录方式，流程繁琐，缺陷明显:①不易更改。医院库房不可能储存大量的高值耗材，医生往往根据患者的诊断结果来申请领用高值耗材，而患者的病情往往具有不确定性，一旦开具并提交耗材单就不易更改，给整个医疗过程造成很大麻烦;②纸质的耗材单付款时还需将相关信息和表格送至财务处，耗费人力，容易出差错，而且难以快速实现信息资料的一方收集，多方共享［4］，增加了成本;③大量的纸质单据汇总统计时工作量大，信息流通不畅，不便于动态跟踪管理，对临床使用和采购计划的制定造成不便，很容易造成供给能力不足，影响医院服务质量，危及患者生命。

1.2.2 库存积压、周转率低，资金占用大 医院的低值耗材的需求量非常大，在各科室的小库房里也会储存一部分，在大库房或中心库房会大量储存。而且医院为了采购方便，对低值耗材的采购管理实行长周期、大量采购的粗放方式，产生大量的库存，使库存成本增加、存货周转率低，特别是大多数耗材都有一定的效期，所以还可能导致耗材失效、毁损，产生呆滞库存。相对于低值耗材，高值耗材的价值高，需求及时性强，占用的资金多，专业性强，库存管理费用较高。同时，医院的采购和供应管理流程的不合理，使采购提前期过长，信息传递不完整、不及时，为了不延误手术，保证治疗效果，医院只能保有一定量的库存，因此医院高值耗材管理的好坏直接影响到医院的经济利益和生存能力。

1.2.3 耗材管理不透明，缺乏有效监管 在传统的管理方式下，耗材验收、存放和领用采取的是各科室分别管理、各自负责，工作过程缺少监督体制，一方面容易发生物账不对应，量价不合要求的问题，造成财务隐患。另一方面，耗材的采购、物流和储存都不能做到全程监管，难以保证其质量和数量，造成安全隐患，严重的可能引发医疗事故。实际工作中，对于那些已领用而尚未使用的耗材往往已经脱离了财务的监管，因为一般医院财务会把科室领用的低值耗材作为消耗性支出笼统做账，很少设置三级、四级明细账，领走的材料如同“泼出去的水”，这一漏洞如蛀虫一样蚕食医院资产。高值耗材管理的不透明容易产生贪腐行为、医疗事故和医疗纠纷。

2 条码技术优势及对医用耗材管理的适用性

条码技术是电子与信息科学领域的高新技术，也是目前最成熟、应用领域最广泛的一种自动识别技术。条码识别基本上已经覆盖了国民经济的所有商品和领域，例如金融服务、卫生保健、媒介出版、教育培训、物流配送等，与人民生活息息相关。

2.1 条形码编码特征 条码是一种利用光电扫描阅读设备识别并实现数据自动输入计算机的特殊符号，它是由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记。条形码编码遵循以下三个规则:①唯一性:这是商品编码的基本原则，一个商品项目唯一对应一个代码，这个代码成为该商品独一无二的“身份证”。为了避免重复编码，不同规格、材质、颜色、形状、包装、价格的商品应使用不同的代码。②永久性:产品代码创建完成后，一般终身使用，只要商品的基本特征没有发生变化，就不应轻易更改。即使产品停产后，对应的代码也不得再用于其他产品。③无含义:最好采用无含义的顺序码以保证代码有足够的容量以适应产品频繁的更新换代的需要。目前，国际社会最常用的一维条码主要包括EAN、UPC 码(最常见的超市商品条码)、39 码(在管理领域应用最广泛)、库德巴条码(多用于图书出版和医疗保健领域)、交插25 条码(较多应用在物流管理中)等。

2.2 条形码管理用于医院耗材管理的适用性 经过近些年的探索与应用，条形码管理系统已卓有成效的应用于医院管理的各个层面，例如库房、药房、固定资产、标本采集、检验信息系统的管理，有力地证明了它在现代医院管理中适用性和高效性。医院耗材条码管理的优势在于:①信息采集速度快。利用条码扫描录入信息的速度是键盘录入的20 倍，而且一般译码时间仅需几秒;②设备结构简单，操作方便，成本低，对医务人员的计算机专业知识要求不高;③采集信息量大。条码自身可以根据需要灵活编码，条码图形简单，因而可以大量多批次的采集信息;④可靠性强。自动识别技术的输入和输出信息错误率极低，误码率仅有百万分之一，大大低于手工和键盘输入的错误率;⑤信息的对应性强。一物一码，随时随地全程跟踪;⑥降低劳动强度。条码技术作为一种自动识别技术，将繁重的人工清点和手工信息录入变成只需轻松一扫的工作，其他工作基本可以全部由计算机完成。

条码技术能很好地应用于高值耗材，其次也可用于可收费耗材的管理，但对低值耗材的可用性和可操作性值得探讨。比如一次性注射器、医用棉签等耗材，价值量极低，使用量大，领用次数多。即使条码的成本极低，我们也不可能对每一件这样的耗材生成并粘贴一张条码，不仅事倍功半，而且可能对耗材造成污染。所以我们应该设置一个起点标准，对于有必要的耗材实施条码管理，对于量大价低的耗材，我们可以按批次或者按箱生成条码，采用计划成本法领用时按计划成本计费，期末再根据结存通过“材料成本差异”科目来调整。通过几个月的领用情况可以匡算出一个平均量，以后每个月就按这个平均量来领用，可以减轻不少工作量，核算也可以基本准确。

3 医院耗材条码管理流程

为了有效管理医疗耗材，提高医院耗材动态管理的能力，降低误差，提高医院服务水平和质量，医院有必要推行条形码管理系统，将系统恰当的镶嵌、融入到HIS 系统中，一旦应用了条码管理系统，我们可以更加公开透明地进行耗材管理，医务人员的工作效率将大幅提升，从临床医务人员到库房管理人员权责分明、各司其职。耗材流通的每个步骤都分工精细，整个流程将更加自动化、高效化，最终使医疗质量得到保证，同时提高医院的经济效益。通过以下流程实现耗材的条码管理［5］，特别是高值耗材的条码管理。

3.1 产品的资质审核和质量验收 医用耗材的质量直接关系到患者的生命安全和医院的声誉，医院的采购部门和库房管理部门要严把质量关，严格执行国家相关的法律法规和医院的规章制度，做好供应商和产品的资质审核和招标工作，精心管理，人命关天，不可徇私;高值植入性材料的标准必须更为严格。

3.2 条码的生成和粘贴 医疗耗材应分门别类验收入库，以便于下一步的条码生成和粘贴。从两个方面入手，一方面将耗材的基本信息(名称、品牌、厂商、规格、效期等)核准后录入条形码管理系统;另一方面根据上述信息生成并打印条码，贴于耗材合适的位置，以不对耗材造成二次污染和便于扫描识读为准则。

3.3 科室领用及计费流程 ①医院各个科室只能领用贴有条码的耗材，领用时扫描条码，确认领用材料的基本信息无误，由双方当事人签字，同时将领用信息录入条码管理系统。②医疗过程中，只需要扫描已使用耗材的条码，确认后将相关信息传输到医院财务管理系统完成计费工作，同时条码管理系统会自动变更库存量，方便采购部门和耗材管理部门及时备货。特别注意的是，高值耗材使用时需由手术医生和患者家属签字确认，作为以后的结账和对账依据。

3.4 打印患者费用清单，完成缴费 由医院财务系统根据计费结果自动生成并打印患者已使用的医疗耗材的清单，经过医院和患者双方确认无误后完成缴费，未完成缴费的耗材和患者信息将汇总保存于未结款数据库。

3.5 医院和供货商结款 耗材管理部门应将入库时的发票、出库单据和条码管理系统中显示耗材实际用量情况核对无误后交给财务部门做账，财务部门审核后与供货商结款，完成耗材的成本核算和科室成本考核等后续工作。

3.6 产品的退货处理 耗材由于过期、破损等原因需退货时，须由使用科室交回耗材管理部门与供应商协商退货，同时在“耗材条码管理系统”中作退货处理，退货后的条码不能再用于其他产品，相应减少使用科室的库存，避免重复计费或漏记。

4 在条码管理基础上推进医用耗材超市化管理新模式

医院耗材管理和超市存货管理有很多相似之处，因此在实现了医用耗材条码管理的基础上，可以借鉴条码技术在超市存货管理中的比较成熟的应用，来完善医用耗材的条码管理，即医用耗材超市化管理。简单的说，医用耗材超市化管理就是建立在以超市为载体，代销代存机制为基础，以信息化管理为核心的医用耗材管理［6］。实现部分医疗耗材超市化管理、高值耗材一物一码零库存管理［7］。

4.1 超市化管理方式原理 显而易见地，超市化管理就是把市场机制引入到了医院耗材管理中，把不同厂家不同品质不同价位的耗材摆上货架公平买卖。医院根据实际需要提供场地租赁给符合规定的供应商，供应商把中标产品摆上规定的货架供临床科室和患者本人选购并记账，月末，医院根据实际用量情况办理付款给供应商。

这种模式的建立至少需要考虑如下因素:①场地选择。合理的场地可以降低医院自身的库房占用。②人员配置。配套适量的专业医务导购人员和财务结算人员。③技术因素。超市化管理模式必须建立在成熟的条码管理上，如同超市一样，商品条码包括该商品的各种基本信息，这些信息为医院和患者是否选购该种产品提供依据。④供应商。每种耗材应选择多个的供应商的产品供顾客选购，各产品供应商公平竞争。代销协议中应规定定期考核，适时淘汰不畅销产品及其供应商，最大限度的降低库存和场地占用，提高单位面积的利润率，实现零库存。

4.2 实现医用耗材超市化供应模式可给医院带来经济效益和社会效益 ①建立医用耗材超市，能提高存货和资金的周转率，实现零库存，提高经济效益;同时能极大地消除耗材过期和报废损失。零库存是一种特殊的库存概念，其含义是“以仓库储存形式的某种或某些物品的储存数量为‘零'，即不保持库存”，其目的是为了减少资金、人力资源和土地的占用量，通过提高物流速率来提高经济效益。医院实行高值耗材的零库存不能简单地等同于没有库存，而是通过系统流程的集成和优化，减少中间环节，提高管理效率，在不增加库存的基础上，保证供应商有充足的供货时间，逐步将库存的数量趋近零。同时，如果仿效超市存货管理，低值耗材就可以控制为少量库存。②建立医用耗材超市，能实实在在地降低患者医疗费用，提高医院医疗服务质量。众所周知，质优价廉的产品才有市场。超市为供应商提供了耗材交易场所，但不是任何一个供应商都能进驻超市，供应商及其产品必须经过医院的招标，提高产品质量，降低售价和提供优质的服务，和其他厂商公平竞争来获得进驻资格，签订代销协议。这样，高质量的耗材能保证医院的医疗质量，而患者也能货比三家，购买到满意的耗材:促进医疗耗材行业的良性循环。③建立医用耗材超市，能规范医院耗材采购行为，有效防止贪腐和违法违规行为。耗材超市的建立能引入公平竞争机制，和众多耗材厂商面对面，减少中间环节的利益留存和人为的利益操纵，最大限度的降低采购成本，使医院采购部门的采购行为趋于公正、透明、规范，有效减少采购贪腐和违法乱纪行为。

5 结论

条形码技术在医用耗材管理中的应用，可以有效提高耗材的全程监管，不仅减少了医院的工作量，节约了大量时间，而且系统地运用有利于医院工作的规范化，提高医院的动态化、科学化管理水平，医院应用耗材条码管理系统是一种必然的趋势。耗材超市化管理构想的优越性显而易见，而在此基础上去构建医疗耗材超市不失为医疗改革的一个新尝试和探索，对实施过程中存在的难点和问题需要我们去克服，医疗耗材的超市化管理可成为现实。随着其理论上和技术上的不断完善和革新，将使耗材的管理更加精细化，医院信息化管理更趋完善化。

［1］顾政．运用条码技术加强医院耗材管理［J］． 医院管理杂志，2012，11(11):161-162．

［2］李敏．医院绩效管理存在的问题及其优化［J］． 实用医院临床杂志，2009，6(3):94-96．

［3］刘学兵．医院高值耗材管理系统的设计［M］． 中国医学装备，2013，5(10):54-56．

［4］曹颖．医院人事档案管理中存在的问题及对策［J］．实用医院临床杂志，2012，9(4):216-219．

［5］刘学哲．医院高值耗材条码管理系统的分析与应用［J］． 计算机光盘软件与应用，2013，12(12):111-113．

［6］谭丹华． 医用耗材超市化管理的构想［J］． 中国医疗器械信息，2011，17(2):47-53．

［7］洪范宗，林天华．中小医院部分实行医用耗材超市化管理的探讨［J］．科学管理，2011，26(10):76-77．