探讨流动人才档案管理模式的创新

2014-08-15王瑕

湖北开放大学学报 2014年5期

王瑕

（凉山州人力资源和社会保障局人才交流中心，四川凉山 615000）

人才档案是人才信息的主要载体，是人才的主要信息来源，可以完全体现出一个人的经历、成绩、品德、工作表现、奖惩记录、行为记录、历史背景以及其他重大事件，是用来了解一个人本质与能力的主要方式。只有管理好流动人才的档案，才可以让人才资源的开发发挥最大的作用。由于我国人事制度改革力度的持续提升，流动人才档案管理更加重要。

一、流动人才档案人员构成

流动人才档案大体有以下人员构成：辞职或者被辞职的机关工作人员、企事业单位的专业技术人员以及管理人员的人才档案；用人单位消除劳动合同的专业技术人员以及管理人员的人才档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自主就业的部队转业军人人才档案；社会其他新增加就业人员的人才档案等等。

二、流动人才档案管理特征

1．流动人才档案管理对象具有较强的社会性

市场经济的创建令很多领域的人才呈现流动状态，这样不仅有利于不同类型经济组织形式吸收人才，还可以加快人才档案管理的社会性，给人才流动供应了一个健康的社会氛围。因此出现了具有较强社会性的人才档案管理部门。而不用只局限在管理自己所属单位的人才档案，通过面向全社会，为全社会提供服务。

2．流动人才档案具有来源的广泛性和内容的复杂性

流动人才档案管理的社会性体现了来源的广泛性以及内容的复杂性。对于计划经济时代的人才档案管理来讲，人才档案管理通常是由各个公司的人才部门进行管理。管理的范围也只局限在单位的相关人员，内容也十分简单。流动人员的认识档案管理部门的社会性取决了管理档案范畴的广泛性。所以管理人员身份的区别会使得档案的内容具备复杂性。

3．社会对人才档案需求的多样性

当前这个社会是一个用知识来创新的时代，市场经济想要进步就一定要具备可以适应经济发展的人才，通过用人单位对新员工进行考察，要通过这种方式将人才档案的内容、载体、传播形式等方面都需求多样性发展。

4．人才档案管理形式的开放性

虽然是流动人员，可是体现了他们大部分不存在固定单位的现象，所进行的工作变化过大，基本和原单位没有任何联系。人才档案管理机构就可以通过当前的管理方式以及手段，把不属于自己隐私的内容通过人才档案上传上网，让这个人的信息变成了开放的交流形式。

三、流动人才档案管理现状

流动人才档案管理影响到人才的交流、升迁调动、职称评定、办理社保、离退休等，和人力资源的利用有直接的关联。可是在具体的管理过程里，依旧存在人当脱离、遗失档案、档案纠纷等问题的发生。

1．遗失档案、死档、人档脱离的现象时有发生

目前，我国企事业单位发展尤为迅猛，社会对于用人方面的体制逐渐完善，并且从业人员对于就业的观念也发生了转变，这样可以给人才提供了更多的就业几率，就业人员常常只需要将建立信息以及职业资格、技术职称、学历学位、获奖情况等相关信息提交上去，用人单位就可以以此为基础判断一个人的潜力，而省略了对其档案进行的硬性要求。日趋柔性化的制度使得许多跳槽的职员把档案丢失，还有多种多样的人才流动，造成了人档分离或者死档、其当现象的发生。

2．流动人才档案管理政策执行不够严谨

对于流动人才档案管理方面，以往内管理政策的疏忽，使得当前形势有些混乱。虽然国家已经对社会人才档案管理机构进一步明确，可是没有通过授权的其他主体都没有权限和资格进行管理，也没有资格对人才档案进行管理，这样的做法会是管理秩序出现混乱。

3．流动人才档案传递方式以及程序不够规范

当前有的人才档案并没有及时跟随流动人才进行流转，因为对于专门的档案管理部门来讲没有合理的沟通，或者人才档案管理人员没有充分的专业知识以及政策原则，让档案流转的道路不够顺利，程序不够规范、不够统一。有些还会令流动人才自行携带，这些都会让流动人才档案管理产生漏洞，还会为档案纠纷造成阻碍。

4．流动人才档案管理方法过于落后

很多档案管理部门还通过手工填报、批转档案的方式进行，其信息化程度较低，有的基层部门对于档案室的管理来讲，并不及时进行更新，硬件设施过于落后，管理能力以及效率能力过低，并且，社会人才的流动量过大，使得档案信息的收集、更新工作较难，由于没有将重要资料收集完整，使得个人信息大量丢失。

四、形成流动人才档案管理困境的原因

1．人才档案功能的弱化

流动人才档案内容落后，过于乏味，无法感受最新鲜的信息以及最明显的特征。而且，和以往相比，当前人才档案的功能正在逐步减弱，大多以评职称、提供政审、办理社保以及人事关系调动等相关服务为主，可是这些人力资源服务的内容也逐步和档案相脱离。例如，当前由于私事出境只需要户口本和身份证就可以进行办理，可以不通过政审；结婚生育也不用提供档案资料。

2．不重视档案管理

对于计划经济时期构成的人事制度至今还在发光发热，档案的创建、更新、流转都具备了十分严谨的要求，公务员系统以外的人事关系正在进行变革，聘任制、派遣等用人方式正在普及，私企的用人量占据了比例的大部分，让原有的人事制度遇到了挑战。市场自由竞争环境下逐渐降低了对流动人才档案的重视度。

3．相关管理制度不完善

对于管理部门制定的具体的管理方法中，并没有全面的、多层次的流动人才档案管理制度。如果部门不同，那么对于流动人才档案的办理程序、管理职责、标准等一些要求也就无法统一，并且在流转过程里对于接收方和转出方并没有给予明确的指引，使得流转程序十分复杂，给办理档案的人员造成了麻烦。

五、目前流动人才档案管理工作中存在的问题

1．管理力量薄弱，管理能力过低，管理方式滞后

由于人事制度改革逐渐深入，机构调整、管理人员的岗位变动，大多数人员没有接受过专业的档案知识训练，对于档案的重要性，以及收集档案、整理档案、对档案进行归档、装订等方面的工作了解的并不详尽，对于档案工作经济投入不够，平时的事务通常只是把材料装进档案盒，并没有进行及时的整理归档，严重阻碍了档案管理能力的发展。对于设备来讲，通过因地制宜的原则，没有专门的档案库房以及阅档室，使得防潮、防火、防盗等方式只能处于较低的层面上。管理的方法也相当陈旧，调阅档案时，都是通过古老的手工操作形式进行，因为文件被反复调用，再经历着时间的照射，使得纸张已经开始泛黄、变脆，字迹开始褪色，这些对于档案的完整度和安全度都造成了直接的影响。

2．流动人才档案收集工作力度不够充分

首先收集归档工作制度不够完善，执行力度不够，收集归档工作无法及时完成，尤其是针对没有专业的流动人才档案管理人员的企业，这一问题尤为明显；其次，收集归档的材料不够全面；再次，归档资料不真实、不准确。人才档案材料属于从客观的角度、历史性的记录一个人的情况，具有真实性以及唯一性，可是实际档案里，对于年龄、工龄、党龄、学历的虚报现象颇为严重。有的材料的内容和形式上经常会出现雷同现象。例如一些有关审核、鉴定、评价的材料，大多都是千篇一律、如出一辙的现象。无法正确体现出每个人的真实状况。这些都严重阻碍了档案的质量，阻碍了档案的利用率。

3．人档脱离、弃档不用的人数逐渐增多

由于社会的不断进步，特别是人才资源配置逐渐实现市场化，人才流动住家频繁，使得越来越多的单位人变成了社会人，人才的流动使得任档分离现象尤为严重，弃档不用的人也越来越多。

4．流动人才档案管理的科学化和信息化程度过低

由于科技的不断发展，人才档案信息管理系统已经被普及，计算机信息的水平也获得了提升，可是有的先进技术方法还没有被开发出来，计算机技术还没有在档案管理当中被普遍应用，有些且要仅仅将个人信息、档案目录输进计算机，资料检索、调阅档案等依旧通过手工方式进行，无纸化的阅档还没有进行。如此一来，不但对档案保管工作十分不利，还严重阻碍了工作的效率。

5．流动人才档案利用工作水平较低，还没有充分发挥出作用

对于人才档案管理人员来讲，不管是对档案进行整理、收集、保管还是鉴别，都是为了能够更加便利的提供档案信息，服务于认识工作，给认识决策提供一个有效的依据。就当前来讲，人才档案管理具有重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识较弱。查阅的大部分内容为简历、自然情况、支撑、工资等，并且利用的方法非常单一，只要所需人员进行上门提供利用，工作呈现一种被动服务的状态。这样重管理轻服务的现象，让人才档案的利用失去意义，功能逐渐弱化。

六、当前人才档案管理模式创新思考的具体内容

由于经济的不断发展，人才档案管理也逐渐被给予重视。我国将人才档案管理实现全国性，也就是要通过一些子系统，对于发展道路上的知识经济会十分艰难。因此，我们只有吸取经验，才可以调整好整个管理体系，跟随发展的步伐。创建区域性的人才档案管理中心，属于市场经济发展的需求，也是人才档案管理工作系统化的需求，属于人才档案作为社会信息资源执行的科学化管理需求，是将人才档案作为一种社会信息资源执行的管理要求，通过有效的控制，加快人才档案管理工作的飞跃式发展，加快人才档案管理工作，使其更加标准、更加规范、更加具有现代化。

1．对于创建完善的流动人才档案信息管理制度的具体内容

流动人才档案信息给科研工作提供了十分丰富的查阅资料，企业只要不断对档案进行完善，才能加快档案管理能力的提升。在以后的科技档案信息管理里需要创建完善的档案管理制度，面对人才档案信息执行科学化、规范化的管理方式。

2．完善流动人才档案信息管理系统

在以后的人才档案管理当中，需要创建完善的信息管理系统，把人才档案进行入库式管理，这样不仅提升了档案管理的水准，还确保了人才档案信息的完整性。

3．提升人才档案管理人员素质的要求

流动人才档案管理人员的自身素质直接关系到人才档案信息管理的能力，目前，人才档案管理人员的素质还有很多空间需要提高。不但需要提高工作人员的对档案管理的知识水准，让档案的管理和分配工作十分有序。企业需要强化对人才档案管理人员的专业知识训练课程，提升工作人员对档案知识的了解程度，了解人才档案管理相关的资料。