浅析新旧党政公文工作法规的变化及运用

杨汉东

杨汉东/无锡高等师范学校讲师，硕士（江苏无锡214000）。

2012年4月12日，中共中央办公厅、国务院办公厅颁布了《党政机关公文处理工作条例》（以下称为“新条例”），其中第四十二条指出：“本条例自 2012年7月1日起施行。1996年5月3日中办发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下称为“旧条例”）和 2000年8月24日国办发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下称为《旧办法》）停止执行。”2012年6月29日，国家质监总局、国家标准化管理委员会又发布了《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012，以下称为 《新国标》），该国标同样于2012年7月1日起施行，原有的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999，以下称为《旧国标》）停止执行。

新条例作为现行党政公文工作的法规，它的实施改变了原有党政公文分而治之的状况，更利于党政机关工作的协调和统一。新国标适用于各级党政机关制发的公文，也适用于其他机关和单位的公文，较《旧国标》仅限于规范行政机关的公文工作而言，新国标的覆盖面更广，权威性也更强。和原有的公文法规相比，新条例和新国标有以下变化。

一、公文种类

《旧办法》明确行政机关的公文种类有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种；《旧条例》明确党的机关公文种类有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。《新条例》中明确的公文种类在数量上、名称上、内涵上都发生了变化，具体概括为“减三、改一、变三”。

第一，文种数量上“减三”，原有党政公文一共使用18种文种；新条例中明确现行公文共有15种，删除了“指示、条例、规定”三个党的文书，原有的行政公文则全部保留。

第二，文种名称上“改一”，即15种文种中，有一个文种的名称与原有公文名称略有不同，这就是“纪要”，原来的名称为“会议纪要”。

第三，文种内涵上“变三”，即有三个文种的性质发生了较大的变化。

1.命令（令）。其性质为“适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。”其中“批准授予和晋升衔级”是新增内容，这说明命令的内涵变大了。

2.公报。其性质为“适用于公布重要决定或者重大事项。”而原有公报的性质为“适用于公开发布重大决定或重大事件。”“公开发布”改为“公布”，说明其发布的方式不再局限于“公开”这个层面，这意味着公报的内涵也是变大了。

3.纪要。其性质为“适用于记载会议主要情况和议定事项。”而《旧办法》中明确，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项。”纪要删除了“传达”二字，说明“纪要”没有传达部署的功能，其内涵变小了。

二、公文格式

公文的格式要素一般划分成三部分，《旧国标》将其称之为“眉首、主体、版记”；而《新国标》将其称之为“版头、主体、版记”。

（一）版头中格式要素

1.份号。《旧国标》中明确“机密”、“绝密”的公文才需要标注份号；《新国标》中明确“涉密文件应当标注份号”。也就是说“秘密”级公文也需要标注份号。可见“份号”这一或有要素适用的范围变大了。另外，份号标注的方法及形式也有了明确的规定。《旧国标》没有作明确规定，但旧的国标上式样示例为“0000001”，可以理解为一般使用7位阿拉伯数字标注。而《新国标》中指出：“份号一般用 6位 3号阿拉伯数字”，如“000001”。

2.密级和保密期限。与《旧国标》相比，密级和保密期限存在两个方面的变化。一方面是其标注的位置发生变化。《旧国标》指出密级和保密期限的位置标注在版心右上角第一行，《新国标》则明确密级和保密期限的位置标注在版心左上角第二行。另一方面是保密期限的书写形式有变化。《旧国标》明确保密期限中的数字用汉字标注，如“机密★四年”；而新国标明确，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如“机密★4年”。

3.紧急程度。新国标中，紧急程度标注的要求和位置发生了变化。首先，紧急程度标注的要求发生变化。《旧国标》中明确“如需标识紧急程度，顶格标识，两字之间空一个字”，如“特急”；《新国标》中则明确“如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排”，对于紧急程度级别的两字之间空或不空没有作要求，但在“式样”图示部分，则紧急程度之间都没有留空，如“特急”，所以，我们认定在实际工作中，标注紧急程度两字之间不再需要空一个字。其次，紧急程度标注的位置发生变化。《旧国标》中明确，紧急程度标识在右上角，而《新国标》中明确紧急程度标注在左上角。具体而言，当同时出现份号、密级和保密期限、紧急程度时，原来明确在版心右上角第2行，新的国标明确标注在版心左上角第3行。

4.发文机关标志。“发文机关标志”这一要素在《旧国标》中称为“发文机关标识”，名称上发生了变化。另外，《新国标》中对于联合行文时标注这一要素的形式也更为灵活。《旧国标》明确“联合行文时，主办机关排列在前”，可以理解为，一般情况下联合机关均需有标志。《新国标》明确“联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称”。

5.签发人。“签发人”也两个方面发生变化。首先，签发人标注的字号发生变化；《旧国标》要求“签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名”；而《新国标》要求“‘签发人’三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字”。其次，联合行文时签发人的标注方法也发生变化；《旧国标》指出“主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。”而《新国标》指出“签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”

（二）主体部分

主体部分中除主送机关、附注没有变化外，其他格式要素均有程度不等的变化，其最大的变化是增加了“发文机关署名”这一格式要素。

1.标题。《新国标》中对标题的排列形式要求更为具体。《旧国标》中明确“标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”。过去，在实际写作中，双行式的标题的排列形式有“上短下长”、“上长下短”、“上下等长”；三行式标题的排列形式有“上下短中间长（凸形）”、“上下长中间短（凹形）”、“三行等长”。而《新国标》中明确：“标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形”。这意味着多行标题不能采用“上下等长”、“三行等长”的排列形式。

2.正文。正文中的要求大多没有发生变化，只是正文的字号要求相对宽松。《旧国标》中指出：“正文用3号仿宋体字。”《新国标》中指出：“正文一般用3号仿宋体字”。

3.附件说明。《旧国标》指出：“附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。”而《新国标》指出“如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件的顺序号（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”可见，新国标对附件说明标注的要求更为具体，着重考虑到附件说明标识的美观。

4.发文机关署名。这是新增要素。以往，实际应用中，当发文机关是3个及3个以上，且都需要加盖印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章的顺序排列在相应的位置。《新国标》要求现行的党政公文都需有发文机关署名。

5.印章。新旧国标中，单一发文机关使用印章的方法不变，但联合行文时，加盖印章的要求发生根本性变化。

《旧国标》指出：当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。《新国标》指出“联合行文时，一般将印章和发文机关署名一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。”

6.成文日期。这是新的公文格式中变化较大的地方，变化如下：一是成文日期书写的形式由汉字书写变为阿拉伯数字书写。《旧国标》指出：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。《新国标》指出：成文日期用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月日不编虚位。二是联合行文时，成文日期标注位置的多样化变为标注位置的单一、固定。《旧国标》指出“当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字”；“当联合行文需加盖3个以上印章时，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间”。而《新国标》中明确所有党政公文的成文日期一般右空4个字。

7.附件。附件的标注中也有两个方面的变化：一是附件标注的位置发生变化。《旧国标》中指出：如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”二字。也就是说附件是可以紧随正文的。《新国标》指出：附件应当另面编排。也就是说，附件不得紧随正文，必须另起一页编排。二是“附件”二字和附件顺序号的字体发生变化。《旧国标》明确“左空2字用3号仿宋体字标识‘附件’二字”。《新国标》中明确“‘附件’二字和附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行”。

（三）版记部分的变化

版记中最大的变化是取消“主题词”这一格式要素，其他变化如下。

1.抄送机关、印发机关和印发日期。抄送机关、印发机关和印发日期的变化相同，都是将标注的字号由3号仿宋改为4号仿宋字。

2.版记中的分隔线。现行党政公文的版记中的分隔线“首尾粗、中间细”，这与旧国标不同。《旧国标》中明确：“版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。”《新国标》中指出“版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线 （推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。”

（四）页码

页码的标注有两个新的变化。首先是字体有变化，页码由4号半角白体改为4号半角宋体；其次是对附件是否编页码，有了明确的说明。《新国标》指出：“公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。”

除以上变化外，《新条例》将“公文拟制”作为公文工作的一个独立环节，这与《旧办法》将此作为“发文办理”的一部分有所不同，更突显“公文拟制”的重要性。另外，《新条例》还特别注重公文的安全保密工作。

对于新旧党政公文工作法规的变化，公文工作者应认真学习、仔细辨析，在实践中注意上述新变化，正确运用，以确保公文工作的规范性和严肃性。

[1] GB/T 9704-1999，国家行政机关公文格式[S].1999.

[2] GB/T 9704-2012，党政机关公文格式[S].2012.

[3] 中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[S].1996.

[4] 国务院办公厅.国家行政机关公文处理办法[S].2000.

[5] 中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[S].2012.