如何做好医院基建档案管理工作

2014-08-15赵彦乔进江苏省南通市第三人民医院档案室226006

当代临床医刊 2014年6期

赵彦乔进(江苏省南通市第三人民医院档案室 226006)

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手资料，它是基建项目从酝酿、立项、施工到竣工整个过程直接形成、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容、反映了建设项目管理各种的真实过程。基建档案是医院建设和发展过程中形成的宝贵财富，因此加强医院基建档案管理工作显得十分重要。

1 基建档案的特点

基建档案是医院科技档案的一个重要组成部分，其主要有以下四个特点(1)专业性。集中体现在基本建设项目文件的形成领域和内容性质都具有不同于其他行业鲜明的专业特点。(2)成套性。基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的，伴随着基建工程的进行，规律性地形成了一系列相关的文件资料。(3)现实性。基建档案不仅为医院的整体规划、建设、管理工作提供历史依据，还为医院建筑物的建设、维修、管理、改扩建服务，为资料查询、产权查证、经济纠纷调节处理以及科学研究提供原始凭证，对医院发展建设起着现实作用。(4)周期长。一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工验收等多个阶段，在此行程的文件要经过主管机关、建设单位、设计单位、施工单位等多个部门，一般要经过几个月甚至几年的时间。以我院建设医疗综合大楼为例，从2004年开始规划、征地、建设，到2010年竣工为止，前后经历了6年的时间。

2 加强医院基建档案管理工作的对策

2.1 加强领导、增强档案意识领导重视是做好档案管理各种的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把基建档案管理纳入到医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展、大力宣传医院基建档案管理的重要意义，加强档案法律法规的学习，使全院干部职工充分认识档案整理的重要性，更好地支持档案工作。

2.2 建立健全基建档案管理制度把档案工作纳入工程建设整体规划，制定和完善相应的基建档案工作管理制度，同时把档案工作纳入工程有关人员和档案人员的职责范围，部门档案管理人员对档案管理的主要环节照章管理，从材料的形成积累管理归档有序进行。档案人员对基建档案做到及时、主动地收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等;定期归档并经常检查，反复过滤，以此来确保档案的归档率、完整率和准确率。

2.3 加强档案人员的专业知识和业务能力档案管理人员是医院档案工作的具体实施者，档案管理人员的素质直接关系到档案管理工作的水平。加强档案管理人才得培养，全面提高档案管理人员的素质，是促进医院档案管理工作可持续发展的动力。一要强化档案专业技能。医院档案管理人员要精通传统的档案业务，掌握档案专业理论知识，用档案方面的新知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，适应新时期档案管理的新要求。而要掌握现代化管理技能，熟练掌握电子文档管理、网络技术和现代信息管理的技能。目前，越来越多的电子文件被运用到医院基建档案领域，如三维效果图、设计图等以磁性材料和电子材料为载体的电子文档将逐步代替传统的纸质档案，学会运用IT技术进行档案的现代化管理师档案管理的必修课。三要提高综合素质。医院基建档案管理人员必须具备相应的组织能力、管理能力、协调能力、与建设单位培养良好的密切的协作关系。

2.4 做好档案的开发利用工作，满足不同的利用要求档案部门应对基建档案的利用借阅情况进行分析、总结，有针对性地开展介绍性和参考性的编研工作，如介绍基建档案的库藏情况、利用范围等。编制基建工程项目介绍，对考察利用较高的信息点如工程名称、工程许可证号、施工单位、开工日期、竣工日期、建筑结构面积等内容，以建筑物为单位，逐一从档案中提取信息并汇编成册，供相关部门参考使用。