高校合并后档案管理工作研究

2014-08-15吕长生

扬州职业大学学报 2014年4期

吕长生

(扬州职业大学，江苏扬州 225009)

高校档案是高校在办学过程中所形成的一系列历史记录，是高校在教科研等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像、影像等多种形式的真实记载。高校档案管理工作，是办好学校的重要基础工作之一，它是衡量办学质量和管理水平的一个重要标准，也是推动学校教育事业发展的宝贵财富。［1］

近年来，许多高职院校为了升格或组建为本科院校，相继与其他高校合并，档案管理工作在整合和管理方面出现了诸多新的问题，必须要引起高度重视，否则不仅影响高校档案的整合，也会影响高校事业的发展。笔者从事多年档案管理工作，经历过三次高校合并:2002 年江苏省扬州师范学校、江苏省高邮师范学校与扬州教育学院合并，2007 年扬州教育学院与扬州市职业大学合并，以及2012 年扬州环境资源职业技术学院与扬州市职业大学合并。在几次合并过程中，笔者都参与了档案收集与整理工作，并结合实际工作对合并整合过程中档案管理出现的问题进行了探讨。

1 高校合并后档案管理工作存在的主要问题

1.1 档案不能集中管理

高校合并后，学校的各类档案也必须要合并，统一库房，统一管理。但是，现实情况是合并前的学校基本上处在不同的地点，距离远近不一，由于多种原因，档案很难集中到一起管理，大多实行分校区档案管理的模式。原江苏省高邮师范学校于2002 年与原扬州教育学院合并，由于扬州、高邮相距较远以及人事管理等原因，所以，人事档案没有合并，一直留在高邮校区管理。2007 年，原扬州教育学院与原扬州市职业大学合并，原江苏省高邮师范学校的人事档案仍然没有搬迁到扬州。直到2010 年，原江苏省高邮师范学校的人事档案才由高邮校区搬迁到扬州市职业大学主校区，实现统一管理。

1.2 档案库房面积不够以及设备不能及时添置

高校合并前，各校的档案库房面积和库房设备都符合档案法的要求。由于合并后办公用房相当紧张，想增加档案库房等非办公用房相当困难。2007 年扬州市职业大学与原扬州教育学院合并，以及2012 年与原扬州市环境资源职业技术学院合并，档案库房面积均未增加，造成档案库房相当拥挤，存满了档案，许多工作无法开展。由于合并前，各校的档案盒和档案柜的规格也不一致，这就要求及时更新档案盒和档案柜。另外，增加档案库房也必须及时添置相关必要设备。档案库房面积增加和设备更新等都不能及时到位，影响了档案的统一管理的进程。

1.3 档案重新整理和排序

由于合并前原各校的建校历史、单位性质、隶属关系、办学规模、专业设置、学科建设、师资队伍建设、人才培养等方面均不同，各校的档案管理体制和管理方法千差万别，各校的档案类目设置、编号、排列等不尽相同。合并后档案全宗由原各校的几个全宗合并为一个全宗，这就涉及到要统一档案格式和标准的问题，滞后了档案的统一管理。

1.4 档案信息化水平整体偏低

由于合并前学校层次不一，有的是中专校并入高校，还有的是不同行业、系统的学校合并，所以原各校的档案信息化程度也不同。有的学校甚至信息化工作基本未开展，有的仅仅是把档案信息录入计算机，仅此而已。由于档案信息化水平整体不高，阻碍了合并后高校档案资源的融合，影响了合并后高校档案工作的统一开展。

1.5 档案利用效率不高

合并前各校档案管理的方法、手段参差不齐，档案类目设置、类别的编制等方面存在差异，以及档案信息化程度不同，导致原各校的档案利用工作的方法不一。另外，合并后高校基本都实行人员分校区管理。这些都给合并后高校的档案利用工作带来了一定的难度，造成服务滞后、利用效率低下。

1.6 档案管理人员的综合素质有待提高

高校合并后，重新设置机构，人员重新划分，使得原有的档案工作主管领导和档案管理人员的岗位随着学校合并发生了变化。即使有部分人员继续留在档案岗位上，原各校档案管理人员的素质也是参差不齐，管理档案的业务水平和工作能力等方面存在一定的差距。由于档案管理人员结构不合理以及整体素质偏低等，使他们适应不了信息技术、网络技术和档案事业发展的需要，严重影响了合并后高校档案统一管理工作的开展。

2 做好高校合并后档案管理工作采取的措施

2.1 加大宣传力度，强化档案意识

合并高校必须将强化全体教职工的档案意识作为档案管理工作的前提，这是做好合并高校档案工作最重要的环节之一。

首先，要转变学校领导特别是档案主管领导的档案意识，增加资金投入。一方面，档案部门负责人要及时向学校主管领导汇报档案工作，介绍档案工作的近期进展情况及取得的成就，使主管领导认识到档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在实际工作中有不可替代的作用。另一方面，经常邀请主管领导参观档案工作比较突出的先进单位，使领导认识到本单位档案工作在本系统、本地区的状况，引起主管领导重视档案工作，增强档案意识，并加大对档案工作经费支持的力度。

其次，要强化档案工作人员的档案意识。要加强档案工作人员的档案意识，转变工作态度和观念，使档案工作人员认识到档案工作的重要性，档案工作不能马虎，要及时收集、及时整理归档，对档案进行开发和提供利用。只有做好档案开发和利用工作，提供优质的服务，档案工作才能体现其内在价值，获得社会的认可，档案工作才能赢得社会的尊重。

第三，要增强全体教工的档案意识。对每位教职工进行《档案法》教育，加强档案知识普及，使广大教职工认识到档案的重要性，认识到档案是与每个人切身利益相关的。使广大教职工都能重视档案，有效地利用档案，增强档案意识。

2.2 建立统一的档案管理制度、模式，整合档案资源

根据《档案法》和合并前各学校的档案法规、制度，以及各合并学校的性质、特点，重新制定符合合并后高校特点的档案管理制度，包括《档案管理人员职责》、《兼职档案管理人员职责》、《档案移交规定》、《档案安全管理规定》、《档案信息化标准》以及涵盖档案收集、整理、归档、利用等一系列的档案管理规范，形成一套完整的档案管理制度。只有这样，才能在全校形成统一的档案管理模式，有效整合原各校的档案资源。各相关部门根据学校档案管理制度，各司其职，保证档案管理工作有序开展。

2.3 做好高校合并过程中的档案收集工作

高校合并过程中，由于各项工作正在对接、尚未理顺，这时最容易造成档案丢失、收集不及时的现象，因此做好合并期间的档案收集工作尤为重要。各二级学院、部门明确专门负责档案工作的人员，由档案部门对他们进行业务培训和指导，规范学校合并过程中档案材料收集管理的程序和方法，明确各二级学院、部门兼职档案员的职责，加强对各二级学院和行政部门兼职档案员的考核，确保高校合并期间档案收集齐全完整。

2.4 统一信息化标准，加快信息化进程

高校合并后，要根据学校制定的《档案信息化标准》，加快档案的信息化建设。档案的信息化，不仅仅是实现档案资源信息化管理，也是实现档案业务工作的数字化管理。实现了完全意义上的数字化档案及档案管理，可以随时进行档案的收集、整理、归档，并自动生成相应档案目录;随时进行各种数据的统计、汇总，打印各种报表。这样，使档案工作人员从繁杂的日常事务中解脱出来，以便进行档案信息开发和利用研究，以便提供优良的服务利用水平，更好地做好档案管理工作，促进合并高校档案事业的可持续发展。

2.5 建设一支高素质的复合型档案管理人才队伍

合并高校的档案管理，涉及到合并各校自身的特殊情况，非常复杂。因此，必须要建立一支高素质的档案管理人才队伍。

首先，引进部分高层次档案管理人才。合并后高校要加大对档案的资金投入，提供比较优惠的政策和丰厚的待遇，引进部分高层次档案专业人才，作为档案专业学术带头人。这部分人才到岗就可以开展档案各类工作，并能指导、带动其他档案工作人员开展相关工作，提升档案人才队伍的层次结构。

其次，把有培养潜力的档案专业人员送到高等院校接收相关专业教育。合并后高校根据档案部门的档案管理人员的层次结构情况，选拔一批有培养前途、个人素质较高、有事业心的中青年档案管理人员，安排他们到相关高等学校档案专业进行更高层次的脱产进修学习，接收相关专业教育，使他们获得各种必需的专业知识，改善知识结构，把他们培养成档案专业中青年骨干，作为档案人才队伍的中坚力量。

第三，加强继续教育，提高档案工作人员的整体素质。通过继续教育，档案管理人员不断获得档案工作的新知识、新信息、新技术，使档案工作人员的综合素质不断提升，更好地做好档案管理工作。