推进卫校档案管理 数字化进程之我见

黑龙江 李亚男

随着教育体制改革的不断深化，卫校毕业生的就业模式发生了根本变化，学生档案的数字化管理随之提上议事日程，为方便学生查询，满足用人单位需要，学生档案的数字化建设势在必行。学生档案管理工作的根本目的是为利用者（学生、用人单位等）提供及时、准确、快捷的服务信息。了解档案利用者的利用需求，找准档案服务利用者的切入点，有利于实现档案信息供求的良性循环，使学生档案管理工作更贴近社会、贴近现实，实现与利用者“零距离”接触。

学生档案作为一种原生信息资源，它是教育、教学、科研的重要历史资料，数字化建设随着信息化的快速发展，其重要性更凸显出来，学生的档案管理不再是单纯的纸质保管，它更需要向数字化管理迈进。

一、学生档案数字化管理的必要性

传统的学生档案管理是纯粹的纸质档案管理，纸质档案不仅占用空间大、易变质、不易携带，且不便于利用查找；而电子档案内存容量大、易保管，且便于携带，它是未来学生档案保管的重要手段。

二、卫校档案管理人员现状

（一）档案管理人员专业管理能力参差不齐

现阶段，档案管理人员基本上都是半路出家，属于非档案专业，有的也只是受过几天的培训，因此面对档案管理数字化进程的起步、发展，档案管理人员的管理技能有待提高。专业素质相对较低，工作质量不高都影响了中专卫校的档案管理工作。因此，中专卫校应建立一支专业的档案管理队伍。

（二）档案管理人员的流动性较大

档案管理人员的流动性较大，业务衔接不利，相对制约了中专卫校的档案管理工作。

三、学生档案数字化管理的模式

学生档案数字化管理主要是以现代化通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础，建立计算机网络平台，以建立好的各种档案信息库为资源，合理运用现代化管理手段提高档案管理水平。现考虑从两个方面入手。

第一，利用现代化的高科技技术来提高中专卫校的档案管理水平。中专卫校可以通过添置一些现代化的档案管理设备，例如档案检索，档案的缩微技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，通过这些技术使得档案管理工作从纯粹的手工管理向现代化管理转变。

第二，通过现代化的管理手段进行中专卫校的档案管理工作。中专卫校要积极减少学校各个部门间的重复劳动，通过计算机对档案信息进行统一的管理，对档案信息的转化及利用实行一体化的管理。

四、推进卫校档案管理工作应采取的措施

（一）加强档案管理相关知识的学习

档案人员应加强档案管理相关知识的学习，通过举办专门的档案业务知识培训及邀请专家进行讲座，不断提高业务技能，并鼓励档案管理人员通过学校教育、自学考试、函授等方式提高自身素质。增强其档案管理的专业水平，夯实档案管理方面的理论基础，逐步掌握信息技术，及时解决在学生档案数字化建设和管理中遇到的种种困难，建立健全数字化学生档案管理系统，培养档案管理人员的责任心和主动性。

（二）提高档案管理人员的业务技能、强化信息收集的敏感度

捕捉信息，掌握第一手资料。增强时效意识，适应业务发展的需要，建立起信息灵敏、反应快捷、优质高效的档案工作服务机制，实现与用人单位需要的档案信息零距离接触。增强档案工作的预见性、针对性和时效性，做到耳聪目明，保障档案利用者的各种需要。

档案管理人员必须具有广阔的视野和信息的收集能力以至于信息收集的敏感度，在日常的信息中要准确的把握和捕捉有用的信息或者所需要的信息。这是中专卫校进行档案管理工作是否具有主动性的关键，它决定着学校档案管理工作的进一步发展。

（三）加强档案管理人员的安全管理意识

中专卫校的档案管理工作应该扩大归档的范围，并且积极更新档案管理知识，促进档案工作的信息化建设，推进中专卫校档案工作的可持续发展。同时，中专卫校要做好档案库房的安全防护，特别是火灾等，确保各级各类档案的安全与质量。

档案利用是档案工作的出发点、归宿及生命力。注重质量意识，不断提高档案工作的服务质量。档案工作是一项服务性很强的工作，档案工作者必须树立服务思想，明确服务方向，端正服务态度，服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。

五、与时俱进，建立管理中专卫校的长效机制

在新形势下，中专卫校的档案管理工作要与时俱进，积极创新建立档案管理的长效机制，主动为学校的各项工作服务，将一些优秀的档案管理资源进行转化，综合利用其有效的价值，不断开创中专卫校档案管理工作的新局面。