论秘书写作中的空间性叙事

王 蓓

（浙江树人大学 人文学院，浙江 杭州 310015）

各类秘书写作的相关教程和研究著作中一致认为，秘书写作是一种职场性写作，这类写作必须紧密围绕职业工作的需求展开。所以究其本质而言，秘书的写作活动首先是一种依托于职业空间展开的叙事活动。既为空间，就有规范。但规范并不仅仅意味着限制，还可以加以拓展与发挥。本文将针对这种特殊的空间性写作来探讨秘书写作的规范与拓展。

在马克·布洛赫看来，时间是一个不断变化的连续同一体[1]。它是流动、充满变化的生命力象征。空间则是让变化的存在物得以确定的外在形式，因此相对稳定的空间形式是一个事物可以被把握和被认识的中介。“在写作领域，我们可以把写作划分为时间性写作和空间性写作，文学写作是时间性的，科学写作是空间性的。”[2]由于“时间是内部意义的根本”[3]279，因此时间性的写作通常带有内在性的、体验性的特点；空间是物质存在的客观形式，是外在性的根本，故而空间性的写作是一种理性的，规约性的写作。很明显，秘书写作属于空间性的写作，它是一种植根于职场目标、富于理性逻辑色彩、带有群体性意识的写作行为。在结构、主题及语体上，秘书写作都表现出相对同一性的要求。值得注意的是，由于秘书写作本身也是“秘书个体与组织管理目标互动建构的行为过程”，因此，这种空间性写作在规约性目标的限制下，仍然可以有一定自主发挥的创作空间。

一、结构的规范与拓展

秘书写作的空间性可划分为外在空间和内在空间。外在空间是秘书写作实践过程中所处的职场语境，即工作的组织与管理所需要达成的预期目标，以及与写作实践构成关系的相关活动；内在空间即创作的文本本身的存在形式，它是阅读者得以认识和理解秘书写作意图的逻辑模式，这种逻辑模式明显地体现在文本结构的规范性上，其规范性不是在具体的写作过程中生成的，而是一种先于文本创作而存在的普遍性思维方式。“这种思维的结果反映在结构上，就必然使得共性越来越突出、体式越来越趋向同一”。[4]69例如，通常规范的秘书写作文本都是单线型的叙事。这种叙事形式的好处在于能让阅读者准确地把握文本的表述意图，不发生误读，故实用型的写作基本都是一事一文，决不啰嗦赘述。因此若有多事需要陈述，最好另起炉灶，再做一文。

单线型的叙事结构，最常使用的就是“总-分”的模式。这是最为经济节省的接受模式，有利于提高办公室文书实践效率。刘勰在《文心雕龙﹒章句》就曾谈到：“启行之辞，逆萌中篇之意”，文章在谋篇布局时，要做到开篇之语契合中篇之意。这种章句带动篇章的“鱼贯相连”写作模式，能较好地使脉络贯穿文内，有利于阅读者的理解。另外需要特别注意的是，“秘书写作是实用性的写作，实用性的文章不以欣赏为目的”[5]，重要的是要告诉文件的接受者以信息，所以明白晓畅总是放在文章的第一位。总起句无疑较好地概括整篇文章的内容，阅读该句即能提纲挈领地掌握全文的要旨，引起读者的高度关注。因此，秘书写作中的开头模式无外乎以下五种：概述式、结论式、目的式、引据式、提问式。以上模式多少都是以一个文本需要重点关注的问题入手，由此而展开论述。

例如，在国发〔2012〕10号文件《国务院关于支持农业产业化龙头企业发展的意见》开篇就是一个目的式的开头：“农业产业化是我国农业经营体制机制的创新，是现代农业发展的方向。农业产业化龙头企业（以下简称龙头企业）集成利用资本、技术、人才等生产要素，带动农户发展专业化、标准化、规模化、集约化生产，是构建现代农业产业体系的重要主体，是推进农业产业化经营的关键。支持龙头企业发展，对于提高农业组织化程度、加快转变农业发展方式、促进现代农业建设和农民就业增收具有十分重要的作用。为加快发展农业产业化经营，做大做强龙头企业，现提出如下意见”。[6]

一般情况下，“意见”的开头都是阐明意见提出的依据。这篇意见分为三个层次提出了支持农业产业化龙头企业发展的必要性。首先阐明农业产业化是目前农业发展的趋势；其次，顺应该趋势的发展必须依托龙头企业的发展，最后说明加大支持龙头企业发展的力度对我国农业建设的重要意义。寥寥数笔，却以严整的论证结构，层层深入地提出了意见实施的必要性。

从这个角度而言，篇章的结构空间就不仅只是规范性的布局，同时也集结了论证的叙事效果，虽然这种叙事的直接目的不是使公文审美化，但它却通过一种逻辑性的说理方式，使阅读者在阅读之后能够明晰工作要求。由此看来，这种结构形式本身就是一种意义，或者说意义内化在空间结构之中。

这种内化的性质，在行政公文的写作中表现得更加明显。同一个文种，由于所面对的对象不一样，职场空间不同，结构和形式就要做出相应的调整，例如同一文种上行文、下行文或者平行文写法就不一样，布局也要随之变换。如果说在秘书的写作中，结构布局是规范，本身就蕴含着特定的意义，那么意义本身则需要通过个人理解和把握来传达，因此秘书写作既要遵循结构规范，又可以在结构的规约之下产生创造性。

二、主题的规范与拓展

主题即贯穿文本始末的中心思想，它体现在文本的材料、结构和表达中，本身就是一种空间性的呈现。秘书写作的主题“来源于实践，同时也应用于实践”[4]65，反映出秘书对现实问题的认识与理解，展现的是作者思维与现实语境所形成的一种互动关系。如果说，结构的空间性表现为一种先于秘书写作实践的普遍性思维模式，主题的空间性则是与秘书职场语境相关认识的再现。它受制于秘书写作实践的具体目的，所从事职业管理目标的特殊性，甚至受制于当下意识形态的话语限制。

在这种特殊语境的影响下，秘书写作呈现出不同于文学性创作的倾向。首先，由于秘书的写作实践是一种“受命型”的写作，其主题必然是预设的。“秘书写作的各类文稿是否写得成功、是否写得好，不以独创性、主观性为标准，而是以是否忠实于制文意图并准确地反映出机关制文意图为前提的。”[7]9可见秘书写作并不以个人感性表达作为最终目的，故有人提出，这类写作要“克服表现自我的写作心态”[8]。其次，主题先行的原则，也决定了秘书写作非缘情而发，而是唯理而作。

值得注意的是，在秘书写作过程中，理性的认识并不和主题一样是预先给定的，它是作者通过不断地实践，对自己写作空间中相关活动所形成的理解与感知。准确地把握写作空间中的客观规律和思维方式，才能展开契合职场语境的写作实践。因此，要突出主题，必须做到如下几点：首先，秘书写作中，主题虽然是预先给定的，仍然要受制于外在空间规则的限制，需要作者通过调研，分析等相关活动不断地进行提炼。其次，由于主题的意义不能含糊晦涩，因此选择呈现主题的形式要简洁明快。再次，主题所表现的价值判断要切合当下社会生活实际的价值标杆，符合工作需求的思想基础，如实反映作文的最初目的及意义。

主题虽然在写作实践的空间演绎中有一定的限制和规范，但这并不意味着主题是以恒定的面目出现的，主题性的写作同样也是一种主体性的写作，在措辞、风格、意图、立场等方面体现着写作者不同的个性，从而使主题存在拓展的空间和余地。

这一点在起草领导讲话稿中表现得最为明显。同一个主题的演讲，呈现出来的气氛和言说方式是大不相同的。比如在清华大学100年校庆上，北大校长周其凤和耶鲁大学校长莱文的演讲稿的风格就迥然不同。两者都是对清华大学校庆表示祝贺，莱文作为国外高校的校长，重点阐释清华大学在世界教育中的重要地位和卓越贡献；周其凤则是以清华大学和北大精神对谱写中国高等教育和科学文化事业发展史的华彩乐章作为切入点。可见演讲不仅要契合主题，还要体现演说者的个体身份。因此在秘书写作过程中，除了对主题限制性的准确把握之外，还要充分发挥个人的主观能动性，将主题鲜活地彰显出来，让接受者清晰把握文本的意图。

有人说秘书写作是一种两难的写作，这种认识非常准确地看到了秘书写作对主题把握的艰难状态，一方面是“对客观实际、现实问题的分析和思考”，另一方面“是要求充分发挥主观性的。创造性地体现出方针政策精神和领导(机关)制文意图，关键在于要将精神和意图与客观实际很好地结合起来。”[7]9这种结合充分体现了主题空间的限制性和拓展性的辩证关系，同时也对秘书的写作能力提出了更高要求。

三、语言的确定性和不确定性的把握

秘书写作所使用的语言，从表面上看，是按照一定规则结构起来的序列，更接近于时间的线性特征，但是语言又是多种要素在同一空间上的聚合。索绪尔把语言看成符号的系统，他认为对这个系统应该进行共时的研究。他强调这种研究方法是“研究同一个集体意识感觉到的各项同时存在并构成系统的要素间的逻辑关系和心理关系”[9]。语言符号本身也只有在这种逻辑和心理关系中才能获得存在的意义。

秘书写作的语言，同样也是如此。语言表达的确定性，即文本主题意图确切传达，必须是放在言语的链条上来探讨符合这种空间规则的聚合关系。最终的结果是，这个系统所表现出来的整体意义远远大于其符号的局部意义。例如，在政府的工作报告中，我们时常会见到非常严格的修饰语顺序，这本身就是写作者对中心意图确切表达所作的努力，例如在2014年3月5日在第十二届全国人民代表大会第二次会议上的政府工作报告里有这样的陈述：

“面对世界经济复苏艰难、国内经济下行压力加大、自然灾害频发、多重矛盾交织的复杂形势，全国各族人民在以习近平同志为总书记的党中央领导下，从容应对挑战，奋力攻坚克难，圆满实现全年经济社会发展主要预期目标，改革开放和社会主义现代化建设取得令人瞩目的重大成就。”[10]

该句是一个复杂句，句中有一个较长的状语，即“面对世界经济复苏艰难、国内经济下行压力加大、自然灾害频发、多重矛盾交织的复杂形势”。这个状语呈现的是国内社会发展所面临的挑战和困难。这四个限定式短语其实是一组并列关系，但为什么一定要选择这样的组合关系来表达呢？通过分析，发现该句的第一个层次是“面对世界经济复苏艰难、国内经济下行压力加大”，描述的是关于经济局面的挑战，首先强调的是世界，然后才是国内，这昭示着我国的经济首先是置身于整个全球化浪潮当中，然后描述由外转内；后两句讲的是自然和社会的两方面的发展阻力，前者是外因，后者是内因。所以这组并列关系的短语，其实是从内外两个方面强调了国家发展面临的挑战，四个并列的短语从不同的层面来呈现国家发展所取得的成就来之不易。这个句子虽然没有感情色彩强烈的修饰语，但是却用严密的语言表述将叙述效果准确地传达出来。

语言虽然有严密客观的一面，但是“语言既是话语，又是姿态。对说话者来说，话语突出姿态，姿态又加重选择用词的分量；对听话者来说，话语和姿态在配合一致或对比中互相得到说明。”[3]166也就是说，语言本身是带有一定的态度倾向的，对一个事态的描述，我们既可以用褒扬的方式，也可以用贬义的词语来表达，这就需要秘书在写作时，根据语境的需要，准确地拿捏用语分寸。它不仅需要秘书在写作前期准确地把握主题意图，还需要在写作过程中，严密地控制写作材料，谨慎用词。

长期以来，人们普遍认为秘书写作是一种被动性写作，因此过于强调秘书写作的规范性，从而忽视了秘书写作的创作性。以空间性叙事的观点来看秘书写作，其规范性表现为结构布局、叙述主题、语言表达应符合文种，而拓展性则强调在写作过程中如何更加科学、明晰、精准地表述文本的写作意图。因此，在秘书写作中，既要积极地学习写作的规则，同时也要看到这种规范性并不制约创作主体主观精神与才情的发挥，从而最大程度地将文本的叙事效果表达出来。

[1]倪梁康．纵意向性：时间·发生·历史——胡塞尔对它们之间内在关联的理解[EB/OL]．(2010-05-28)．http://www．aisixiang．com/data/33960．htm l．

[2]姜金元．从时间看散文理论[J]．写作，2000（10）：14．

[3][法]米·杜夫海纳．审美经验现象学[M]．韩树站,译．北京：文化艺术出版社，1996．

[4]丁晓昌，杨剑宇．秘书写作[M]．北京：高等教育出版社，2012．

[5]李艳婷，王瑞玲．现代职业秘书写作[M]．北京：北京大学出版社，2012：2．

[6]《国务院关于支持农业产业化龙头企业发展的意见》[EB/OL]．(2012-03-08)．http://www．gov．cn/zwgk/2012-03/08/content_2086230．htm．

[7]汪东发，张鑫．现代秘书写作[M]．武汉：武汉大学出版社，2011．

[8]杨珈纬，杨硕林．秘书写作论[J]．广西社会科学，2001(4):174．

[9][瑞士]费尔迪南·德·索绪尔．普通语言学教程[M]．高名凯,译．北京：商务印书馆，2001:143．

[10]李克强．第十二届全国人民代表大会第二次会议政府工作报告[EB/OL]．http://baike．baidu．com/link?url=m3xK-QroynawjNiUEDg-DbeS9bQwSDIb_ratDQsTym4-mwc8sEqcZCJt0gIXD4DORDcs-2m7odUku1eX1fpohq．