如何提高高校档案工作人员的素质

王 瑜

（大理学院档案馆，云南 大理671003）

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，是学校工作的重要组成部分，它全面而真实的记录着学校的建设与发展。高校档案管理人员是档案工作中最为活跃的因素，是在档案建设与档案价值实现过程中发挥着独特的人文作用，高素质的档案队伍对提高档案工作质量和效率起着重要性作用。

档案工作者历来崇尚“默默无闻”，不少档案工作人员只满足于踏踏实实地做好本职工作，但对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。过去人们普遍认为，档案馆是闲差、是养老的地方，是照顾领导家属的地方，现在虽然有所改进，但认知程度也不容乐观。要改变人们对档案管理工作的认识，一方面要加强宣传档案的重要性，另一方面是使人们能感受档案利用的方便快捷，使人们发自内心的感到自己离不开档案馆。下面本人结合自己的工作对高校档案工作人员在新时期如何强化素质，树立档案部门良好形象谈谈自己的几点体会：

1 强化思想政治素质

1980年中共中央国务院批转《国家档案局关于全国档案工作会议的报告》中指出：“档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会现代化，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而是维护党和国家历史真实面貌的重大事业”。由此可见档案工作是一项十分重要的工作，其工作性质具有一定的政治性、管理性和服务性。

档案工作人员的政治思想素质，是指档案工作人员的政治态度、政治品质和思想作风。高校档案工作是一项政治性与机密性很强的工作，从事档案管理的工作人员应具较强的原则性。这就要求档案管理人员要不断加强学习，不要只把自己定位在档案保管员的位置，而应具备综合的政治素质。

2 强化职业道德素质

2.1 高校档案工作人员要树立爱岗敬业精神

档案工作人员只有热爱档案工作，忠于职守，才能做好档案工作。爱岗敬业不仅是一种信念，也是一种职业道德情感。档案工作人员要从更好地为学校的建设与发展服务、更好地为广大师生服务的立脚点出发，忠实履行自己的职责，认真做好本职工作，树立并发扬任劳任怨、一丝不苟、求真务实的工作作风。这是高校档案工作人员应具备的最基本的职业素质。

2.2 高校档案工作人员要强化无私奉献的精神

档案工作人员每天面对的是大量繁琐的档案收集、整理、鉴定、编目、提供使用等工作，但由于档案部门在高校职能部门中相对是边缘部门，长期处于较为封闭的工作环境中，工作业绩与成果常常被忽略或被淡化。这就要求档案人员要甘为人梯，耐得住枯燥与寂寞，在平凡清苦的工作岗位兢兢业业，默默地无私奉献。同时，高校档案工作又是一项服务性很强的工作，档案本身给公众留下的印象就是沉闷、单调、死板。管理人员的热情服务要像春风一样温暖人心，使来访者感到舒适，想使用者之所想，急使用者之所急，热情周到地服务。

3 强化业务素质

业务素质是指履行所从事工作职责需要的专业知识和技术实践能力。档案工作是一门管理科学，是专业性、技术性很强的工作，要实现档案的科学化、标准化、规范化管理，高校档案工作人员除了具备良好的政治思想素质和职业道德素质外，还要有精明强干的业务素质。在外人看来很简单的档案管理工作，其实蕴藏着很大学问，需要不断努力学习，才能具备过硬的业务能力。才能真正做好高校档案的管理与利用工作。

3.1 高校档案工作人员要具备一定的专业基础理论和专业知识

要理解并掌握档案管理内容涉及过程中的各种实际操作方法及各个环节的技能技巧，科学地对档案进行收集、整理、编目、鉴定、保管、保护、利用、检索及编研等。另外，由于现代信息技术在档案工作中的广泛运用，目前云南省多数高校的档案管理都是趋向网络化管理，为档案的开发利用开辟了巨大的空间。因此要求档案管理人员要做到业务熟悉，编目清晰，具备较强的计算机能力，检索速度快，才能提高效率，逐步实现档案管理的数字化与网络化。

3.2 高校档案工作人员形象要彬彬有礼、温文尔雅

档案管理工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质，在穿着言语上要得体、大方，因为档案管理工作者的形象，直接影响着人们对档案的认识。然而，理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养，以及良好的职业道德来赢得社会公众的敬重从而提高档案馆的社会地位，更好地实现档案馆的社会功能。

4 加强宣传工作，营造亲和力和沟通能力

高校档案人员要想把工作做好，除了苦练内功，提升自身素质，还要加强对档案工作的宣传，反复强调档案工作的重要性与对学校建设和发展的特殊作用，争取学校各级领导与广大师生的理解与支持，同时档案管理人员有必要营造与部门间的亲和力和沟通能力，大家在一起共事时有一种合作的意识和相互理解的意识，才能愉快的完成各项工作。为档案工作创造良好的外部环境，从而带领全校人员共同做好档案工作。

4.1 高校档案人员要积极主动地做好与上级主管领导和上级档案部门的沟通与宣传

任何工作的顺利开展与推进，领导重视是关键。高校档案工作开展得好与坏，往往与领导的重视与支持密不可分。档案人员在日常工作埋头苦干，也一定要找机会或创造机会经常向主管领导汇报工作，及时反映工作的开展情况以及工作中遇到的困难。这样一方面提升领导对档案工作重要性的认识；另一方面，也能得到领导的理解与支持，争取学校在人、财、物等各方面的投入，为做好档案工作创造极为有利的条件。同时，还要主动与上级档案部门联络，或派人上门请教，或邀请他们来做业务指导。通过上级档案部门的检查与指导，进一步规范档案的管理与利用，弥补工作中存在的漏洞，也为档案标准化检查及升级提前做好各项准备工作。

4.2 高校档案工作人员要耐心细致做好与部门间的沟通

高校的兼职档案员分布在学校各个部门，直接负责部门形成文件材料的收集、整理、归档、信息录入等基础工作，是高校档案工作的一线工作人员。由于是兼职人员，在日常工作中难免存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况。所以，一方面要使归档案部门的领导明确档案工作必须要全校各部门通力合作，不能仅仅靠档案部门，各部门要安排得力人员兼任档案员，并保证其对工作时间的投入。另一方面，也要对兼职档案员提出明确的工作要求，建立合理的激励机制。做好与部门间的沟通与协调，高校档案基础工作质量就有了保证。

4.3 高校档案工作人员要虚心坦诚地面向广大师生做好沟通与宣传

高校的档案工作关系到全体师生，广大师生既是档案事实的缔造者，也是档案利用的受益者，但档案的作用与重要性并不为每个师生所知晓。要改变档案工作者一直以来默默无闻甚至“不知所为”的形象，高校档案人员要从办公室的纸堆中走出来，深入到广大师生中去，开展各种宣传与讲座，普及档案知识，树立档案部门的良好形象，在学校营造良好的档案工作氛围。

总之，在新的历史时期，高校档案工作人员要适应形势，不断提升自身的各方面素质，树立档案部门的良好形象，努力提高工作质量与效率，从而更好地为学校的教学、科研与管理工作服务。

［1］秦侠.试论高校档案管理人员综合素质[M]//高校档案管理探索.云南大学出版社,2011,8:101-104.

［2］谭伟贞.论档案队伍建设[J].兰台世界,2009(3):80.