如何提高中小企业工作效率

毛倩

摘 要：本文分析了现代企业工作落实中存在的困难。主要针对中小企业的弱点——员工素质高低不齐，来寻求克服这一难题，提高工作效率的方法。并提出了通过对工作任务的详细剖析，将工作任务分解，以达到简化工作的办法。另外，借助现代IT技术的发展与日新月异的软件技术，在工作分解的基础上，将企业的日常管理工作搬迁到移动平台上，使整个企业的工作在标准有序的环境下展开，提高工作的落实率。从而将传统的自上而下的企业管理模式变为自下而上的自发型运作模式。

关键词：工作分解；落实；移动管理软件

传统的企业组织结构都是正金字塔状的，董事长或总经理在最顶层，统领全局，其下是几个部门经理，负责向他汇报。部门经理手下又管理着几个主管，负责向他汇报、接受他的指挥。管理层级再依次向下分生。

这样的组织结构也就奠定了企业自上而下的管理模式。作为一个层级的领导，有任务，有工作，通常只能交到下一层级的几个人手中，真正能向他直接汇报、负责的也就是那几个人。当最高层的领导把一个任务交给了下属，最终需要由最基层的工作人员来完成时，如果领导想知道这项任务的工作进度或者听取反馈报告，就需要层层汇报，一级级反馈，费心而耗时，浪费人力资本。上级不能随心所欲的监督或者了解下属的工作进度，对于下属来说，也缺少了积极性。

1 工作效率的影响因素

影响一个企业的工作效率的主要因素有员工技能、外部环境、内部条件以及激励效应。员工技能是指员工具备的核心能力，是内在的因素，经过培训和开发是可以提高的；外部环境是指组织和个人面临的不为组织所左右的因素，是客观因素，我们是完全不能控制的；内部条件是指组织和个人开展工作所需的各种资源，也是客观因素，在一定程度上我们能改变内部条件的制约；激励效应是指组织和个人为达成目标而工作的主动性、积极性，激励效应是主观因素。

影响组织绩效的关键因素主要有以下五个方面：

①工作者本身的態度、工作技能、掌握的知识、IQ、EQ等等；

②工作本身的目标、计划、资源需求、过程控制等；

③包括流程、协调、组织在内的工作方法；

④工作环境，包括文化氛围、自然环境以及工作环境；

⑤管理机制，包括计划、组织、指挥、监督、控制、激励、反馈等。

在这些影响因素存在的前提下，找寻一种高效的管理方法来实现工作的落实就是现代企业最需突破的难关。对于大型企业来说，他们坐拥优秀的人力资源以及巨大的财力，更有丰富的管理经验，要提高企业的工作效率有许多办法。然而对于中小企业来说，他们拥有的资源就相对较少，也很难吸引最优秀的人才，体制的建设亦不完善，在这些条件的制约下，中小企业要想提高工作效率，通常只剩口头上的空谈，很难有显著的效果。

2 工作明晰化是工作落实的前提

要做到工作的落实，最重要的是工作任务的明确与工作过程的督导。明确工作任务不是简单的交代一句，也不是只针对结果的定义，而是对工作的整个过程的详细描述。一般企业对岗位工作的描述都比较粗糙，在日常工作过程中大多依靠员工的主观能动性来完成工作。工作任务只有细致才会明确，只有细致才会简单。工作细分是为了简化工作，为素质不高的员工降低工作难度，发挥工作人员的主观能动性。而工作的督导则是敦促工作完成的客观动力。督导的重点不在于监督，而在于指导。本承着管理的核心是服务的思想，督导的重点在于即时帮员工克服工作中遇到的困难，所以督导的及时性很重要。

我所想到的办法是将每一个工作可以串成不同的流程，而每一个流程中的每一个环节都有具体的落实方法，将这些落实方法进行详细的描述，将大大降低工作的难度。

下面以招聘管理的流程为例，来进行详细的工作细分。

首先，通过查阅人力资源管理工作描述方面的书籍，以及企业的内部资料，我们通常可以总结出企业各部门的所有日常工作，以及这些工作的作业标准。参考企业的相关规定与制度，我们可以得到一项工作的流程，如招聘管理的一般流程即是：提交招聘需求→人力资源部经理审核→总经理审批→拟定招聘方案→发布招聘信息→简历初筛→准备面试→进行面试→录用决策→发送录用通知。

在确立了总体流程以后，就是对流程中的每一个环节进行具体描述。

要进行具体描述，首先要明确这一项工作的责任人是谁——是哪个部门、哪个岗位的工作。如招聘管理流程中的第一项“提交招聘需求”，应当是各需求部门的工作，由各部门的工作人员来进行表单呈递；第二项“人力资源部经理审核”则是人力资源部经理的工作。

明确了责任人之后，就要察看流程中上下环节的关系，确定这一环节工作人员与相邻环节的哪些工作人员需要发生关系。在招聘管理流程中，第一项“提交招聘需求”需要与下一环节的责任人人力资源部经理发生联系，而与上一环节没有联系。

接下来就要进行这项工作的具体描述，如下：

工作任务描述说明（第一项）：

1.各部门根据下一年度的整体业务目标和现有人力资源状况，拟定人员增补需求，填写“人员增补申请表”。

2.向人力资源部提交“人员增补申请表”，并向人事经理说明需要增补各岗位人员的原因。

3.准备详细的职位说明书和任职资格说明书。

4.等待审批结果。

工作任务描述说明（第二项）：

1.听取用人部门经理对增补人员需求的说明。

2.核查用人部门申请招聘人数是否超过公司年度招聘份额。

3.组织人力资源部审查该用人部门所要求增补的各岗位新员工人数是否符合该部门发展需求。

4.对于超额申请或不符合需求的情况，在与用人部门协商后对“人员增补申请表”做出调整。

5.审批“人员增补申请表”。

6.将“人员增补申请表”提交至总经理办公室。

7.向总经理汇报相关情况，等待批复。

在工作任务描述清楚了以后，还有一个重要的要点，即工作结果的界定。工作结果界定的标准可以帮助工作人员更好的理解办事目标，也易于工作考评的进行。

3 利用移动管理软件提高工作落实率

将所有工作进行了分解之后，把一个个的工作流程上载到移动平台上，利用现代技术，IT云概念，制作出一种软件，在手机、平板等移动设备上运行，即可以实现管理人员对手下工作人员工作进度的实时管控，各级工作人员也可随时将工作成果上载到云平台上，从而实现企业日常工作的实时交流。这正是基于移动台的工作管理新方法。

把企业的日常管理工作搬迁到移动平台上，将使整个企业的工作在标准有序的环境下展开，大大提高工作的落实率。从而将传统的自上而下的企业管理模式变为自下而上的自发型运作模式。

虽然前期的企业工作梳理，以及编入程序是个异常工程很浩大，但是这种方法一旦成熟，一定可以开启企业管理的新纪元。

参考文献

[1]黄治淮. 中小企业人力资源管理制度范本与表格大全，化学工业出版社

[2]吴冬梅. 岗位分析与岗位评价， 机械工业出版社

[3]孙宗虎. 人力资源部规范化管理工具箱. 第3版，人民邮电出版社

[4]李晶. 人力资源部管理制度范本大全，鹭江出版社