中职学校档案信息化研究

谢丽芬

摘 要：中职院校档案信息化管理工作是中职院校信息化建设中的重要组成部分。本文从中职学校档案工作档案信息化建设的重要意义出发，对中职院校开展档案信息化建设工作中出现的问题进行了分析，并对中职学校档案信息化的建设提出了有效措施，希望对推进中职学校档案信息化建设提供一定的参考。

关键词：中职学校；档案；信息化

1 前言

中职学校档案管理信息化是学校信息资源现代化的基础和重要组成部分。信息化档案管理模式是一个网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的校园档案平台。信息化档案管理是以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学为最新理论指导，按照信息社会和我国档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。本文从中职学校档案工作档案信息化建设的重要意义出发，对中职院校开展档案信息化建设工作中出现的问题进行了分析，并对中职学校档案信息化的建设提出了有效措施，希望对推进中职学校档案信息化建设提供一定的参考。

2 中职学校档案信息化建设的重要性

对于学校而言，档案是非常重要的信息来源，因此档案工作是学校管理工作的重要组成部分。首先，中职学校档案中记载了全校师生员工的德、勤、绩，真实客观的记录了学校的发展历程，是学校历史的载体。其次，中职学校档案中汇集了学校在发展进程中所有的知识成果，具有十分巨大的开发利用价值，是学校建设重要的依据和参考。随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，档案工作也逐渐进入了信息化、网络化、数字化时代。档案的信息化建设对学校的发展有很大的影响。首先，档案信息化打破了传统的档案利用方式，人们能够利用网络随时随地的查看档案信息。其次，档案信息化使档案的归档工作和查阅更加便利及时。最后，档案信息化管理使得档案工作从档案实体的管理编程了信息控制，对档案的工作职能产生了很大的影响。

3 中职学校档案信息化建设中存在的问题

首先，中职学校在档案信息化建设上重视不够，有些学校领导认为中职学校规模不大，档案资料和文件数量不多，因此信息化建设没有必要。并且许多档案管理人员身兼数职，不能专职做档案工作，因此对档案信息化建设并不上心。其次，即使是学校领导有意向进行档案信息化建设，在学校中也缺少专门人才负责这项工作。当前中职院校的档案管理人员业务水平相对低下，缺乏专业的档案信息化管理知识，因此无法胜任学校档案信息化建设的要求。再次，在档案信息化建设过程中需要投入一定的经费，为本来经费十分紧张的中职院校加重了负担。因此，必须采取有效的措施，才能够真正的开展中职院校档案信息化建设，才能够通过档案信息化建设为学校师生带来更多的资源。

4 对中职学校档案信息化建设的建议

4.1 加强对档案信息化建设的重视程度

中职院校要想进行档案信息化建设，首先需要提高对档案信息化建设的重视程度。学校领导应该充分认识到档案信息化建设的重要意义，认识到档案信息化为学校发展带来的诸多优势，大力支持档案信息化建设。档案管理人员也必须更新观念，尽快改进管理模式，学习新的档案管理知识，不断提高业务素养和技术技能，尽早将计算机技术应用于档案管理、数据库建立、档案检索与应用当中。

4.2 加大档案信息化基础设施的投入与技术运用

档案信息化基础设施的投入是保证档案信息化建设的基本前提条件。在档案信息化建设过程中，必须投入充足的计算机、打印机、扫描仪、联网设备以及声像处理设备等等硬件设施，同时还要购买或者合作开发适合中职院校使用的软件管理系统。除此之外，还要注意网络安全方面的工作，要建立完善的数据备份、防火墙、防病毒、密码技术以及身份认证等相关网络安全措施。

4.3 积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

首先，加强电子文档的归档管理是构建档案数据库的基本工作。在学校中，应该大量推进电子文件全文归档工作的进行。学校必须将电子文件归档工作纳入到日常工作当中，尽快将电子文件的归档与管理工作开展起来。并且要能够实现网络全文查阅、资源共享、下载等功能，从而提高档案服务的效率和质量。另外，对于之前形成的纸质文件，要建立起电子文件，并且移交。在电子文件归档工作进行的过程中，学校要加强监督管理，保证文件资料的真实性和完整性。另外，学校还要积极推进室藏档案全文数据库的建设，从而有效的实现档案全文信息的检索。学校的档案室也要利用扫描、翻拍等手段将馆藏珍贵档案进行数字化处理，从而纳入到档案信息库当中。

5 结束语

档案管理的规范创新及档案管理信息化建设对实现中职学校档案管理工作的高效化和社会化有非常突出的现实意义。中职院校领导与相关档案管理人员应该充分认识到档案信息化建设的重要性，并且加大对档案信息化建设的投入，保证中职院校档案信息化建设的顺利进行。

参考文献

[1]吴开森.新时期中职学校档案管理工作现状与对策[J].考试周刊，2011（62）.

[2]冯永彩.中等专业学校档案管理工作现状分析与对策[J].山东档案，2010（01）.

[3]刘艳林.档案数字化是开发档案信息资源的基础[J].办公室业务，2009（12）.