对新时期档案管理现代化的几点思考

吴辉

随着科学技术的迅猛发展，档案管理现代化更显重要。办公领域现代化技术设备的应用和信息管理系统的完善，给档案工作带来了更多的机遇和挑战。而目前，许多单位的档案现代化管理工作仅仅处于基础建设、硬件投入、技术筹备和人才培训阶段。作为一个在社区从事档案管理工作多年的人员，笔者对如何加强新时期档案管理现代化工作，谈几点粗浅的认识：

1 目前档案管理现代化工作的现状

（一）档案管理现代化的意识不强。档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查找资料就行了

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案管理现代化的前提是人才现代化。实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。随着改革向纵深推进，机构调整、合并，人员竞聘上岗，原有的档案管理人员发生了变化，而新上岗人员大多没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

（三）档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使档案的利用价值低，功能越来越弱化。

（四）档案标准化、规范化工作有待提高。档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。

笔者针对目前存在的问题以及对知识经济背景下档案管理现代化应具有的前瞻性意识，提出以下的解决思路和途径：

2 增强档案管理现代化意识，加强人才培养

（一）增强现代化意识。在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

（二）加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

3 建立健全档案管理现代化制度

健全档案管理现代化制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。第二，简明实用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。第四，坚持制度执行的严肃性。

4 加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

现代技术手段在档案管理中的应用还很不尽人意，我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高档案管理的现代化水平。要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

5 优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在当今社会日益发展的今天，培养和造就一批懂电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。如今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

6 提高档案的利用率，创新档案管理工作思维

档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。

1、增强对档案工作创新意义的理解和认识。

2、要不断加强和优化档案工作管理制度。

3、积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面。

4、要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。

7 加强掌握运用新技术的能力

随着科学技术的发展，计算机技术、网络信息技术等新技术已广泛应用到档案工作中，使档案工作者面临着新的挑战。档案工作者必须加强学习，熟练操作新技术产品。如计算机、扫描仪、无线上网等各类新技术产品，并具有能够在交换信息的同时不丢失数据、不泄露秘密。档案工作者要会使用档案管理软件，并且在使用的过程中一旦出现故障，能够及时准确地分析故障发生的原因；从而保证电子文档中的数据不丢失或者尽可能的恢复原状。档案工作者在计算机档案管理系统的使用中要学会电子数据安全保护。在使用计算机进行档案的编目、著录、检索、统计等工作时，通过软件设置口令密码，设定不同操作人员对不同内容的访问权。对不同密级的档案应设置不同的保护措施，或对高密级的档案除设置多级密码保护之外，还应对文件内容进行数据加密。

8 正确处理手工操作与现代化管理的关系

实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作，例如建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收，案卷整理等等，主要靠的还是手工作业。我们必须正视这个现实、不能讲档案管理现代化就放弃传统的手工操作。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

9 总结

综上所述，由于档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环境条件等都存在着差异，因此，在档案管理现代化方面不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，并注重总结工作经验，注重开发适合我国档案信息存贮系统的新技术、新产品，并且面对21世纪高科技和信息技术革命带来的机遇和挑战，与时俱进，那么我们有理由相信档案管理现代化的实现指日可待。