谈如何管理和开发利用好档案信息资源

于鹏

摘 要：当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

关键词：网络；新形式；档案管理；创新服务

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

1 抓思想统一，认识市政档案工作的重要性

思想是行动的总开关。我们坚持立足于统一全省市政人员的思想认识来推进市政档案工作。一是领导高度重视。市政机关深刻认识档案工作对于市政事业发展的重要作用，切实增强做好档案工作的自觉性；强调要把档案工作纳入市政工作考评和下级院向上级院报告工作内容，把档案室、荣誉室（陈列室）建设纳入机关文明创建总体规划，加快突破影响档案工作的机制性、保障性困扰，积极为档案工作解决实际困难和问题。二是加强组织领导。全省各级市政党组都将档案工作纳入重要议事日程，列入市政工作目标管理，与业务工作同部署、同检查、同考核，形成了市政长亲自抓、分管领导经常抓、办公室主任具体抓的档案工作格局。三是强化教育引导。紧密结合职业道德、职业纪律、职业责任教育和开展机关文明创建、落实工作目标管理责任制等工作，教育引导档案人员深刻认识市政档案是国家档案资源的重要组成部分，是市政机关执法活动的真实记录，是认识和研究市政工作规律的重要依据，切实增强做好市政档案工作的责任感和使命感。坚持从政治上、工作上、生活上关心、爱护档案人员，充分调动了广大档案人员的工作积极性和创造性，有力推动了全省市政机关档案管理工作深入健康发展。

2 抓基础工作，推进市政档案工作的规范化

坚持“打基础、管长远”，狠抓档案工作基础建设，实现档案管理工作的科学发展。一是健全规章制度。结合市政工作实际和新形势需要，进一步建立健全档案管理的各项规章制度，对市政机关立卷归档、档案利用、档案管理、档案保密等制度进行修订完善，使档案工作有规可遵、有章可循。二是提升业务素质。以学习中央和省有关档案工作文件精神、文件归档方法和工作要求为主要内容，每年组织市政系统专、兼职档案员进行业务培训。三是强化督促指导。认真落实《诉讼档案管理办法》、《吉林省机关档案工作业务建设规范》的要求，切实抓好督促指导，确保立卷归档及时和归档文件质量。严格按照规范化的要求，对要归档的文件从公文处理、收集整理、立卷归档、保管利用等各个环节进行严格把关，认真检查验收。每年对各内设机构及系统档案工作情况进行通报。

3 抓科技应用，促进市政档案工作的信息化

我们深刻认识到档案规范化、信息化、现代化建设是市政档案工作发展的必由之路，坚持以信息化促进档案工作规范化、现代化，实现档案信息化和市政信息化的同步协调发展。一是加大档案数字化力度。认真执行《市政机关公文二维条码使用规范》、《吉林省文书档案目录数据库结构与著录细则》，加快市政档案信息化工作步伐。二是做好电子公文归档。按照《电子公文归档管理暂行办法》的要求，加强对电子公文、电子档案的保真、保密和安全科学保存。省市政带头示范，结合自身规范化、信息化建设，摸索建立了一套符合规范、安全保密、运转高效的电子公文编号、制作、保存、立卷、归档操作流程，在全省市政机关推广应用。三是建立和完善档案信息安全保障体系。严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案实体安全和信息安全。

4 抓上下联动，体现市政档案工作的一体化

坚持着眼全局，围绕推动市政系统档案工作的全面发展进步来开展工作。一方面，充分发挥省市政的示范带头作用。进一步加大基础设施建设力度，提升档案工作“硬环境”，切实抓好省市政档案工作目标管理升“省特级”工作。先后投入资金200余万元，加大对市政历史珍贵资料的征集工作力度，建成了面积达300平米、科技含量较高的省市政陈列室，为全省市政人员铭记湖北市政光荣历史、展示湖北市政良好形象、教育激励市政工作人员，搭建了一个新的窗口和平台，得到了上级领导的好评，为全省市政系统作出了表率。另一方面，加强对全省市政系统档案工作目标管理省特级的创建指导工作。省市政下发了全省市政机关档案工作目标管理情况通报，加大了对市、县两级市政档案工作的督促指导力度。以档案目标管理为重点，抓两头带中间，把加强系统指导和争取当地档案部门的支持紧密结合起来，有计划、分步骤地促进基层院开展档案目标管理工作。一级抓一级、层层抓落实，并适时组织档案检查；坚持常规指导和定向指导相结合，通过办培训班、检查评比、报送档案统计报表等形式，全面了解市政系统档案工作现状及存在的问题，解决市政系统档案管理中存在的共性问题，推动了全省市政系统档案管理整体水平的提高。

5 抓开发利用，展现市政档案工作的服务性

我们利用档案为现实工作服务，在执法检查、出庭公诉、复查案件，文明单位创建，工资晋级、职务晋升，财务审计、基建工程等工作中都发挥了积极作用。一是认真做好整理归档工作。坚持每年年终对已结案件和已办理完毕的文书材料进行认真清理，及时整理归档，为开发利用创造便利条件。我们还编制了各种档案检索工具，案卷目录、全宗卷、立卷说明、归档规则、文件汇编、发文汇集、档案利用效果实例汇编等，为及时、准确利用档案提供了方便。二是严格档案借阅和催还制度。严格履行市政档案借阅审批程序，认真执行保密制度，定期清点库存档案，加大档案安全保障情况检查力度，确保制度落到实处。三是做好档案资料编纂。我们先后整理、撰写了省市政《组织机构沿革》、《大事记》、《全宗介绍》、《人大代表审议市政工作报告的意见建议》等，为领导决策、市政业务的开展发挥了积极作用，获得领导和工作人员好评，也赢得了领导和全院工作人员对档案工作的理解、关心和支持。

我们的工作虽然取得了一定成绩，但与最高人民市政、省档案局对档案工作的要求，与省直档案工作先进单位相比还存在一定差距。在今后的工作中，我们将以本次会议为新的起点，进一步明确职责，认识不足，增强主动意识，找准位置，拓宽领域，创新机制，完善手段，始终保持市政档案工作生机与活力，实现市政档案工作科学发展。endprint