创新理念求突破立足岗位提质效

王青青

摘要：在高职院校日常管理工作中，办公室主任应当立足岗位发挥积极作用，为领导决策与管理提出建议对策，积极参与日常管理，以及服务各项临时性工作与中心目标任务，主要应当从以下几个方面入手开展工作：一是有效开展文件上传下达，做好服务工作“传令兵”；二是有效开展制度执行督查，做好秩序规范“守望者”；三是有效开展科学合理建议，做好学院领导“参谋长”；四是有效开展媒体宣传介绍，做好品牌建设“设计师”；五是有效开展公有设施管理，做好学院资产“大管家”；六是有效开展院系招生服务，做好新生招录“服务员”。

关键词：高职院校；办公室主任；职责；作用

近年来，随着国家对职业教育的重视程度不断提高，高职院校也迎来了历史上最为宝贵的黄金发展期。建筑业的高速发展也为高职院校相关专业的发展营造了良好环境，提供了发展机遇。无锡南洋职业技术学院建筑工程与艺术设计学院（以下简称“建艺学院”）正是在这一背景下发展和成长起来的后起之秀。而在学院办学工作中，行政工作者承担着上传下达、组织协调、日常管理以及服务突击性任务等方面的职责，具有举足轻重的地位，是整个学院正常运转的重要枢纽。笔者近年来一直负责系科的行政工作，以下结合笔者多年的工作经验以及办公室主任的职能职责定位，就如何创新行政工作等方面进行具体阐述。

一、有效开展文件上传下达，做好服务工作“传令兵”行政在高职院校的管理体系中，属于“关节”性质，上要联系学院各个行政部门，下要对接系科的所有员工，发挥好上传下达的作用。

笔者在从事办公室主任岗位工作时，坚持参加系科的各种会议，安排专门人员详细记录会议内容，结束后整理出会议摘要，办公室留存进档案。会议结束后，笔者都会将整理好的会议纪要交分管领导以及主要领导签阅，由领导提出具体意见，办公室将领导的具体意见传达到相应的层级、对象及范围，确保在规定时间内落实到位。除了做好对下传达之外，笔者还认真抓好院本部的各项指示精神的及时汇报工作，在接到院本部的电话、传真、电子邮件等之后，及时做好记录，并按照内容与要求及时向相关的领导汇报，绝不因为办公室工作或其他的原因耽搁院本部各项工作的传递与落实。

二、有效开展制度执行督查，做好秩序规范“守望者”制度是保障运行的基础，学院办公室承担着作息制度、常规管理制度、财务管理制度、考评制度等多项工作内容的执行与督查职责，作为办公室主任，应当勇于挑起这一重担，按照严格、严谨、科学、规范的原则执行相关制度以及开展督查工作，确保各项工作制度落到实处。笔者在工作中首先协助职校领导抓好教职员工的作息制度督查工作，采取签到、抽查等方式，督促教职员工遵守学院各项作息时间制度，不迟到、不早退，工作期间坚守岗位。在财务工作制度执行方面，积极协助领导做好经费预算与编制工作，与财务处及时做好沟通交流，并履行好办公室主任在报销经费审核方面的职责，不符合规定的票据不予审核，对规范的票据也对照报销标准进行核定，确保经费的节约与合理使用。在考评制度执行方面，协助学院做好学期以及年终等不同层次的考评工作，提供日常管理的详细数据及文字资料，保证每一项考核的积分有据可循，公开、公平与公正，提高考核的诚信度。

三、有效开展科学合理建议，做好学院领导“参谋长”合格的办公室主任不仅要成为领导开展日常管理工作的好助手，还要积极建言献策，成为领导的智囊。笔者在做好日常工作的同时，坚持以敏锐的目光，深入分析建艺学院工作各个环节的成功之处以及薄弱环节，在进行可行性调研之后向领导提出可行性建议，主动体现自身的价值，帮助领导分忧解难，发挥好参谋长的作用。例如，针对学生管理工作效率低下的困境，笔者在深入研究本学院学生管理工作的各个环节与流程之后，向领导提出“量化考核、分级管理”的建议。建议对学生在校期间的学习与生活开展量化考核，让学生的一言一行都有明确的规范可以参照，将学生管理工作纳入规范化、科学化的轨道。同时依据学生常规量化考核的分值，确定相应的考核等级，在学生中营造良性的竞争氛围，提高学生的管理水平。这样的合理化建议得到了学院领导的采纳，并在实际工作中取得了巨大成功，可见处于办公室主任位置与角度，只要用心思考，完全能够提出更多的合理化建议。

四、有效开展媒体宣传介绍，做好品牌建设“设计师”“酒好也怕巷子深”，在信息爆炸的当今社会，舆论宣传也是必不可少的工作手段。作为高职院校，应当更加重视宣传工作，让学院的办学理念、办学

措施以及办学经验更加广为人知，提高学院知名度，为学院的招生以及推荐就业等方面奠定良好基础。如笔者指导办公室工作人员注重整合学院的宣传媒介，合理利用资源进行宣传，将学院网站、院刊作用充分发挥出来，首先组织信息技术精干力量开展学院网站维护工作，各个栏目的内容及时更新，不仅及时公布各类通知、信息，还开辟互动栏目，鼓励教职员工以及学生踊跃投稿，及时对稿件内容进行审核发布，联动做好网站宣传工作。在院刊编辑工作中，动员教师与学生积极投稿，并针对每一个栏目提出针对性的要求，提高稿件的针对性。此外，笔者还与学生文学社团等组织建立正常的联系，设置投稿绿色通道，及时审核优秀的稿件，提高办刊质量，为广大师生提供良好的精神食粮，进一步加强综合宣传作用。

五、有效开展公有设施管理，做好学院资产“大管家”做好新形势下学院管理工作，不亚于管理一个中型以上企业。对于高职院校而言，公有设施以及各类资产的管理是非常重要的工作内容，办公室主任在这一方面应当切实承担起应有的责任。第一，该岗位应当逐步建立完善的资产管理台账，安排专门人员对我系科的固定资产，包括基础设施以及可移动设备等，进行全面的登记，明确使用人，实行书面台账与电脑系统管理相结合，开展信息化管理。第二，应当推进资产管理动态化进程，不再局限于一年一次的资产登记和上报工作，要在日常工作中将这一点融入进去，新增哪些设备，损耗哪些物资，调走哪些物资，都要进行及时的登记调整，动态显示全院的设施管理状况，便于学院领导根据工作需要及时拟定采购计划以及开展物资分配工作。第三，该岗位还要积极配合院本部对资产管理的各项要求，探究如何高效运用以及保持资产增值等，发挥办公室主任在这一方面的职能作用。

六、有效开展院系招生服务，做好新生招录“服务员”学院招生工作在整个日常管理中具有重要地位，虽然学院设有专门的招生办，但是这是一个系统的工作，各系部都要密切配合，整合资源，参与到学院的招生服务工作之中。学院办公室要在日常管理工作中将招生宣传融入到各个环节，掌握的宣传媒介要密切配合，还要组织教职员工以及在校学生利用各种时机宣传学院的专业特色、办学成果，吸引更多的学生来本院就读。同时，在学院各院系联合进行招生服务工作的过程中，仍要做好本院系科各专业的包装工作。此外，直接面对前来考察的学院领导、家长以及学生代表，做好宣传与接待工作也是提高招生效率的重要环节。行政者在这一方面的工作也需要进一步提升，全力服务于学院的招生整体工作。

综上所述，作为一名高职院校的行政工作者，一定要注重工作理念的创新，优化工作措施，立足岗位提高效率，更好地服务于学院日常工作，发挥职能作用。endprint