中小企业如何应对会计资料无纸化时代

杨隽

摘要：2013年12月, 财政部发布《企业会计信息化工作规范》，规范在政策层面实现了会计资料无纸化的破冰。本文对比研究我国对会计资料输出的新旧规范要求及区别，探讨会计资料无纸化时代中小企业面临的主要问题，提出中小企业顺利实现会计资料无纸化的建议。

关键词：会计资料无纸化；信息安全；服务外包

为推动企业会计信息化，节约社会资源，提高会计软件和相关服务质量，规范信息化环境下的会计工作， 2013年12月, 财政部发布《企业会计信息化工作规范》（以下简称《工作规范》）， 自2014年1月6日起施行[1]。《工作规范》中有关会计资料无纸化的有关规定，尽管内容不多，却在政策层面实现了会计资料无纸化的破冰，是工作规范的重要突破之一，该规范对企业提高会计工作效率，乃至对整个社会的信息化应用的深入都将带来深刻的影响[2]。

一、会计资料输出新旧规范对比

（一）《会计电算化工作规范》的有关要求

随着信息技术的发展，越来越多的企业实现了会计电算化，利用电子计算机替代手工记账变得越来越普遍。为了规范和推动会计电算化工作的健康稳定发展，财政部于1996年6月颁布了《会计电算化工作规范》（本文简称“旧规范”），该规范对计算机内会计数据的打印、输出和保存提出了相应的要求，主要包括如下内容：单位若采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意；记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需要打印输出；期末应及时结账并打印输出会计报表[3]。

（二）《企业会计信息化工作规范》的有关要求

财政部于2013年12月发布《企业会计信息化工作规范》，该规范的第四十条、第四十一条对会计资料输出做出了最新规定：企业内部生成的会计凭证、账簿、辅助性会计资料，以及企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足一定条件的，可以不输出纸面资料。其中，会计凭证，包括原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛，包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。

（三）新旧对比分析

从前文所述可以看出，当企业实现会计电算化替代手工记账之后，对于会计资料输出的规定有了突破性的改变，其区别主要为如下几个方面：

第一，企业是否可以不再定期打印输出会计账簿？“旧规范”要求企业应征得同级财政部门的同意。而《会计电算化工作规范》规定，只要满足一定条件，企业即可以进行会计资料无纸化管理；

第二，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账是否需要打印输出？“旧规范”要求打印输出。而《会计电算化工作规范》在一定条件下认可电子会计资料的有效性，企业可按要求进行一定范围的无纸化管理；

第三，会计报表是否需要打印输出？“旧规范”明确要求企业在期末应及时结账并打印输出会计报表。而《会计电算化工作规范》对于可以无纸化管理的内部生成会计资料有明确界定，包括会计凭证、账簿和辅助性会计资料，没有提及会计报表，本文认为，会计报表作为企业财务报告的重要组成部分，是综合全面反映企业财务状况、经营成果、现金流量的重要文件，企业按时打印输出还是必要的。

二、会计资料无纸化时代中小企业面临的主要问题

随着信息技术及会计电算化的发展，会计资料无纸化是一种必然趋势，这不仅有利于生态环保、降低企业及社会费用，也有利于提高工作效率及便捷程度、方便信息的沟通与交流。

会计资料无纸化时代的来临，中小企业将主要面临以下问题：

（一）会计信息安全

实现会计资料无纸化的前提条件是要保证电子信息的安全存储与获取。会计信息化后，会计处理的许多具体过程无形化，导致会计人员、审计人员、税务人员、债权人、股权人等相关人员无法直接获取有形的实物性的会计资料，这有悖于人们长期以来的习惯，使得人们对会计资料不确定性的感觉增强。此外，大量的会计原始数据和报表均存储在计算机硬盘上的数据量大，如果存放数据的介质如硬盘、软盘、光盘、磁带等不慎造成损坏，则造成的损失是不可挽回的[4]。

（二）人才支持

企业要实现会计资料无纸化，首先要深刻领会《企业会计信息化工作规范》的相关规定，明确本企业会计资料哪些可以实现无纸化管理，哪些必须有纸化打印并保存；其次，会计资料无纸化后，许多会计信息的获取和查询需要通过计算机系统或网络系统，这就要求企业工作人员不仅要精通财务会计知识，而且要掌握计算机及网络相关知识，也就是说，中小企业应拥有这种复合型人才。

（三）企业内部控制的跟进与完善

会计信息化的发展使企业各部门、各岗位的业务流、资金流、信息流充分地交流与共享，为保证信息化的健康发展，企业必须建立并实施完善的内部控制制度，如防止对信息不正常的篡改、防止某些人员的越权业务处理、防止会计信息及商业秘密的泄露等。

（四）资金的制约

事实上，由干本身经济业务不多、会计专业及计算机人才不足等原因，许多中小企业并没有实现会计电算化。而实现会计资料无纸化管理的前提是实现会计电算化，为实现这一目标，中小企业除了在人力资源方面增加投入外，还必须购入商业会计软件，这也将增加企业的资金负担。

三、中小企业顺利实现会计资料无纸化的建议

（一）保障会计信息安全

无纸化会计信息一般保存在硬盘、光盘等存储介质中，企业需保障会计信息安全。中小企业可增配专业管理人员、建立相关备份、保管的物理设备，并加强内部控制，加强档案管理，防止会计信息遭受破坏。此外，目前的许多商业软件供应商在提供管理软件的同时，也提供有关的数据备份、储存、保管等服务，中小企业可借助于软件供应商，保障会计信息的安全。

（二）服务外包可达到加强管理降低成本的目的

世界上最大的管理外包服务提供商之一毕博管理咨询公司认为服务外包有助于企业利用外部专业服务商的知识劳动力，将有限资源专注于核心竞争力，从而达到降低成本、提高效率的作用。中小企业在发展过程中，往往受限于业务规模、资金规模、人员配置等，不能保障本企业会计资料无纸化的充分发展。事实上，中小企业可利用正规的代理记账机构进行会计处理、利用软件供应商进行数据备份与保管，这样，可大大降低软件购买、维护、人员配备等相关费用。此外，部分省市相关政府部门也对中小企业会计信息化提供了帮助，如上海市财务会计管理中心组织开发了《小微企业会计核算软件》，并免费向本市小微企业提供使用，因此，企业也应充分利用政府提供的帮助，达到加强自身管理、降耗增效的作用。

（三）加速人才培养

人才是企业长久发展最宝贵的资源，会计资料无纸化要求企业拥有既精通会计知识又掌握信息技术的复合型人才，从企业长远发展来看，中小企业应加强人力资源投入，为员工创造良好的成长环境，培养人才并留住人才。此外，企业内控及日常管理制度的合理制定、有效实施及严格考核等，也需要专业人才自始至终的参与。

（四）加强与外部审计监督等部门的配合

企业会计信息化的健康发展及会计资料无纸化实现，离不开企业经营者及相关主管部门的支持。由于2014年是《企业会计信息化工作规范》实施的第一年，中小企业会计资料无纸化工作在具体实施过程中，可能会碰到一些问题，外部审计监督等部门要开展工作，会对会计资料的获取与查询有一定的要求，企业通过与外部审计等部门的工作配合，能更好地加强对工作规范的理解与把握，提升企业管理水平。

参考文献：

[1]财政部，关于印发《企业会计信息化工作规范》的通知，财会[2013]20号

[2]财政部，会计资料无纸化政策破冰——企业会计信息化工作规范解读之一，http://kjs.mof.gov.cn

[3]财政部，会计电算化工作规范， 财会字[1996]17号

[4]吴翔宇.加强企业会计电算化内部控制的几点建议[J]，辽宁行政学院学报，2006年（2）