浅谈做好高校办公室主任工作的思考

汤茂买

摘 要：办公室是单位沟通上下、联络内外的桥梁和纽带。特别是高校的办公室主任岗位更是特殊，要求更高，责任更大。作为高校办公室主任，既要认清形势，摆正位置，又要讲究行为艺术和行为方法，创造性地运用各种知识和方法，妥善解决工作中的实际问题。一名合格而优秀的高校办公室主任，必须将服务师生作为一切工作的出发点和落脚点，才能确保高校办公室工作顺利有效开展，推动高等教育事业全面、协调和可持续发展。

关键词：办公室主任；素养；高校

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）18-0239-02

办公室是一个为单位领导直接服务的部门，作为单位、部门的综合办事机构，是沟通上下左右，是上情下达、下情上传联系四面八方的桥梁和纽带，是领导的参谋和助手。办公室的形象代表着单位、部门的“门面”、“窗口”的地位形象。办公室主任作为办公室工作的领导者、组织者和实施者，在单位中扮演着重要的角色。特别是在工作协调、人员安排、文件处理等方面的工作更是千头万绪，困难重重。我认为要当好一名办公室主任应具备以下基本能力，以适应新时期办公室工作的要求。

一、办公室工作的职能和性质

（一）办公室的职能

通俗来讲，办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。

1.要协助领导了解和掌握党的路线、方针、政策及相关的法律法规；并组织制定单位各项规章制度并加强建设、落实；

2.要经常组织和参与调查研究，抓好信息工作，及时向领导传递和反馈综合信息，为领导决策提供可靠依据；

3.要根据上级指示、中心工作和领导安排制订年度工作计划和任期目标等发展规划工作，并对照检查督促和总结；

4.要组织起草、审核通知、报告、总结、纪要、报道、规划等各种文稿，做好文字处理、文件扭转工作，把好政策关；

5.要做好各种会议的组织准备和会议议定事项的催办和落实工作；

6.要承上启下，沟通上下左右各方面的关系，安排好领导出行、各种公务接待和单位各项活动；

7.要认真做好单位宣传、财务、资产、安全、卫生、保密、劳动纪律、考核、用章、开介绍信、慰问和综合档案管理工作；

8.要认真做好信访和政务公开工作，积极开展机关建设管理和单位各项后勤服务工作；

9.要协助单位党委开展党建和精神文明建设相关工作；

10.要认真完成好领导临时交办的工作任务。

归纳起来有：参谋、助手、协调、服务、管理、督办六大职能。

（二）办公室工作的性质

1.辦公室是领导决策的参谋助手。办公室作为机关的综合协调部门，是机关的总管，直接为领导服务。办公室主任每天都要给主要领导同志汇报、请示工作，在汇报、请示工作的同时，必然要提出处理的建议。这就是参谋助手作用。办公室主任也有条件给领导当好参谋助手。一是了解领导意图，这点很重要。二是情况掌握全面。机关所有文件都经过办公室，办公室领导同志有条件多了解情况。三是行政程序熟悉。办公室主任是各级单位、部门领导的参谋长，是第一助手，责任重大，身份特殊。

2.办公室是机关办公的桥梁枢纽。办公室是机关文件运转中心、事务处理中心、信息传递中心。办公室的运转影响到机关办公效率，关系到机关的工作水平。只有办公室运转正常，才能保障整个机关的运转正常；办公室的工作节奏加快，督促检查得力，才能带动整个机关效率的提高。

3.办公室是机关对外的窗口。办公室是机关对外形象的窗口，办公室不仅是机关内部办公的总管，而且还发挥着联系上下、沟通左右的桥梁纽带的重要作用。中央的方针政策、上级的指示，要靠办公室传达贯彻；下面的情况、基层的呼声，要靠办公室向上反映。办公室每天都要收发大量的文件，处理各种会谈接洽。各系所、各部门到机关办事，首先接触的是办公室。在很大程度上，学校各方面是通过办公室来评价机关的工作。办公室工作作风、工作质量如何，直接关系到机关的整体形象。

二、办公室主任应该具备的素质和能力

（一）着力提高五种素质：政治素质、道德素质、业务素质、文化素质和身体素质

1.政治素质：是指办公室主任在政治方面所表现出的素质，办公室主任只有具备了良好的政治素质，才能凝聚人心，领导下属，才能保证各项工作沿着正确的路线健康发展，不断取得进步。

2.道德素质：办公室主任的道德水准应该表现为正直诚实、谦虚谨慎、严于律己、公正无私。其道德的优劣，直接关系到能力的发挥、威信的建立。

3.业务素质：是指一个人在工作中表现出的业务能力。作为办公室主任，一要熟悉本单位的业务范围和工作区间；二要对自己的分管工作了如指掌，熟悉每项工作的细节及标准，以便于加强指导。

4.文化素质：是指办公室主任应具备的文化知识素质。办公室主任的文化素质涉及方方面面，最基本的应该具备较丰富的管理知识、写作业务知识、心理学知识、经济知识和相关法律知识。有了丰富的文化知识，管理起来才能得心应手。

5.身体素质：身体是革命的本钱，身体是载智之车，寓才之本。办公室主任的工作任务常常是繁重和紧张的。无论是体力还是脑力都消耗较大。因此，办公室主任必须加强身体锻炼，只有良好的身体素质，才能更好地胜任本职工作。

（二）注重培养五种能力：处世能力、写作与表达能力、组织管理能力、沟通协调能力和开拓创新能力

1.处世能力：一是要处事豁达，不要求全责备、斤斤计较。二是处事谨慎，不要随心所欲、粗心大意。三是待人真诚，不要欺上瞒下、互不信任。上下之间、部门之间、同事之间都要讲真诚，既不能欺骗上级部门和领导，更也不能愚弄师生。

2.写作与表达能力：口头表达和书面表达能力，是办公室主任的基本功。特别是文字水平，是一个合格办公室主任素质的综合反映，是最基本要求。办公室的工作与文字材料分不开。所以，办公室主任必须具备一定文字功底和写作水平。充分掌握常用公文的运用与写作，才能做好文字材料报送的审核把关。

3.组织管理能力：办公室主任的管理能力是基本功，必须过硬，否则就不可能很好地完成任务。组织管理能力包括知人善用(人的管理)、物的管理和组织指挥（为了特定管理目标）三大方面。知人善用就是不仅要善于发现人才，还要善于用人，要用其所长，避其所短。在物的管理方面，要科学掌握一定的管理方法和技巧，才能将单位、部门资产、物资发挥出最大效益。组织指挥就是要运用各种手段、制度协调各方的力量，使其在动态上平衡，按照自己的意图，沿着指定的方向运作，达到预期结果。

4.沟通协调能力：办公室工作是一个单位、部门直接为民服务和办事的形象窗口、承上启下的桥梁和纽带。沟通能力是作为一名合格的办公室主任不可或缺的基本能力。办公室主任必须掌握一定的沟通能力、交流技巧，才能进行有效的沟通、交流，了解单位人员状况，做到有的放矢地做好人员安排，了解服务对象、办事人员的意愿，掌握世态变化，更好地开展工作。

5.开拓创新能力：现在社会发展日新月异，知识更新瞬息万变，办公室的工作具有综合性、复杂性和多变性的特点，这种工作环境要求办公室主任必须创造性地开展工作，要有开拓创新能力。

（三）牢固树立四种意识：大局意识、责任意识、公仆意识和服务意识

1.大局意识：办公室主任要胸怀全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，做到知上、知下，知左、知右，知内、知外。要善于从纷繁复杂的事务性工作中解脱出来，理清思路，明确目标，建言献策。

2.责任意识：办公室主任要尽自己的努力，多干一点，多累一点，为领导减少一些事务性工作，让领导从日常事务性工作中解脱出来，去从事更重要的工作。服务工作尽管平凡、琐碎，但非常重要，直接关系到领导和单位的形象，办公室主任必须切实做到大事不误、小事不漏，服务要实事求是、周到细致。

3.公仆意识：办公室主任的工作，既辛苦又枯燥，要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好，要有敬业精神。要树立公仆意识。满腔热情地服务，自觉自愿地服务，尽心尽力地服务。

4.服务意识：服务是办公室工作的出发点和落脚点，把参与政务、管理事务、搞好服务三大职能统筹兼顾。要具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，经受得起各种误解、委曲和挫折，胸怀要宽，肚量要大，努力为领导分忧解难，把工作搞好。

三、提高办公室主任的素质和能力的有效途径

（一）加强学习，丰富知识

学习是提高业务理论的必然途径。办公室主任需要及时了解新思想，熟悉新知识，广泛涉猎管理、政治等各方面的最新知识，力争成为一名杂家。同时，还要不断加强业务知识的学习，努力成为一名专家。在任何时候对于学习都应该有一种紧迫感和饥饿感，对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯，做到与书为友。

（二）投身实践，增长才干

只有积极投身到实践中去，通过实实在在的努力，把实实在在的成绩摆在大家面前，才最有说服力，人格魅力也才能真正塑造起来。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。离开实践，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因此，办公室主任要深入到师生中去，与方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放过每一个调查对象、线索、数据、情节，真正从实践中获取新知，锻炼能力，干出成绩。

参考文献：

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