浅议外贸跟单员应具备的基本素养

刘兰兰　李亮亮

2010年安徽省高校国际贸易实务特色专业（20101715）阶段性成果；2012年安徽省高校国际贸易实务专业综合改革试点项目（2012zy116）阶段性成果；2012年安徽省高校省级教学研究项目《高职报关与国际货运专业“立交桥式+导师制”人才培养模式研究》（2012jyxm787）阶段性成果

摘 要：外贸跟单员是外贸企业中一个十分重要的工作岗位。外贸企业的存在、生存与发展，都是建立在订单的基础上。而跟单员作为订单的跟进者，作用就显得十分重要。外贸企业生存的关键就是优秀的跟单。那么作为一个优秀的跟单员应该具备哪些素养呢？本文从跟单员的工作特点及工作内容入手，总结出跟单员应该具备的知识及基本素养。

关键词：外贸跟单员；工作特点；工作内容；基本素养

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。跟单的英文翻译是”Walkthrough”， 意思就是从外贸业务的起始一直到业务的结束，贯穿整个外贸流程，几乎涉及的企业工作的每一个环节，包括销售，原材料采购，生产，出货，财务结算，这所有的工作都已订单为中心，围绕订单而展开。跟单工作的复杂性，连贯性，繁琐性决定了跟单员的工作所独具的特点。

一、跟单员的工作特点

1.责任重大

很多外贸企业有这样一句座右铭“优秀的跟单是企业生存和发展的关键”。那是因为跟单员的工作是在订单和客户的基础上开展的。订单是企业的生命，客户是企业的上帝，没有客户和订单企业就无法发展无法生存。因此，跟单员的工作责任十分重大。

2.工作过程中沟通与协调占很大的比例

如上文所述，跟单员工作贯穿整个外贸工作流程，几乎涉及外贸企业的各个部门。跟单的过程实际就是跟单员与其它部门，与客户沟通与协调的过程， 是以完成订单为前提而进行的人与人沟通的工作。因此一个优秀的跟单员，一定要有良好的沟通协调能力。

3.有能力为客户提出好的建议

一个跟单员手里会同时有几个客户的订单，手中有大量的客户资料，因此对客户的需求相当熟悉。同一类的客户，如来自同一地区或经营同种产品的客户，往往有着类似的需求。优秀的跟单员应该能够根据客户的要求提出更合适更专业的建议供客户参考。

4.工作节拍变化较大

国外客户来自不同的时区，他们的作息时间，工作节奏，工作方式差异有时很大，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。例如，欧洲人生活慵懒，工作和个人生活分的很清楚，即使订单正在操作，客户也会去度假而有一段时间杳无音讯，这时跟单员不能着急，所能做的只能是静心等待；美国人很多都是工作狂，工作起来很忘我，和我们国家有12个小时的时差，跟单员深夜还需要和客户在线交流订单事宜。可见，对于不同的客户，工作节奏差别很大，跟单员要学会实时调整。

5.工作节奏快，工作压力大

一个跟单员同时会跟踪很多来自不同国家的订单。上午亚洲及南半球的客户在线，下午欧洲客户在线，晚上北美及南美客户在线，跟单员要应对来自不同时区的客户，忙完一个另外一个又来了，工作节奏很快。遇到出货的时候，交期赶的紧，工厂货来不及出，货代又催着进仓，跟单员的工作压力也很大。

二、外贸跟单员的工作内容

跟单员的工作很错综繁杂，按照工作内容的不同主要可以分为五个方面：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户维护。

1.外贸业务跟单

外贸业务跟单在整个国际贸易的流程中处于交易磋商阶段。主要包括：报价，样品确认，合同条款的确定，以及最终样品的确认。外贸业务跟单要求跟单员熟练掌握国际贸易的理论及实务知识，包括国际贸易术语，价格的核算，外贸合同各个条款，以及产品专业知识。整个过程建立在与国外客户直接交流的基础上，因此同时要求跟单员就有熟练的英文书面及口头表达能力。

2.物料采购跟单

也就是原材料采购的环节。跟单员要选择到合适的原材料供应商，主要从三个方面考虑：价格，质量，交期。

产品的价格，原材料占去很大一部分，因此要在保证达到客户要求的品质的基础上，找到能提供最低价格的供应商。这个是降低产品成本，提高出口产品的价格竞争力的关键。

外贸出口靠价格，但是质量也很重要。价格再低，品质不好，客户也只会购买一次，不能发展为长期稳定的客户。外贸企业发展靠的是长期稳定的客户，而不是一锤子买卖。企业要做长久要靠好的品质。要保证产品品质，必须保证原材料的质量。原材料的品质不好，产品的品质就不可能好。因此，跟单员在采购原材料时，一定要按照客户的品质要求，严格把关。

原材料的交期也十分重要。交期对于国际贸易，尤其是出口贸易特别重要。交期迟了三天，客户有可能就会要求出口方空运。要保证成品的交期，必须保证原材料的交期。如果原材料不能按时备齐，产品的生产就不能按时开始，最终的交期就会收到影响。因此，作为外贸跟单员，要充分了解供应商的生产能力，看此供应商能否按时完成订单的生产以保证大货的交期。

在具体的操作过程中，价格，质量及交期这三个方面要综合考虑。价格太低，品质定会收到影响；品质好，价格有可能就会偏高；交期赶得急，也会影响品质；作为跟单员，要权衡利弊，以给客户承诺的品质为基础，制定一个合理的目标价；以大货的交期为基础，定一个合理的原材料交货期限，最终作出最优的决策。

3.生产过程跟单

生产过程跟单主要是跟单员要了解企业的生产进度能否满足订单的交货期，产品是否按订单生产。要做到这一点，跟单员需要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。

生产过程跟单的基本要求有两个：第一按时交货，要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推后；第二按质交货，生产出来的产品符合订单的质量要求。按照这两个基本要求，跟单员必须深入到生产线，按时查看进度，查看质量，比保证按时交货，按质交货。endprint

4.货物运输跟单

货物运输跟单是指出口货物备妥之后，按照客户的要求将货物运至客户指定的目的地。具体包括租船订舱，安排货物进仓，制作出货单据，报关单据等环节。货物运输跟单的整个过程，跟单员要在货运代理，工厂和客户之间做好沟通协调工作，确保按时进仓，按时出货，出货后及时拿到运输单据以收回货款。在运输跟单的过程中，要求跟单员对物流知识相当熟悉，如海洋运输操作，航空运输操作，能够根据运输货物的体积计算出需要订的舱位，如果是整箱货，要能计算所需要的集装箱的个数。

5.客户维护

俗话说“江山易攻不易守”，外贸企业开发一个新客户所要投入的时间和精力是维护一个老客户数倍，而且在许多情况下，即使争取到一位新客户，也要在三四个月甚至一年后才能真正赚到钱。因此，确保老顾客的再次消费，是降低销售成本和节省时间的最好方法。外贸企业正确的发展思路是：新客户变成老客户，小客户变成大客户，散户变成忠诚的客户。完成一次订单后，促成第二次第三次甚至更多次返单。

三、跟单员应具备的工作素养

外贸跟单员的工作设计方方面面，因此需要有扎实的知识为基础，优秀的外贸跟单员需要具备以下知识和能力：

1.基础知识

作为外贸跟单员，首先要具备一定的基础知识。这包括：了解我国及有关国家的对外贸易的方针、政策、法律和法规；了解目标国家的政治、经济文化、地理及风俗；具备一定的文化基础知识以及有一定的法律知识。

2.专业知识

外贸跟单员要开展工作，需要扎实的专业知识作为基础。具体包括以下几个方面：

（1）熟练掌握国际贸易理论及实务的知识。跟单员在工作的过程中随时会用到国际贸易理论及实务的知识。具体包括以下几个方面：国际贸易术语；国际贸易合同的各个条款；国际贸易的流程；国际贸易的支付方式以及国际贸易谈判的相关的知识。

（2）产品的专业知识。作为国际贸易的参与者，外贸企业一定要专业，只有专业才能争取的客户。因此，企业要有专业的跟单，这就要求跟单员对所跟单的产品要十分熟悉。不仅知道知道产品的特点，款式，质量， 对产品的原材料特点，来源及成分也要十分熟悉，以为客户提供更专业的服务。同时也方便和生产人员的沟通。

3.国际商务活动中的社交礼仪

礼仪在人们的交往过程中具有重要作用。社交礼仪可以沟通人与人之间的感情；国际商务活动中的社交礼仪更为重要，在涉外交往中，遵守国际惯例和不同国家的礼节，可以更好地展现中国礼仪之邦的风貌；良好的社交礼仪不仅体现个人良好的素质修养，同时能反映用企业形象，有利于合同的顺利签约。

4.能力素质

优秀的跟单员，不仅要有扎实的基础知识和专业知识作为基础，也要具备较强的能力素质。跟单员具备的能力素质包括一下几个方面：

（1）综合业务能力。跟单员的工作环节多，在国际贸易的销售、生产、运输、财务等主要环节都有参与。因此，跟单员要了解国际贸易各个环节的操作程序，以辅助外贸业务员做好销售工作以及为新老客户提供业务咨询；跟单员工作的一个重要部分就是为外贸企业选择到合适的加工厂，包括原材料工厂及产品加工厂，因此跟单员要能通过自己的调查取证，能够准确判断工厂的生产质量及生产能力，最终为企业选择到合适的供应商；跟单员的工作任务即按时按质按量交货，因此跟单员一定要专业，熟悉跟单产品特性、工艺、技术要求，只有这样才可以严格控制大货产品的品质，保质保量地交付符合客户要求的产品；除此之外，跟单员还要熟悉世界主要货币汇率的换算，能够进行国际贸易价格的核算，给业务员提供参考等。

（2）预测能力。跟单员要有一定的预测能力，根据自己的知识及经验，能预测出客户对产品的需求以及对企业的要求，生产企业的生产能力及物料的供应情况，以做好接单生产及交货的安排。

（3）中英文书面表达能力和口头表达能力。外贸跟单员开展工作的时候需要和很多部门的人打交道，包括国外客户和其他企业，因此要求跟单员具有良好的书面及口头表达能力。现在与国外客户交流一般都使用电子邮件，或者Skype， MSN等在线交流软件，很多国外客户也会经常到外贸企业来验货或者交流订单，这要求跟单员能够熟练用英语进行听说读写。除了和国外客户交流，跟单员也需要和国内的其他部门交流沟通，协调订单的各项事宜，因此跟单员要会说话，会办事，能灵活运用各种正当的交际方法和手段，广交朋友，协调好各个部门共同完成订单的生产。

参考文献：

[1]杨玲.《外贸跟单实务》[M].北京：科学出版社，2008，6.

[2]童宏祥.《外贸跟单业务操作》[M].上海：上海财经大学出版社有限公司，2010.10.

[3]黄辉.外贸跟单员的现实作用与基本素养.武汉科技学院学报，2007.1.

[4]龙宇.外贸企业如何做好出口跟单工作.市场论坛 ，2007.6.

作者简介：刘兰兰（1983.02- ） 女，汉族，安徽太和人，安徽工商职业学院国际贸易系教师，助教endprint