转换思路,使用Excel轻松实现成绩分析

马宏伟

Excel作为一种表格处理的强大工具已经被广泛认可，在学校里Excel更是进行各种成绩分析的必用软件。大家都在不断使用不断研究Excel。其实，如果能够换个角度想问题，就能用我们已经掌握的看似最肤浅的知识来解决那些麻烦问题。本文讲述了如何利用Excel中的IF函数来完成学校经常进行的几种成绩分析。

● 代替表面简单实则费事的“筛选”

每年进行两次的河北省学业水平考试，成绩一旦下发，学校要做的不仅是及时告知学生本人成绩，更重要的是分析出每个班各科的得A、B、C及D的比率，以便根据学生的通过情况安排接下来的课表。要分析出每个班各科目A、B、C、D四个等级各有多少人，我们首先想到的就是利用筛选功能。但如果使用筛选功能，每个班10个科目，每个科目4个等级，一个班就要进行40次筛选。

如果我们使用IF函数来做，就精简得多了。首先，将全部成绩按照班级进行升序排序。然后在每个科目后面插入3列空白列（如图1）。

将政治成绩复制到本列后面新增加的3列空白列中，各科成绩依次进行同样的复制，这样4列一模一样的数据显示一科成绩（如图2）。

在当前工作表后面插入一个工作表，命名为“计算”。将第一个工作表“chj”中前3列的数据复制到“计算”工作表中，再将第一个工作表“chj”中的第一行即表格的字段名复制到“计算”工作表中，也就是除了考试等级外都原位不动地复制到“计算”工作表中。这样是为了后面的操作不会错位。然后对字段名进行简单的修改（如图3）。

在D2单元格输入公式“=IF(chj!D2="A",1,0)”，并向下拉动填充柄。在E3单元格输入公式“=IF(chj!D2="B",1,0)”，依次类推。这样在“政治A”列中，考生的成绩为A的显示为1，不为A的显示为0。同理，在“政治B”列中，考生的成绩为B的则显示为1，不为B的则显示为0，各列显示如图4所示。然后再按照班级字段进行“求和”的分类汇总即可求出各班各科各等级的人数。

● 化繁为简，用IF函数完成计数工作

一个考生的成绩排在年级前60%的可以算作优秀，每个班的优秀数是每次考试成绩出来后大家关心的问题。在成绩文件里，我们在后面插入两个工作表，一个叫“年级排名”，另一个叫“前60%人数”。将工作表1“成绩”中的考生号列、姓名列、字段名行原位不动复制到工作表2“年级排名”中和“前60%人数”中。在工作表2“年级排名”中的D2单元格输入公式“=RANK(成绩!D2,成绩!D$2:D$933)”，并纵向拖动D2单元格的填充柄，这样就得出每个考生每科的年级排名。然后横向拖动D2单元格的填充柄，得出每个考生各科的年级排名（如图5）。

在工作表3“前60%人数”的D2单元格输入公式“=IF(年级排名!D2<=932*0.6,1,0)”其中932为年级参考人数。这样成绩在前60%的考生，就会标记为数值“1”，不在前60%的考生，会标记为数值“0”。然后分别向下、向右拖动填充柄，就会给每个考生的每科成绩做好标记（如图6）。

再按照“班级”分类，“求和”的汇总方式，对各科进行分类汇总，就会得出各班名次在前60%的人数分别为多少（如图7）。

总之，Excel中可使用的函数有很多，在使用时往往是一些常用函数的使用频率非常高，只要转变思路，常用函数也能发挥出意想不到的功效。

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Excel作为一种表格处理的强大工具已经被广泛认可，在学校里Excel更是进行各种成绩分析的必用软件。大家都在不断使用不断研究Excel。其实，如果能够换个角度想问题，就能用我们已经掌握的看似最肤浅的知识来解决那些麻烦问题。本文讲述了如何利用Excel中的IF函数来完成学校经常进行的几种成绩分析。

● 代替表面简单实则费事的“筛选”

每年进行两次的河北省学业水平考试，成绩一旦下发，学校要做的不仅是及时告知学生本人成绩，更重要的是分析出每个班各科的得A、B、C及D的比率，以便根据学生的通过情况安排接下来的课表。要分析出每个班各科目A、B、C、D四个等级各有多少人，我们首先想到的就是利用筛选功能。但如果使用筛选功能，每个班10个科目，每个科目4个等级，一个班就要进行40次筛选。

如果我们使用IF函数来做，就精简得多了。首先，将全部成绩按照班级进行升序排序。然后在每个科目后面插入3列空白列（如图1）。

将政治成绩复制到本列后面新增加的3列空白列中，各科成绩依次进行同样的复制，这样4列一模一样的数据显示一科成绩（如图2）。

在当前工作表后面插入一个工作表，命名为“计算”。将第一个工作表“chj”中前3列的数据复制到“计算”工作表中，再将第一个工作表“chj”中的第一行即表格的字段名复制到“计算”工作表中，也就是除了考试等级外都原位不动地复制到“计算”工作表中。这样是为了后面的操作不会错位。然后对字段名进行简单的修改（如图3）。

在D2单元格输入公式“=IF(chj!D2="A",1,0)”，并向下拉动填充柄。在E3单元格输入公式“=IF(chj!D2="B",1,0)”，依次类推。这样在“政治A”列中，考生的成绩为A的显示为1，不为A的显示为0。同理，在“政治B”列中，考生的成绩为B的则显示为1，不为B的则显示为0，各列显示如图4所示。然后再按照班级字段进行“求和”的分类汇总即可求出各班各科各等级的人数。

● 化繁为简，用IF函数完成计数工作

一个考生的成绩排在年级前60%的可以算作优秀，每个班的优秀数是每次考试成绩出来后大家关心的问题。在成绩文件里，我们在后面插入两个工作表，一个叫“年级排名”，另一个叫“前60%人数”。将工作表1“成绩”中的考生号列、姓名列、字段名行原位不动复制到工作表2“年级排名”中和“前60%人数”中。在工作表2“年级排名”中的D2单元格输入公式“=RANK(成绩!D2,成绩!D$2:D$933)”，并纵向拖动D2单元格的填充柄，这样就得出每个考生每科的年级排名。然后横向拖动D2单元格的填充柄，得出每个考生各科的年级排名（如图5）。

在工作表3“前60%人数”的D2单元格输入公式“=IF(年级排名!D2<=932*0.6,1,0)”其中932为年级参考人数。这样成绩在前60%的考生，就会标记为数值“1”，不在前60%的考生，会标记为数值“0”。然后分别向下、向右拖动填充柄，就会给每个考生的每科成绩做好标记（如图6）。

再按照“班级”分类，“求和”的汇总方式，对各科进行分类汇总，就会得出各班名次在前60%的人数分别为多少（如图7）。

总之，Excel中可使用的函数有很多，在使用时往往是一些常用函数的使用频率非常高，只要转变思路，常用函数也能发挥出意想不到的功效。

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Excel作为一种表格处理的强大工具已经被广泛认可，在学校里Excel更是进行各种成绩分析的必用软件。大家都在不断使用不断研究Excel。其实，如果能够换个角度想问题，就能用我们已经掌握的看似最肤浅的知识来解决那些麻烦问题。本文讲述了如何利用Excel中的IF函数来完成学校经常进行的几种成绩分析。

● 代替表面简单实则费事的“筛选”

每年进行两次的河北省学业水平考试，成绩一旦下发，学校要做的不仅是及时告知学生本人成绩，更重要的是分析出每个班各科的得A、B、C及D的比率，以便根据学生的通过情况安排接下来的课表。要分析出每个班各科目A、B、C、D四个等级各有多少人，我们首先想到的就是利用筛选功能。但如果使用筛选功能，每个班10个科目，每个科目4个等级，一个班就要进行40次筛选。

如果我们使用IF函数来做，就精简得多了。首先，将全部成绩按照班级进行升序排序。然后在每个科目后面插入3列空白列（如图1）。

将政治成绩复制到本列后面新增加的3列空白列中，各科成绩依次进行同样的复制，这样4列一模一样的数据显示一科成绩（如图2）。

在当前工作表后面插入一个工作表，命名为“计算”。将第一个工作表“chj”中前3列的数据复制到“计算”工作表中，再将第一个工作表“chj”中的第一行即表格的字段名复制到“计算”工作表中，也就是除了考试等级外都原位不动地复制到“计算”工作表中。这样是为了后面的操作不会错位。然后对字段名进行简单的修改（如图3）。

在D2单元格输入公式“=IF(chj!D2="A",1,0)”，并向下拉动填充柄。在E3单元格输入公式“=IF(chj!D2="B",1,0)”，依次类推。这样在“政治A”列中，考生的成绩为A的显示为1，不为A的显示为0。同理，在“政治B”列中，考生的成绩为B的则显示为1，不为B的则显示为0，各列显示如图4所示。然后再按照班级字段进行“求和”的分类汇总即可求出各班各科各等级的人数。

● 化繁为简，用IF函数完成计数工作

一个考生的成绩排在年级前60%的可以算作优秀，每个班的优秀数是每次考试成绩出来后大家关心的问题。在成绩文件里，我们在后面插入两个工作表，一个叫“年级排名”，另一个叫“前60%人数”。将工作表1“成绩”中的考生号列、姓名列、字段名行原位不动复制到工作表2“年级排名”中和“前60%人数”中。在工作表2“年级排名”中的D2单元格输入公式“=RANK(成绩!D2,成绩!D$2:D$933)”，并纵向拖动D2单元格的填充柄，这样就得出每个考生每科的年级排名。然后横向拖动D2单元格的填充柄，得出每个考生各科的年级排名（如图5）。

在工作表3“前60%人数”的D2单元格输入公式“=IF(年级排名!D2<=932*0.6,1,0)”其中932为年级参考人数。这样成绩在前60%的考生，就会标记为数值“1”，不在前60%的考生，会标记为数值“0”。然后分别向下、向右拖动填充柄，就会给每个考生的每科成绩做好标记（如图6）。

再按照“班级”分类，“求和”的汇总方式，对各科进行分类汇总，就会得出各班名次在前60%的人数分别为多少（如图7）。

总之，Excel中可使用的函数有很多，在使用时往往是一些常用函数的使用频率非常高，只要转变思路，常用函数也能发挥出意想不到的功效。

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